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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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am 2023/05/09 12:34
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/06 09:24
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -3,83 +3,260 @@
3 3  **010 - Modul Kontaktmanagement**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 +)))
6 6  
8 += Das Modul Kontaktmanagement =
9 +
10 +[[image:Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png||alt="Menuepunkte_Uebersicht.png" height="583" style="float:left" width="493"]]
11 +
12 +(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 +Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
17 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt [[Beziehungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Beziehungen/]] bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/]]verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
20 +Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
21 +)))
22 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
23 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
24 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:911px" %)Hierüber lassen sich Kontakte via [[Excel-Import>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]]einfügen.
25 +
26 +
27 +
28 +
29 +
30 +
31 +
32 +
33 +
34 +
35 +
36 +
37 +
38 +
39 +
40 +
41 +
42 +
43 +
44 +
45 +
46 +
47 += Erläuterung Kontakt-Desktop =
48 +
49 +[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
50 +
51 +(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
52 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
53 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
54 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe: [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HZusammenhangzwischenDokumenteundKontakt]])
55 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
56 +**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
57 +(Das Modul Zuwendungen wird erst im Navigationsmenü verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
58 +)))
59 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
60 +**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
61 +(Das Modul Kampagnen wird erst verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
62 +)))
63 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten**
64 +(Das Modul Förderungen wird erst verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
65 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)(((
66 +Übersicht der **Gremienmitglieder**
67 +(Das Modul Beschlüsse wird erst in der Sidebar verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
68 +)))
69 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
70 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
71 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
72 +
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +
82 +
83 +
84 +
85 +
86 +
87 +
88 +
89 +
90 +
91 +
92 +
93 +
94 += Übersichtsliste aller Kontakte =
95 +
96 +Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
7 7  
98 +
99 +[[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="293" style="float:left" width="674"]]
100 +
101 +(% style="margin-left:auto; width:806px" %)
102 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 724px;" %)Beschreibung
103 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff **Suchen. **Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend.
104 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:724px" %)Hierüber legt man **Filter **fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will.
105 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter anwenden**, klickt man auf dieses **Häkchen**.
106 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter löschen**, dann klickt man auf dieses **X**.
107 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:724px" %)Hier wird die **Anzahl **der gefundenen **Datensätze **angegeben.
108 +
109 +
110 +
111 +
112 +
113 +
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +
119 +
120 +(% class="box infomessage" %)
121 +(((
122 +Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
123 +Alles zum Thema **Zusatzfelder **gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HZusatzfelder]].
8 8  )))
9 9  
10 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
11 -[[Kontaktmanagement - Menüpunkte>>image:kontaktmodul.jpg||height="234" id="Ikontaktmodul.jpg" width="274"]]
12 12  
13 -= Kontaktmanagement öffnen =
127 += Kontakt öffnen =
14 14  
15 -1. Auf Schaltfläche <Kontaktmanagement> klicken
129 +1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
16 16  
17 -(% style="list-style-type:square" %)
18 -* Das Untermenü im Navigationsmenü wird geöffnet.
19 -* Alle lizenzierten Menüpunkte für das Kontaktmanagement Modul werden im Untermenü angezeigt.
131 +(% style="list-style-type:circle" %)
132 +* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
20 20  
21 21  (% start="2" %)
22 -1. Auf gewünschten Menüpunkt klicken
135 +1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
23 23  
24 -(% style="list-style-type:square" %)
25 -* Der separate Karteireiter wird angezeigt.
137 +(% style="list-style-type:circle" %)
138 +* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
26 26  
27 -= Menüpunkte des Kontaktmanagements =
140 +(% start="3" %)
141 +1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
28 28  
29 -(% style="margin-right:auto" %)
30 -|=Menüpunkt|=Beschreibung
31 -|Kontakte|Alle vorhandenen Kontakte werden in einer Liste angezeigt.
32 -Kontakte können Personen, Organisationen und Haushalte sein.
33 -Auch ein neuer Kontakt ist anlegbar (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
34 -|Mein Desktop|Übersicht aller relevanten Aktivitäten.
35 -|E-Mail|Alle vorhandenen E-Mails werden angezeigt.
36 -E-Mails können als Posteingang oder gesendete Objekte sortiert werden.
37 -Außerdem können E-Mails zu jeder Zeit aktualisiert werden
38 -(Siehe Kapitel: E-Mail-Postfach aktualisieren).
39 -|Dokumente|Alle im System vorhandenen Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
40 -|Excel-Import|(((
41 -Alle Personen und Organisationen können mitsamt den Kontaktdaten im Excel-Format importiert werden (Siehe Kapitel: Excel-Import).
