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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/05/09 12:04
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/31 19:01
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,67 +1,239 @@
1 -= Kontaktmanagement öffnen =
1 +(% class="box" %)
2 +(((
3 +**010 - Modul Kontaktmanagement**
2 2  
3 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
4 -[[Kontaktmanagement - Menüpunkte>>image:kontaktmodul.jpg||id="Ikontaktmodul.jpg"]]
5 +{{toc/}}
6 +)))
5 5  
6 -1. Auf Schaltfläche <Kontaktmanagement> klicken
8 += Das Modul Kontaktmanagement =
7 7  
8 -(% style="list-style-type:square" %)
9 -* Das Untermenü im Navigationsmenü wird geöffnet.
10 -* Alle lizenzierten Menüpunkte für das Kontaktmanagement Modul werden im Untermenü angezeigt.
10 +[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
11 11  
12 +(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 +Mehr zum Menüpunkt Kontakte.
16 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)In Mein Desktop kann man alle Menüpunkte des Desktops einsehen, Ansichten einstellen oder verwalten.
17 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Dokumente verwaltet man die bestehenden Dokumente.
20 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Aktivitäten hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten, verwaltet diese, weist diese zu...
21 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In DSGVO Auskunft kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
22 +
23 +
24 +
25 +
26 +
27 +
28 +
29 +
30 +
31 +
32 +
33 +
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36 +
37 +
38 +
39 +
40 +
41 +
42 +
43 +
44 +xx
45 +
46 +xx
47 +
48 +
49 +
50 +
51 += Über Kontakte (Ansicht) =
52 +
53 +[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
54 +
55 +(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
56 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
57 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
58 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
59 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
60 +**Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
61 +Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
62 +)))
63 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
64 +**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
65 +Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
66 +)))
67 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
68 +Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
69 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
70 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
71 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
72 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 +
88 +
89 +
90 +
91 +
92 +
93 +
94 +
95 += Übersichtsliste aller Kontakte =
96 +
97 +Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
98 +Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
99 +Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
100 +Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
101 +
102 +Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
103 +
104 +
105 +
106 +
107 +(% class="box infomessage" %)
108 +(((
109 +Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
110 +Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
111 +Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
112 +)))
113 +
114 +
115 +
116 +== Kontakt auswählen ==
117 +
118 +1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
119 +
120 +(% style="list-style-type:circle" %)
121 +* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
122 +
12 12  (% start="2" %)
13 -1. Auf gewünschten Menüpunkt klicken
124 +1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
14 14  
15 -(% style="list-style-type:square" %)
16 -* Der separate Karteireiter wird angezeigt.
126 +(% style="list-style-type:circle" %)
127 +* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
17 17  
129 +(% start="3" %)
130 +1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
18 18  
132 +(% style="list-style-type:circle" %)
133 +* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
19 19  
20 20  
136 +=== Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
21 21  
138 +(% style="float:right" %)
139 +[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
22 22  
141 +1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
142 +1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
23 23  
144 +(% style="list-style-type:circle" %)
145 +* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
146 +* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
24 24  
25 -Durch einen Klick auf den von Ihnen gewünschten Menüpunkt öffnet sich ein separater Karteireiter.
148 +(% start="3" %)
149 +1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
26 26  
27 -**Kontakte**
151 +(% style="list-style-type:circle" %)
152 +* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
28 28  
29 -Hier werden Ihnen alle vorhandenen Kontakte (Personen, Organisationen und Haushalten) in Form einer Liste angezeigt. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, einen neuen Kontakt anzulegen.
154 +(% start="4" %)
155 +1. Gewünschten Namen eingeben
156 +1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
30 30  
31 -**Mein Desktop **
158 +(% style="list-style-type:circle" %)
159 +* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
32 32  
33 -Unter dem Menüpunkt „Mein Desktop“ finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
161 +(% start="6" %)
162 +1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
34 34  
35 -**Beziehungen **
164 +(% style="list-style-type:circle" %)
165 +* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
36 36  
37 -Unter dem Menüpunkt „Beziehungen“ finden Sie alle vorhandenen Beziehungen in Form einer Liste. Neue Beziehungen können ausschließlich im Organisations-, Personen- oder Haushalt-Desktop angelegt werden. Weitere Informationen zum Anlegen einer Beziehung finden Sie im Kapitel „Beziehungen“.
