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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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am 2023/10/31 19:18
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am 2023/05/09 15:53
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,227 +5,121 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Das Modul Kontaktmanagement =
8 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
9 +[[Menüpunkte>>image:kontaktmodul.jpg||height="234" id="Ikontaktmodul.jpg" width="274"]]
9 9  
10 -[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
11 += Kontaktmanagement öffnen =
11 11  
12 -(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 -Mehr zum Menüpunkt Kontakte.
16 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)In Mein Desktop kann man alle Menüpunkte des Desktops einsehen, Ansichten einstellen oder verwalten.
17 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Dokumente verwaltet man die bestehenden Dokumente.
20 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Aktivitäten hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten, verwaltet diese, weist diese zu...
21 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In DSGVO Auskunft kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
13 +1. Auf Schaltfläche <Kontaktmanagement> klicken
22 22  
15 +(% style="list-style-type:circle" %)
16 +* Das Untermenü im Navigationsmenü wird geöffnet.
17 +* Alle lizenzierten Menüpunkte für das Kontaktmanagement Modul werden im Untermenü angezeigt.
23 23  
19 +(% start="2" %)
20 +1. Auf gewünschten Menüpunkt klicken
24 24  
22 +(% style="list-style-type:circle" %)
23 +* Der separate Karteireiter wird angezeigt.
25 25  
25 +== Menüpunkte des Kontaktmanagements ==
26 26  
27 -
28 -
29 -
30 -
31 -
32 -
33 -
34 -
35 -
36 -
37 -
38 -
39 -
40 -
41 -xx
42 -
43 -xx
44 -
45 -
46 -
47 -
48 -= Über Kontakte (Ansicht) =
49 -
50 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
51 -
52 -(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
53 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
54 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
55 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
56 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
57 -**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
58 -Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
27 +(% style="margin-right:auto" %)
28 +|=Menüpunkt|=Beschreibung
29 +|Kontakte|Alle vorhandenen Kontakte werden in einer Liste angezeigt.
30 +Kontakte können Personen, Organisationen und Haushalte sein.
31 +Auch ein neuer Kontakt ist anlegbar (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
32 +|Mein Desktop|Übersicht aller relevanten Aktivitäten.
33 +|E-Mail|Alle vorhandenen E-Mails werden angezeigt.
34 +E-Mails können als Posteingang oder gesendete Objekte sortiert werden.
35 +Außerdem können E-Mails zu jeder Zeit aktualisiert werden
36 +(Siehe Kapitel: E-Mail-Postfach aktualisieren).
37 +|Dokumente|Alle im System vorhandenen Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
38 +|Excel-Import|(((
39 +Alle Personen und Organisationen können mitsamt den Kontaktdaten im Excel-Format importiert werden (Siehe Kapitel: Excel-Import).
59 59  )))
60 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
61 -**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
62 -Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
41 +|DSGVO Auskunft|(((
42 +Alle Informationen zu einer bestimmten Person im System werden angezeigt (Siehe Kapitel: DSGVO Auskunft).
63 63  )))
64 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
65 -Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
66 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
67 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
68 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
69 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
70 70  
45 +== E-Mail-Postfach aktualisieren ==
71 71  
47 +1. Das Endgerät auf eine stabile Internetverbindung überprüfen
48 +1. Die Anbindung zu MS Outlook überprüfen
49 +1. Die Schaltfläche <Aktualisierung> anklicken
72 72  
51 +(% style="list-style-type:circle" %)
52 +* Der neueste Stand des E-Mail-Posteingangs wird angezeigt.
73 73  
54 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
55 +[[Zu Favoriten hinzufügen>>image:kontaktmodul-favoriten-01.jpg||height="232" id="Ikontaktmodul-favoriten-01.jpg" width="267"]]
74 74  
57 += Menüpunkte aus Navigationsmenü als Favoriten hinzufügen =
75 75  
59 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
60 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
76 76  
62 +(% style="list-style-type:circle" %)
63 +* Die Option <zu Favoriten hinzufügen> wird angezeigt.
77 77  
65 +(% start="3" %)
66 +1. Option <Zu Favoriten hinzufügen> anklicken
78 78  
68 +(% style="list-style-type:circle" %)
69 +* Das neue Navigationsmenü <Favoriten> wird angezeigt.
70 +* Der hinzugefügte Favorit wird im Navigationsmenü <Favoriten> angezeigt.