143 +(% style="list-style-type:circle" %)
144 +* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
145 +
146 += Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
147 +
148 +(% style="float:right" %)
149 +[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
150 +
151 +1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
152 +1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
153 +
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
156 +* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
157 +
158 +(% start="3" %)
159 +1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
160 +
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
163 +
164 +(% start="4" %)
165 +1. Gewünschten Namen eingeben
166 +1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
167 +
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
170 +
171 +(% start="6" %)
172 +1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
173 +
174 +(% style="list-style-type:circle" %)
175 +* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
176 +
177 +(% start="7" %)
178 +1. **Beziehungstyp **auswählen
179 +1. **Beschreibung **angeben
180 +1. **Status **aktiv setzen
181 +1. Auf Button **OK **klicken
182 +
183 +(% style="list-style-type:circle" %)
184 +* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
185 +
186 += Zwei Kontakte verbinden =
187 +
188 +1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
189 +
190 +(% style="list-style-type:circle" %)
191 +* Die Eingabemaske wird angezeigt.
192 +
193 +(% start="2" %)
194 +1. Eingaben tätigen
195 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
196 +
197 +(% style="list-style-type:circle" %)
198 +* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
199 +
200 +(% class="box infomessage" %)
201 +(((
202 +**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
203 +Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
42 42  )))
43 -|DSGVO Auskunft|(((
44 -Alle Informationen zu einer bestimmten Person im System werden angezeigt (Siehe Kapitel: DSGVO Auskunft).
45 -)))
46 46  
206 += Dublettenprüfung =
47 47  
48 -(% class="wikigeneratedid" %)
49 -= =
208 +Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
209 +Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
210 +Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
50 50  
51 -= E-Mail-Postfach aktualisieren =
212 +x
52 52  
53 -1. Das Endgerät auf eine stabile Internetverbindung überprüfen
54 -1. Die Anbindung zu MS Outlook überprüfen
55 -1. Die Schaltfläche <Aktualisierung> anklicken
214 +x
56 56  
57 -(% style="list-style-type:square" %)
58 -* Der neueste Stand des E-Mail-Posteingangs wird angezeigt.
216 +x
59 59  
60 60  
61 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
62 -[[Kontaktmanagement - zu Favoriten hinzufügen>>image:kontaktmodul-favoriten-01.jpg||height="232" id="Ikontaktmodul-favoriten-01.jpg" width="267"]]
63 63  
64 -= Menüpunkte aus Navigationsmenü als Favoriten hinzufügen =
220 += Schnellsuche =
65 65  
66 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
67 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
222 +(% style="float:right" %)
223 +[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
68 68  
69 -(% style="list-style-type:square" %)
70 -* Die Option <zu Favoriten hinzufügen> wird angezeigt.
225 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
226 +Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
227 +Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
228 +Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
229 +\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
71 71  
72 -1. Option <Zu Favoriten hinzufügen> anklicken
231 +* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
232 +* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
233 +* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
73 73  
74 -(% style="list-style-type:square" %)
75 -* Das neue Navigationsmenü <Favoriten> wird angezeigt.
76 -* Der hinzugefügte Favorit wird im Navigationsmenü <Favoriten> angezeigt.
235 +(% style="float:right" %)
236 +[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
77 77  
238 +Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
239 +nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
240 +Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
241 +Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
242 +Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
78 78  
244 +xx
79 79  
246 +xx
80 80  
81 -Sobald Sie Ihren ersten Favoriten angelegt haben, erscheint ein neues Navigationsmenü „Favoriten“, in dem sich der hinzugefügte Menüpunkt befindet.
248 +xx
82 82  
83 -[[image:kontaktmodul-favoriten-02.jpg]]
84 84  
85 -Sie können die Reihenfolge der hinzugefügten Menüpunkte ändern und einzelne Menüpunkte auch wieder entfernen. Platzieren Sie hierfür Ihre Maus auf dem gewünschten Menüpunkt. Mit Rechtsklick öffnen Sie die Optionen „aus Favoriten entfernen“ sowie „nach oben“ und „nach unten“, um die Reihenfolge Ihrer persönlichen Favoriten zu ändern.
251 +
252 +(% class="box infomessage" %)
253 +(((
254 += **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
255 +
256 +Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
257 +Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
258 +Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
259 +Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
260 +...
261 +...
262 +)))
image1.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -43.8 KB
Inhalt
image2.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitität_neu_anlegen_Fundort.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitäten_Auswahl.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
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Kontakte_inaktiv_setzen.png
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Kontaktliste_Eigenschaften.png
Author
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Inhalt
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Inhalt
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Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Author
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