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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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am 2023/10/31 19:02
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am 2023/08/31 15:04
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,52 +5,113 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Das Modul Kontaktmanagement =
8 += Kontakte =
9 9  
10 -[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
10 +Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
11 11  
12 -(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 -Mehr zum Menüpunkt Kontakte.
16 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)In Mein Desktop kann man alle Menüpunkte des Desktops einsehen, Ansichten einstellen oder verwalten.
17 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Dokumente verwaltet man die bestehenden Dokumente.
20 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Aktivitäten hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten, verwaltet diese, weist diese zu...
21 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In DSGVO Auskunft kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
12 +== Kontakttypen ==
22 22  
14 +|= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
15 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
16 +Organisationsadresse
23 23  
18 +Ansprechpartner
19 +)))|(((
20 +Eine Organisation ist eine juristische Person.
21 +Beispiele einer Organisation sind:
24 24  
23 +* Gewerblicher Betrieb
24 +* Verein
25 +)))
26 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
27 +Personenadresse
25 25  
29 +Ansprechpartner
26 26  
31 +Haushaltsmitglied
32 +)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
33 +Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
34 +Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
35 +|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
36 +Haushaltsadresse
27 27  
38 +Haushaltsmitglied
39 +)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
40 +Beispiele eines Haushalts sind:(((
41 +* Familie
42 +* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
43 +)))
28 28  
45 +[[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
29 29  
47 +**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
48 +Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
49 +Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
50 +Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
30 30  
52 +== Kontakt erstellen ==
31 31  
54 +1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
55 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
56 +[[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
57 +)))
32 32  
59 +(% style="list-style-type:circle" %)
60 +* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
33 33  
62 +(% start="2" %)
63 +1. Option **Kontakte **auswählen
34 34  
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Die Option Kontakte wird geöffnet.
35 35  
68 +(% start="3" %)
69 +1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
36 36  
71 +(% style="list-style-type:circle" %)
72 +* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
37 37  
74 +(% start="4" %)
75 +1. Option **Person **auswählen
38 38  
77 +(% style="list-style-type:circle" %)
78 +* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
39 39  
80 +(% start="5" %)
81 +1. Eingaben zur Person machen
82 +1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
40 40  
84 +(% style="list-style-type:circle" %)
85 +* Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
41 41  
87 +(% class="box infomessage" %)
88 +(((
89 +Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
90 +)))
42 42  
43 -xx
92 +== Kontakt auswählen ==
44 44  
45 -xx
94 +1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
46 46  
96 +(% style="list-style-type:circle" %)
97 +* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
47 47  
99 +(% start="2" %)
100 +1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
48 48  
102 +(% style="list-style-type:circle" %)
103 +* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
49 49  
50 -= Über Kontakte (Ansicht) =
105 +(% start="3" %)
106 +1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
51 51  
52 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
108 +(% style="list-style-type:circle" %)
109 +* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
53 53  
111 +== Über Kontakte (Ansicht) ==
112 +
113 +[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
114 +
54 54  (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
55 55  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
56 56  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
... ... @@ -57,171 +57,113 @@
57 57  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
58 58  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
59 59  **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
60 -Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
61 61  )))
62 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
63 -**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
64 -Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
65 -)))
66 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
67 -Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
68 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
122 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
123 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:
124 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)
69 69  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
70 70  |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
71 71  |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
72 72  
129 +=== Kontakt bearbeiten ===
73 73  
131 +1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
74 74  
133 +(% style="list-style-type:circle" %)
134 +* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
75 75  
136 +(% start="2" %)
137 +1. Gewünschte Änderungen vornehmen
138 +1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
76 76  
140 +(% style="list-style-type:circle" %)
141 +* Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
77 77  
143 +=== Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
78 78  
145 +Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
79 79  
147 +* FiBu-Buchungskonto anzeigen
148 +* FiBu-Buchungskonto verknüpfen
149 +* Verknüpfung lösen
80 80  
151 +=== Übersicht der Bankverbindungen ===
81 81  
153 +==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
82 82  
155 +Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
83 83  
157 +* Land
158 +* Bankleitzahl
159 +* Bankname
160 +* Kontonummer
161 +* IBAN