79 79  
72 += Verwaltung der Favoriten im Navigationsmenü =
80 80  
74 +An der Liste der Favoriten können diverse Veränderungen vorgenommen werden:
81 81  
76 +* Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> entfernen
77 +* Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> nach oben verschieben
78 +* Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> nach unten verschieben
82 82  
80 +== Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> entfernen ==
83 83  
82 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
83 +[[Aus Favoriten entfernen oder Reihenfolge ändern>>image:kontaktmodul-favoriten-02.jpg||height="161" id="Ikontaktmodul-favoriten-02.jpg" width="292"]]
84 84  
85 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
86 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
85 85  
86 -
87 -
88 -
89 -= Übersichtsliste aller Kontakte =
90 -
91 -Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
92 -Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
93 -Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
94 -Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
95 -
96 -Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
97 -
98 -
99 -
100 -
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
104 -Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
105 -Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
106 -)))
107 -
108 -
109 -
110 -= Kontakt auswählen =
111 -
112 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
113 -
114 114  (% style="list-style-type:circle" %)
115 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
89 +* Die Option <aus Favoriten entfernen> wird angezeigt.
116 116  
117 -(% start="2" %)
118 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
119 -
120 -(% style="list-style-type:circle" %)
121 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
122 -
123 123  (% start="3" %)
124 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
92 +1. Option <aus Favoriten entfernen> anklicken
125 125  
126 126  (% style="list-style-type:circle" %)
127 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
95 +* Der gewünschte Menüpunkt wird aus den Favoriten entfernt.
128 128  
129 -= Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
97 +== Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> nach oben verschieben ==
130 130  
131 -(% style="float:right" %)
132 -[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
99 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
100 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
133 133  
134 -1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
135 -1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
136 -
137 137  (% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
139 -* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
103 +* Die Option <nach oben> wird angezeigt.
140 140  
141 141  (% start="3" %)
142 -1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
106 +1. Option <nach oben> anklicken
143 143  
144 144  (% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
109 +* Der gewünschte Menüpunkt wird nach oben verschoben.
146 146  
147 -(% start="4" %)
148 -1. Gewünschten Namen eingeben
149 -1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
111 +== Favorit im Navigationsmenü <Favoriten> nach unten verschieben ==
150 150  
151 -(% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
113 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
114 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
153 153  
154 -(% start="6" %)
155 -1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
156 -
157 157  (% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
117 +* Die Option <nach unten> wird angezeigt.
159 159  
160 -(% start="7" %)
161 -1. **Beziehungstyp **auswählen
162 -1. **Beschreibung **angeben
163 -1. **Status **aktiv setzen
164 -1. Auf Button **OK **klicken
119 +(% start="3" %)
120 +1. Option <nach unten> anklicken
165 165  
166 166  (% style="list-style-type:circle" %)
167 -* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
123 +* Der gewünschte Menüpunkt wird nach unten verschoben.
168 168  
169 -= Zwei Kontakte verbinden =
170 -
171 -1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
172 -
173 -(% style="list-style-type:circle" %)
174 -* Die Eingabemaske wird angezeigt.
175 -
176 -(% start="2" %)
177 -1. Eingaben tätigen
178 -1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
179 -
180 -(% style="list-style-type:circle" %)
181 -* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
182 -
183 -(% class="box infomessage" %)
184 -(((
185 -**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
186 -Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
187 -)))
188 -
189 -= Schnellsuche =
190 -
191 -(% style="float:right" %)
192 -[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
193 -
194 -Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
195 -Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
196 -Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
197 -Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
198 -\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
199 -
200 -* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
201 -* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
202 -* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
203 -
204 -(% style="float:right" %)
205 -[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
206 -
207 -Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
208 -nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
209 -Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
210 -Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
211 -Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
212 -
213 -xx
214 -
215 -xx
216 -
217 -xx
218 -
219 -
220 -
221 -(% class="box infomessage" %)
222 -(((
223 -= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
224 -
225 -Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
226 -Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
227 -Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
228 -Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
229 -...
230 -...
231 -)))
125 +
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -126.5 KB
Inhalt
Aktivitität_neu_anlegen_Fundort.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -125.0 KB
Inhalt
Aktivitäten_Auswahl.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -47.0 KB
Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -285.2 KB
Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -224.4 KB
Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -222.3 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -2.4 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -1.8 KB
Inhalt
Kontakt_Bezug_erstellen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -144.2 KB
Inhalt
Kontakte_inaktiv_setzen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktliste.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -251.9 KB
Inhalt
Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -614.2 KB
Inhalt
Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -259.2 KB
Inhalt
Kontakttyp_Beispiel.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Mein_Desktop.png
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1 -534.5 KB
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Mein_Desktop_Version1.2.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Menuepunkte_Uebersicht.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png
Author
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Inhalt
Schaerfegrad_bei_Suche.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Schnellsuche_Fundort.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Zuwendungen_Icon.png
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1 +XWiki.lhaedrich
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1 +XWiki.lhaedrich
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Inhalt