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Wiki-Quellcode von 010.8 Import Kontakte

Version 32.1 von Katharina Prummer am 2024/12/19 10:21
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1 (% class="box" %)
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3 **Der Menüpunkt Import Kontakte im Überblick:**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 (% class="box warningmessage" %)
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10 Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 )))
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13 = Kontakte via Excel importieren =
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15 Möchte man die Zuwendungen via Excel importieren, sollte die **Excelliste **einem **bestimmten Aufbau **folgen.
16 Eine **Musterdatei **befindet sich bei den Anhängen dieser Wiki-Seite (**Dateiname**: [[20230828_Aufbau_ Datenfelder_ Import_Kontakte.xlsx>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/download/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/WebHome/20230828_Aufbau_%20Datenfelder_%20Import_Kontakte.xlsx?rev=1.1]])
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18 1. (((
19 Auf Pfeile neben Modul **Import **klicken
20 )))
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22 (% style="list-style-type:circle" %)
23 * Die Menüpunkte vom Modul **Import **werden sichtbar.
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25 (% start="2" %)
26 1. Menüpunkt **Excel-Import **auswählen
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28 (% style="list-style-type:circle" %)
29 * Ein Fenster zur Auswahl des Importes wird geöffnet.
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31 (% start="3" %)
32 1. Auf das **+** Icon klicken
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34 (% style="list-style-type:circle" %)
35 * Das Suchfenster **Neuer Excel-Import** wird geöffnet.
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37 (% start="4" %)
38 1. Bei den Auswahloptionen die Option **Kontakte **auswählen
39 1. In der Zeile Suchzeile auf **Durchsuchen** klicken
40
41 (% style="list-style-type:circle" %)
42 * Die Ordner des Explorers werden angezeigt.
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44 (% start="6" %)
45 1. Gewünschte Datei auswählen
46
47 (% style="list-style-type:circle" %)
48 * Die Excel-Datei wird in der b4-Anwendung geöffnet und ist nun für weitere Einstellungen bereit.
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50 (% start="7" %)
51 1. Jetzt muss die Feldzuordnung getätigt werden
52 1. **Disketten**-Icon **Speichern **klicken
53 1. Neuanlage-Importdefinition eintragen
54 1. Mit **Ok**-Button bestätigen
55 1. Button **Feldzuordnungen **klicken
56 1. Gewünschte Feldzuordnungen via Dropdown den jeweiligen Excelspalten zuordnen
57 1. Eingaben mit **OK**-Button bestätigen
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59 (% style="list-style-type:circle" %)
60 * Die Anzahl der gemachten Feldzuordnungen wird nun im Button Feldzuordnungen in Klammern angezeigt.
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62 (% start="14" %)
63 1. Auf Play-**Start**-Button links unten klicken
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65 (% style="list-style-type:circle" %)
66 * Die **Job-Status-Anzeige** wird angezeigt.
67 * Informationen über Warnungen, Fehler, Endzeitpunkt werden angezeigt.
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69 (% start="15" %)
70 1. Auf Beenden-Button rechts unten des Fensters Job-Status-Anzeige klicken
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72 Im Kapitel unterhalb sind noch weitere Optionen erläutert.
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74 = Optionen Excel-Import der Kontakte =
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76 [[image:image-20231102095237-1.png]]
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78 (% style="width:1115px" %)
79 |=Nummer|=(% style="width: 1036px;" %)Beschreibung
80 |**1**|(% style="width:1036px" %)Über den **Start**-Button startet man den Excel-Import.
81 |**2**|(% style="width:1036px" %)Sobald der Import erfolgt ist, wird ein **Protokoll erstellt **welches man einsehen kann. In diesem wird mit Startzeitpunkten und Dauer jeder einzelne Schritt aufgeführt, den das System bei der Prüfung durchgegangen ist. Links unten kann man auch durch Häkchen setzen festlegen, ob man sich Informationen, Fehler oder Warnungen anzeigen lassen will oder ob eine Filterzeile vorhanden sein soll.
82 |**3**|(% style="width:1036px" %)(((
83 Jeder Import prüft automatisch Dubletten. Diese Prüfung kann aber auch separat vor dem Start des Imports getätigt werden.
84 Die Erkennung der **Dubletten **führt man über diesen Button aus. Bei einer Dublettenprüfung wird überprüft, ob bereits etwas importiert ist, das aber schon im System drin ist. Findet das System bei der Prüfung eine Dublette, informiert eine Meldung darüber, dass eine oder mehrere Dubletten vorlagen und hebt diese im System gelb hervor. Bei Organisationen und Haushalten wird die Bezeichnung geprüft und bei Personen Vor- und Nachname.
