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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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am 2023/11/02 09:17
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am 2023/05/09 12:32
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -3,232 +3,83 @@
3 3  **010 - Modul Kontaktmanagement**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 -)))
7 7  
8 -= Das Modul Kontaktmanagement =
9 -
10 -[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
11 -
12 -(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 -Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)In [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]] kann man alle Menüpunkte des Desktops einsehen, Ansichten einstellen oder verwalten.
17 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Dokumente verwaltet man die bestehenden Dokumente.
20 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten, verwaltet diese, weist diese zu...
21 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
22 -
23 -
24 -
25 -
26 -
27 -
28 -
29 -
30 -
31 -
32 -
33 -
34 -
35 -
36 -
37 -
38 -
39 -xx
40 -
41 -xx
42 -
43 -
44 -
45 -
46 -= Über Kontakte (Ansicht) =
47 -
48 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
49 -
50 -(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
51 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
52 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
53 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
54 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
55 -**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
56 -Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
7 +
57 57  )))
58 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
59 -**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
60 -Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
61 -)))
62 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
63 -Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
64 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
65 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
66 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
67 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
68 68  
10 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
11 +[[Kontaktmanagement - Menüpunkte>>image:kontaktmodul.jpg||height="234" id="Ikontaktmodul.jpg" width="274"]]
69 69  
13 += Kontaktmanagement öffnen =
70 70  
15 +1. Auf Schaltfläche <Kontaktmanagement> klicken
71 71  
17 +(% style="list-style-type:square" %)
18 +* Das Untermenü im Navigationsmenü wird geöffnet.
19 +* Alle lizenzierten Menüpunkte für das Kontaktmanagement Modul werden im Untermenü angezeigt.
72 72  
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -= Übersichtsliste aller Kontakte =
86 -
87 -Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
88 -Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
89 -Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
90 -Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
91 -
92 -Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
93 -
94 -
95 -
96 -
97 -
98 -= Kontakt auswählen =
99 -
100 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
101 -
102 -(% style="list-style-type:circle" %)
103 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
104 -
105 105  (% start="2" %)
106 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
22 +1. Auf gewünschten Menüpunkt klicken
107 107  
108 -(% style="list-style-type:circle" %)
109 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
24 +(% style="list-style-type:square" %)
25 +* Der separate Karteireiter wird angezeigt.
110 110  
111 -(% start="3" %)
112 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
27 += Menüpunkte des Kontaktmanagements =
113 113  
114 -(% style="list-style-type:circle" %)
115 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
116 -
117 -= Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
118 -
119 -(% style="float:right" %)
120 -[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
121 -
122 -1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
123 -1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
124 -
125 -(% style="list-style-type:circle" %)
126 -* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
127 -* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
128 -
129 -(% start="3" %)
130 -1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
131 -
132 -(% style="list-style-type:circle" %)
133 -* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
134 -
135 -(% start="4" %)
136 -1. Gewünschten Namen eingeben
137 -1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
138 -
139 -(% style="list-style-type:circle" %)
140 -* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
141 -
142 -(% start="6" %)
143 -1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
144 -
145 -(% style="list-style-type:circle" %)
146 -* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
147 -
148 -(% start="7" %)
149 -1. **Beziehungstyp **auswählen
150 -1. **Beschreibung **angeben
151 -1. **Status **aktiv setzen
152 -1. Auf Button **OK **klicken
153 -
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
156 -
157 -= Zwei Kontakte verbinden =
158 -
159 -1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
160 -
161 -(% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Die Eingabemaske wird angezeigt.
163 -
164 -(% start="2" %)
165 -1. Eingaben tätigen
166 -1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
167 -
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
170 -
171 -(% class="box infomessage" %)
172 -(((
173 -**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
174 -Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
29 +(% style="margin-right:auto" %)
30 +|=Menüpunkt|=Beschreibung
31 +|Kontakte|Alle vorhandenen Kontakte werden in einer Liste angezeigt.
32 +Kontakte können Personen, Organisationen und Haushalte sein.
33 +Auch ein neuer Kontakt ist anlegbar (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
34 +|Mein Desktop|Übersicht aller relevanten Aktivitäten.
35 +|E-Mail|Alle vorhandenen E-Mails werden angezeigt.
