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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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am 2023/05/09 12:54
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am 2023/10/31 19:39
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,128 +5,225 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
9 -[[Kontaktmanagement - Menüpunkte>>image:kontaktmodul.jpg||height="234" id="Ikontaktmodul.jpg" width="274"]]
8 += Das Modul Kontaktmanagement =
10 10  
11 -= Kontaktmanagement öffnen =
10 +[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
12 12  
13 -1. Auf Schaltfläche <Kontaktmanagement> klicken
12 +(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 +Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)In [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]] kann man alle Menüpunkte des Desktops einsehen, Ansichten einstellen oder verwalten.
17 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Dokumente verwaltet man die bestehenden Dokumente.
20 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten, verwaltet diese, weist diese zu...
21 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
14 14  
15 -(% style="list-style-type:circle" %)
16 -* Das Untermenü im Navigationsmenü wird geöffnet.
17 -* Alle lizenzierten Menüpunkte für das Kontaktmanagement Modul werden im Untermenü angezeigt.
18 18  
19 -(% start="2" %)
20 -1. Auf gewünschten Menüpunkt klicken
21 21  
22 -(% style="list-style-type:circle" %)
23 -* Der separate Karteireiter wird angezeigt.
24 24  
25 -= Menüpunkte des Kontaktmanagements =
26 26  
27 -(% style="margin-right:auto" %)
28 -|=Menüpunkt|=Beschreibung
29 -|Kontakte|Alle vorhandenen Kontakte werden in einer Liste angezeigt.
30 -Kontakte können Personen, Organisationen und Haushalte sein.
31 -Auch ein neuer Kontakt ist anlegbar (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
32 -|Mein Desktop|Übersicht aller relevanten Aktivitäten.
33 -|E-Mail|Alle vorhandenen E-Mails werden angezeigt.
34 -E-Mails können als Posteingang oder gesendete Objekte sortiert werden.
35 -Außerdem können E-Mails zu jeder Zeit aktualisiert werden
36 -(Siehe Kapitel: E-Mail-Postfach aktualisieren).
37 -|Dokumente|Alle im System vorhandenen Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
38 -|Excel-Import|(((
39 -Alle Personen und Organisationen können mitsamt den Kontaktdaten im Excel-Format importiert werden (Siehe Kapitel: Excel-Import).
27 +
28 +
29 +
30 +
31 +
32 +
33 +
34 +
35 +
36 +
37 +
38 +
39 +
40 +xx
41 +
42 +xx
43 +
44 +
45 +
46 +
47 += Über Kontakte (Ansicht) =
48 +
49 +[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
50 +
51 +(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
52 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
53 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
54 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
55 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
56 +**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
57 +Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
40 40  )))
41 -|DSGVO Auskunft|(((
42 -Alle Informationen zu einer bestimmten Person im System werden angezeigt (Siehe Kapitel: DSGVO Auskunft).
59 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
60 +**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
61 +Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
43 43  )))
63 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
64 +Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
65 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
66 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
67 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
68 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
44 44  
45 -= =
46 46  
47 -= E-Mail-Postfach aktualisieren =
48 48  
49 -1. Das Endgerät auf eine stabile Internetverbindung überprüfen
50 -1. Die Anbindung zu MS Outlook überprüfen
51 -1. Die Schaltfläche <Aktualisierung> anklicken
52 52  
53 -(% style="list-style-type:circle" %)
54 -* Der neueste Stand des E-Mail-Posteingangs wird angezeigt.
55 55  
56 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
57 -[[Kontaktmanagement - zu Favoriten hinzufügen>>image:kontaktmodul-favoriten-01.jpg||height="232" id="Ikontaktmodul-favoriten-01.jpg" width="267"]]
58 58  
59 -= Menüpunkte aus Navigationsmenü als Favoriten hinzufügen =
60 60  
61 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
62 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
63 63  
64 -(% style="list-style-type:circle" %)
65 -* Die Option <zu Favoriten hinzufügen> wird angezeigt.
66 66  
67 -1. Option <Zu Favoriten hinzufügen> anklicken
68 68  
69 -(% style="list-style-type:circle" %)
70 -* Das neue Navigationsmenü <Favoriten> wird angezeigt.
71 -* Der hinzugefügte Favorit wird im Navigationsmenü <Favoriten> angezeigt.