162 +* BIC
163 +* Abweichender Kontoinhaber
164 +* Status
84 84  
166 +==== Neue Bankverbindung erstellen ====
85 85  
168 +1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
86 86  
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 -= Übersichtsliste aller Kontakte =
94 -
95 -Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
96 -Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
97 -Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
98 -Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
99 -
100 -Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
101 -
102 -
103 -
104 -
105 -(% class="box infomessage" %)
106 -(((
107 -Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
108 -Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
109 -Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
110 -)))
111 -
112 -
113 -
114 -= Kontakt auswählen =
115 -
116 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
117 -
118 118  (% style="list-style-type:circle" %)
119 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
171 +* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
120 120  
121 121  (% start="2" %)
122 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
174 +1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
123 123  
124 124  (% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
177 +* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
126 126  
127 127  (% start="3" %)
128 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
180 +1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
181 +1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
129 129  
130 130  (% style="list-style-type:circle" %)
131 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
184 +* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
132 132  
133 -= Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
134 134  
135 -(% style="float:right" %)
136 -[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
137 137  
138 -1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
139 -1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
140 140  
141 -(% style="list-style-type:circle" %)
142 -* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
143 -* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
144 144  
145 -(% start="3" %)
146 -1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
147 147  
148 -(% style="list-style-type:circle" %)
149 -* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
150 150  
151 -(% start="4" %)
152 -1. Gewünschten Namen eingeben
153 -1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
154 154  
155 -(% style="list-style-type:circle" %)
156 -* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
157 157  
158 -(% start="6" %)
159 -1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
160 160  
161 -(% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
163 163  
164 -(% start="7" %)
165 -1. **Beziehungstyp **auswählen
166 -1. **Beschreibung **angeben
167 -1. **Status **aktiv setzen
168 -1. Auf Button **OK **klicken
169 169  
170 -(% style="list-style-type:circle" %)
171 -* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
197 +(% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
198 +Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
172 172  
173 -==== Zwei Kontakte verbinden ====
200 +[[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
174 174  
175 -1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **2**)
202 +(% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
203 +|=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
204 +|(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
205 +|(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
206 +|(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
207 +|(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
176 176  
177 -(% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Die Eingabemaske wird angezeigt.
179 -
180 -(% start="2" %)
181 -1. Eingaben tätigen
182 -1. **Diskette **Symbol **Speichern **klicken
183 -
184 -(% style="list-style-type:circle" %)
185 -* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
186 -
187 187  (% class="box infomessage" %)
188 188  (((
189 -**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
190 -Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
211 +Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
212 +[[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
191 191  )))
192 192  
193 -= Schnellsuche =
194 194  
195 -(% style="float:right" %)
196 -[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
197 197  
198 -Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
199 -Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
200 -Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
201 -Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
202 -\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
217 += Beziehungen =
203 203  
204 -* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
205 -* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
206 -* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
219 +xx
207 207  
208 -(% style="float:right" %)
209 -[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
221 +(Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
210 210  
211 -Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
212 -nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
213 -Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
214 -Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
215 -Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
223 += E-Mail =
216 216  
217 217  xx
218 218  
219 -xx
220 220  
221 -xx
222 -
223 -
224 -
225 225  (% class="box infomessage" %)
226 226  (((
227 227  = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -126.5 KB
Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
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Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_inaktiv_setzen.png
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Inhalt
Kontaktliste.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -345.8 KB
Inhalt
Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
Author
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1 -251.9 KB
Inhalt
Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Mein_Desktop_Version1.2.png
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Inhalt
Menuepunkte_Uebersicht.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Schaerfegrad_bei_Suche.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Schnellsuche_Fundort.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png
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