167 +(% start="7" %)
168 +1. **Beziehungstyp **auswählen
169 +1. **Beschreibung **angeben
170 +1. **Status **aktiv setzen
171 +1. Auf Button **OK **klicken
38 38  
39 -**E-Mail**
173 +(% style="list-style-type:circle" %)
174 +* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
40 40  
41 -Unter diesem Menüpunkt werden Ihnen alle E-Mails angezeigt. Ihre E-Mails können als Posteingang oder gesendete Objekte sortiert werden. Mithilfe des Buttons „Aktualisierung“ können diese jederzeit auf den neusten Stand gebracht werden. Voraussetzung hierfür ist die Anbindung zu MS Outlook.
42 42  
43 -**Dokumente**
177 +==== Zwei Kontakte verbinden ====
44 44  
45 -Hier werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt.
179 +1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **2**)
46 46  
47 -**Excel-Import**
181 +(% style="list-style-type:circle" %)
182 +* Die Eingabemaske wird angezeigt.
48 48  
49 -Unter diesem Menüpunkt können Sie Personen und Organisationen mit ihren Kontaktdaten im Excel-Format importieren. Weitere Informationen zum Importieren aus Excel finden Sie im Kapitel „Excel-Import“.
184 +(% start="2" %)
185 +1. Eingaben tätigen
186 +1. **Diskette **Symbol **Speichern **klicken
50 50  
51 -**DSGVO Auskunft**
188 +(% style="list-style-type:circle" %)
189 +* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
52 52  
53 -Unter dem Menüpunkt „DSGVO Auskunft“ können Sie alle Informationen im System zu einer bestimmten Person hervorrufen. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel „DSGVO Auskunft“.
191 +(% class="box infomessage" %)
192 +(((
193 +**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
194 +Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
195 +)))
54 54  
55 -**Favoriten**
197 += Schnellsuche =
56 56  
57 -Sie können einzelne Punkte aus dem Navigationsmenü als persönliche Favorit hinterlegen. Das Navigationsmenü „Favoriten“ erscheint, sobald Sie ein Menüpunkt als Favorit gekennzeichnet haben. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Navigationspunkt zu Ihren Favoriten hinzuzufügen:
199 +(% style="float:right" %)
200 +[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
58 58  
59 -Platzieren Sie Ihre Maus über dem gewünschten Menüpunkt. Mit Rechtsklick können Sie den Menüpunkt „zu Favoriten hinzufügen“ auswählen.
202 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
203 +Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
204 +Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
205 +Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
206 +\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
60 60  
61 -[[image:kontaktmodul-favoriten-01.jpg]]
208 +* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
209 +* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
210 +* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
62 62  
63 -Sobald Sie Ihren ersten Favoriten angelegt haben, erscheint ein neues Navigationsmenü „Favoriten“, in dem sich der hinzugefügte Menüpunkt befindet.
212 +(% style="float:right" %)
213 +[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
64 64  
65 -[[image:kontaktmodul-favoriten-02.jpg]]
215 +Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
216 +nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
217 +Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
218 +Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
219 +Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
66 66  
67 -Sie können die Reihenfolge der hinzugefügten Menüpunkte ändern und einzelne Menüpunkte auch wieder entfernen. Platzieren Sie hierfür Ihre Maus auf dem gewünschten Menüpunkt. Mit Rechtsklick öffnen Sie die Optionen „aus Favoriten entfernen“ sowie „nach oben“ und „nach unten“, um die Reihenfolge Ihrer persönlichen Favoriten zu ändern.
221 +xx
222 +
223 +xx
224 +
225 +xx
226 +
227 +
228 +
229 +(% class="box infomessage" %)
230 +(((
231 += **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
232 +
233 +Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
234 +Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
235 +Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
236 +Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
237 +...
238 +...
239 +)))
image1.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -43.8 KB
Inhalt
image2.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -43.8 KB
Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +126.5 KB
Inhalt
Aktivitität_neu_anlegen_Fundort.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +125.0 KB
Inhalt
Aktivitäten_Auswahl.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 +285.2 KB
Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Kontakt_Bezug_erstellen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_inaktiv_setzen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktliste.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
Author
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Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png
Author
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Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png
Author
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Kontakttyp_Beispiel.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Mein_Desktop.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Mein_Desktop_Version1.2.png
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Inhalt
Menuepunkte_Uebersicht.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Schaerfegrad_bei_Suche.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Schnellsuche_Fundort.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Zuwendungen_Icon.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +5.9 KB
Inhalt