85 )))
86 |**4**|(% style="width:1036px" %)(((
87 Klickt man diesen Button an, öffnen sich die [[**Optionen**>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/#HOptionenExcel-ImportderKontakteimDetail]]. Man kann nach einer Excel-Datei suchen oder ein bestimmtes Tabellenblatt aussuchen.
88 Außerdem kann man festlegen, in welcher Zeile die Überschriften stehen sollen, ab welcher Zeile der Import beginnt und ob man 1904-Datenwerte verwenden möchte (In diesem Fall muss man ein Häkchen bei dem Kästchen setzen).
89
90 Bezüglich der **1904-Datenwerte** ist zu **beachten**, dass die Option genauso gesetzt werden muss wie die gleichnamige Option im Excelblatt.
91 Beachtet man diese Regel nicht, so sind die Datumeinträge später um 4 Jahre und 1 Tag verschoben.
92 Dies ist besonders dann wichtig, wenn man mit einem Apple-Rechner arbeitet.
93 )))
94 |**5**|(% style="width:1036px" %)Hierüber gelangt man zu den **Feldzuordnungen**. Hier bestimmt man, welche Spalten aus der Excel-Datei mit welchen Felder in der Anwendung  entsprechen sollen. Zusatzfelder kann man hier ebenfalls zuordnen. **Bevor **die Option Feldzuordnungen jedoch verfügbar wird, muss man **mindestens einmal **den Import der **abgespeichert **haben.
95 |**6**|(% style="width:1036px" %)Über diesen Menüpunkt kann man noch die **Zusatzfelder auswählen**, die man hinzufügen möchte. Die Zusatzfelder müssen zuerst in der Anwendung definiert werden. [[Zusatzfelder>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/Kontaktmanagement/#HZusatzfelder]] findet man via [[Schnellsuche>>url:https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]].
96 |**7**|(% style="width:1036px" %)In der **Prüfung **testet das System, ob alle Einstellungen in Ordnung sind. Dabei arbeitet sich die Prüfung eine Checkliste durch. Unter anderem wird das Nummernschema für die Kontakttypen und die Feldzuordnungen geprüft. Die Analyse/Prüfung startet man mit dem Button **Prüfung**. Außerdem kann man sich mit dem Button **Protokoll **ein Protokoll über die Prüfung anzeigen lassen.
97 |**8**|(% style="width:1036px" %)Über **Dokumentation **kann man sich eine PDF über die Möglichen Felder die Importiert werden können und deren Vorgaben anzeigen lassen.
98
99 = Optionen Excel-Import der Kontakte im Detail =
100
101 [[image:Excel_Import_Optionen.png||height="426" width="933"]]
102
103 (% style="width:930px" %)
104 |=(% style="width: 72px;" %)Nummer|=(% style="width: 853px;" %)Beschreibung
105 |(% style="width:72px" %)**1**|(% style="width:853px" %)Hierüber wählt man das **Tabellenblatt **aus, das man importieren möchte. Über den Drop Down Pfeil lassen sich alle möglichen Tabellenblätter ansehen, die für den Import in Frage kommen würden.
106 |(% style="width:72px" %)**2**|(% style="width:853px" %)Hier fügt man die Zeile ein, in der **Überschriften **in der Excel-Datei stehen.
107 |(% style="width:72px" %)**3**|(% style="width:853px" %)**Ab **welcher **Zeile **der Import beginnen soll, wird hier eingetragen.
108 |(% style="width:72px" %)**4**|(% style="width:853px" %)(((
109 Hier kann man die **1904-Datumswerte** verwenden.
110 **Wichtig**:
111 Diese **Option **muss **unbedingt genau so** **wie **die **gleichnamige Option **im Excelblatt gesetzt werden,
112 **Andernfalls **sind die Datumseinträge später um **4 Jahre und 1 Tag verschoben**.
113 Besonders wichtig ist dieser Hinweis, wenn das Excelblatt auf einem Apple Rechner erstellt wurde.
114 )))
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116 Dublettenprüfung vor dem Import
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118 x Auf was prüfen wir?
119
120 x Wie zeigen wir es an wenn eine Dublette gefunden wird?
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122 x
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125 Dublettenprüfung wären des Importes
126
127 x Was passiert wenn ich Kontakte importiere die bereits im System sind? Wir wird mir das nach dem Import angezigt?
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129 x
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131 Organisation werden anhand der Bezeichnung geprüft und erkannt
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133 * Personen anhand von Vorname + Nachname
134 * E-Mail Adresse
135 * Postalische Adresse
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