36 +E-Mails können als Posteingang oder gesendete Objekte sortiert werden.
37 +Außerdem können E-Mails zu jeder Zeit aktualisiert werden
38 +(Siehe Kapitel: E-Mail-Postfach aktualisieren).
39 +|Dokumente|Alle im System vorhandenen Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
40 +|Excel-Import|(((
41 +Alle Personen und Organisationen können mitsamt den Kontaktdaten im Excel-Format importiert werden (Siehe Kapitel: Excel-Import).
175 175  )))
43 +|DSGVO Auskunft|(((
44 +Alle Informationen zu einer bestimmten Person im System werden angezeigt (Siehe Kapitel: DSGVO Auskunft).
45 +)))
176 176  
47 +
177 177  (% class="wikigeneratedid" %)
178 -= Dublettenprüfung =
49 += =
179 179  
180 -Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
181 -Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
182 -Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
51 += E-Mail-Postfach aktualisieren =
183 183  
184 -x
53 +1. Das Endgerät auf eine stabile Internetverbindung überprüfen
54 +1. Die Anbindung zu MS Outlook überprüfen
55 +1. Die Schaltfläche <Aktualisierung> anklicken
185 185  
186 -x
57 +(% style="list-style-type:square" %)
58 +* Der neueste Stand des E-Mail-Posteingangs wird angezeigt.
187 187  
188 -x
189 189  
61 += Menüpunkte aus Navigationsmenü als Favoriten hinzu =
190 190  
63 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
64 +[[Kontaktmanagement - zu Favoriten hinzufügen>>image:kontaktmodul-favoriten-01.jpg||height="232" id="Ikontaktmodul-favoriten-01.jpg" width="267"]]
191 191  
192 -= Schnellsuche =
66 += fügen =
193 193  
194 -(% style="float:right" %)
195 -[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
68 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
69 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
196 196  
197 -Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
198 -Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
199 -Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
200 -Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
201 -\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
71 +(% style="list-style-type:square" %)
72 +* Die Option <zu Favoriten hinzufügen> wird angezeigt.
202 202  
203 -* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
204 -* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
205 -* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
74 +1. Option <Zu Favoriten hinzufügen> anklicken
206 206  
207 -(% style="float:right" %)
208 -[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
76 +(% style="list-style-type:square" %)
77 +* Das neue Navigationsmenü <Favoriten> wird angezeigt.
78 +* Der hinzugefügte Favorit wird im Navigationsmenü <Favoriten> angezeigt.
209 209  
210 -Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
211 -nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
212 -Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
213 -Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
214 -Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
215 215  
216 -xx
81 +Sobald Sie Ihren ersten Favoriten angelegt haben, erscheint ein neues Navigationsmenü „Favoriten“, in dem sich der hinzugefügte Menüpunkt befindet.
217 217  
218 -xx
83 +[[image:kontaktmodul-favoriten-02.jpg]]
219 219  
220 -xx
221 -
222 -
223 -
224 -(% class="box infomessage" %)
225 -(((
226 -= **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
227 -
228 -Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
229 -Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
230 -Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
231 -Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
232 -...
233 -...
234 -)))
85 +Sie können die Reihenfolge der hinzugefügten Menüpunkte ändern und einzelne Menüpunkte auch wieder entfernen. Platzieren Sie hierfür Ihre Maus auf dem gewünschten Menüpunkt. Mit Rechtsklick öffnen Sie die Optionen „aus Favoriten entfernen“ sowie „nach oben“ und „nach unten“, um die Reihenfolge Ihrer persönlichen Favoriten zu ändern.
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -126.5 KB
Inhalt
Aktivitität_neu_anlegen_Fundort.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -125.0 KB
Inhalt
Aktivitäten_Auswahl.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -47.0 KB
Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -285.2 KB
Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -224.4 KB
Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
Größe
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1 -222.3 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -2.0 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.4 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -1.8 KB
Inhalt
Kontakt_Bezug_erstellen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -144.2 KB
Inhalt
Kontakte_inaktiv_setzen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Kontaktliste.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakttyp_Beispiel.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Mein_Desktop.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Menuepunkte_Uebersicht.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Schaerfegrad_bei_Suche.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Schnellsuche_Fundort.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
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Zuwendungen_Icon.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 +XWiki.lhaedrich
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1 +XWiki.lhaedrich
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