72 72  
73 73  
74 -= Verwaltung der Favoriten im Navigationsmenü =
75 75  
76 -An der Liste der Favoriten können diverse Veränderungen vorgenommen werden:
77 77  
78 -* Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> entfernen
79 -* Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> nach oben verschieben
80 -* Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> nach unten verschieben
81 81  
82 82  
83 -= Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> entfernen =
84 84  
85 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
86 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
87 87  
87 += Übersichtsliste aller Kontakte =
88 +
89 +Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
90 +Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
91 +Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
92 +Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
93 +
94 +Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
95 +
96 +
97 +
98 +
99 +(% class="box infomessage" %)
100 +(((
101 +Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
102 +Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
103 +Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
104 +)))
105 +
106 +
107 +
108 += Kontakt auswählen =
109 +
110 +1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
111 +
88 88  (% style="list-style-type:circle" %)
89 -* Die Option <aus Favoriten entfernen> wird angezeigt.
113 +* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
90 90  
115 +(% start="2" %)
116 +1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
117 +
118 +(% style="list-style-type:circle" %)
119 +* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
120 +
91 91  (% start="3" %)
92 -1. Option <aus Favoriten entfernen> anklicken
122 +1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
93 93  
94 94  (% style="list-style-type:circle" %)
95 -* Der gewünschte Menüpunkt wird aus den Favoriten entfernt.
125 +* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
96 96  
127 += Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
97 97  
98 -= Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> nach oben verschieben =
129 +(% style="float:right" %)
130 +[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
99 99  
100 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
101 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
132 +1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
133 +1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
102 102  
103 103  (% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Die Option <nach oben> wird angezeigt.
136 +* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
137 +* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
105 105  
106 106  (% start="3" %)
107 -1. Option <nach oben> anklicken
140 +1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
108 108  
109 109  (% style="list-style-type:circle" %)
110 -* Der gewünschte Menüpunkt wird nach oben verschoben.
143 +* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
111 111  
145 +(% start="4" %)
146 +1. Gewünschten Namen eingeben
147 +1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
112 112  
113 -= Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> nach unten verschieben =
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
114 114  
115 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
116 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
152 +(% start="6" %)
153 +1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
117 117  
118 118  (% style="list-style-type:circle" %)
119 -* Die Option <nach unten> wird angezeigt.
156 +* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
120 120  
121 -(% start="3" %)
122 -1. Option <nach unten> anklicken
158 +(% start="7" %)
159 +1. **Beziehungstyp **auswählen
160 +1. **Beschreibung **angeben
161 +1. **Status **aktiv setzen
162 +1. Auf Button **OK **klicken
123 123  
124 124  (% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Der gewünschte Menüpunkt wird nach unten verschoben.
165 +* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
126 126  
167 += Zwei Kontakte verbinden =
127 127  
128 -Sobald Sie Ihren ersten Favoriten angelegt haben, erscheint ein neues Navigationsmenü „Favoriten“, in dem sich der hinzugefügte Menüpunkt befindet.
169 +1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
129 129  
130 -[[image:kontaktmodul-favoriten-02.jpg]]
171 +(% style="list-style-type:circle" %)
172 +* Die Eingabemaske wird angezeigt.
131 131  
132 -Sie können die Reihenfolge der hinzugefügten Menüpunkte ändern und einzelne Menüpunkte auch wieder entfernen. Platzieren Sie hierfür Ihre Maus auf dem gewünschten Menüpunkt. Mit Rechtsklick öffnen Sie die Optionen „aus Favoriten entfernen“ sowie „nach oben“ und „nach unten“, um die Reihenfolge Ihrer persönlichen Favoriten zu ändern.
174 +(% start="2" %)
175 +1. Eingaben tätigen
176 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
177 +
178 +(% style="list-style-type:circle" %)
179 +* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
180 +
181 +(% class="box infomessage" %)
182 +(((
183 +**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
184 +Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
185 +)))
186 +
187 += Schnellsuche =
188 +
189 +(% style="float:right" %)
190 +[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
191 +
192 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
193 +Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
194 +Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
195 +Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
196 +\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
197 +
198 +* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
199 +* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
200 +* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
201 +
202 +(% style="float:right" %)
203 +[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
204 +
205 +Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
206 +nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
207 +Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
208 +Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
209 +Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
210 +
211 +xx
212 +
213 +xx
214 +
215 +xx
216 +
217 +
218 +
219 +(% class="box infomessage" %)
220 +(((
221 += **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
222 +
223 +Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
224 +Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
225 +Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
226 +Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
227 +...
228 +...
229 +)))
image1.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
Größe
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Inhalt
image2.jpg
Author
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1 -XWiki.lhaedrich
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitität_neu_anlegen_Fundort.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Aktivitäten_Auswahl.png
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Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
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Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
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Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Icons_Kontakttypen_Organisation.png
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Icons_Kontakttypen_Person.png
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Kontakte_inaktiv_setzen.png
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Kontaktliste.png
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Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
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Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png
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Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png
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Kontakttyp_Beispiel.png
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Menuepunkte_Uebersicht.png
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NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png
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Schaerfegrad_bei_Suche.png
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Schnellsuche_Fundort.png
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Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Zuwendungen_Icon.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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