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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
Von Version 168.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/11/03 10:30
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/10 10:50
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -7,20 +7,20 @@
7 7  
8 8  = Das Modul Kontaktmanagement =
9 9  
10 -[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
10 +[[image:Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png||alt="Menuepunkte_Uebersicht.png" height="583" style="float:left" width="493"]]
11 11  
12 12  (% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 13  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 -Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte werden alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kontakte in Form einer Liste dargestellt. Eine Neuanlage weiterer Kontakte ist hier ebenfalls möglich. Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 16  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
17 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
16 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt [[Beziehungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Beziehungen/]] bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
17 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/]] kann man das eigene E-Mail-Postfach von außerhalb in das b4-System importieren .Diese kann man einem Kontakt zuordnen.
19 19  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
20 20  Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
21 21  )))
22 22  |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
23 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
22 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist. Ab Version 24.1 kann hier auch eine Auskunft über Organisationen, Haushalten und KK-Konten erfolgen.
23 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:911px" %)Hierüber lassen sich Kontakte via [[Excel-Import>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]]importieren.
24 24  
25 25  
26 26  
... ... @@ -32,34 +32,16 @@
32 32  
33 33  
34 34  
35 -Zum Modul Kontaktmanagement gehört noch der Excel-Import. Es fehlt hier noch der Excel-Import
36 36  
37 -[[image:image-20231102094415-1.png]]
38 38  
39 39  
40 40  
41 -= Über Kontakte (Ansicht) =
39 += Übersichtsliste aller Kontakte =
42 42  
43 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
41 +Mit dem Menüpunkt Kontakte gelangt man direkt zur Übersichtsliste der Kontakte. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
42 +
44 44  
45 -(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
46 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
47 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
48 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
49 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
50 -**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
51 -Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
52 -)))
53 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
54 -**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
55 -Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
56 -)))
57 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
58 -Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
59 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
60 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
61 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
62 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
44 +[[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="251" style="float:left" width="578"]]
63 63  
64 64  
65 65  
... ... @@ -67,148 +67,36 @@
67 67  
68 68  
69 69  
52 +(% style="margin-left:auto; width:806px" %)
53 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 724px;" %)Beschreibung
54 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff **Suchen. **Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend.
55 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:724px" %)Hierüber legt man **Filter **fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will.
56 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Damit der **Filter angewendet **werden kann, klickt man auf dieses **Häkchen**.
57 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Der **Filter **kann mit **X** entfernt werden.
58 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:724px" %)Hier wird die **Anzahl **der gefundenen **Datensätze **angegeben.
70 70  
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -= Übersichtsliste aller Kontakte =
90 -
91 -Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
92 -Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
93 -Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
94 -Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
95 -
96 -Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Menüpunkt **Excel-Import **gelangen. Listen mit Kontakten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel-Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren und werden in dieser Übersichtsliste angezeigt.
97 -
98 -
99 -
100 -
101 101  (% class="box infomessage" %)
102 102  (((
103 -Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
62 +Es gibt mit Zusatzfeldern die Möglichkeit weitere Informationen bspw. an einem Kontakt zu erfassen. Diese kann sich jeder Kunde selbst definieren. Des Weiteren können diese Zusatzfelder hier auch in den Übersichtslisten eingeblendet werden um noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können.
104 104  Alles zum Thema **Zusatzfelder **gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HZusatzfelder]].
105 105  )))
106 106  
107 107  
108 108  
109 -= Kontakt öffnen =
110 110  
111 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
112 112  
113 -(% style="list-style-type:circle" %)
114 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
115 115  
116 -(% start="2" %)
117 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
118 118  
119 -(% style="list-style-type:circle" %)
120 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
121 121  
122 -(% start="3" %)
123 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
124 -
125 -(% style="list-style-type:circle" %)
126 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
127 -
128 -= Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
129 -
130 -(% style="float:right" %)
131 -[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
132 -
133 -1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
134 -1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
135 -
136 -(% style="list-style-type:circle" %)
137 -* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
138 -* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
139 -
140 -(% start="3" %)
141 -1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
142 -
143 -(% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
145 -
146 -(% start="4" %)
147 -1. Gewünschten Namen eingeben
148 -1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
149 -
150 -(% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
152 -
153 -(% start="6" %)
154 -1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
155 -
156 -(% style="list-style-type:circle" %)
157 -* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
158 -
159 -(% start="7" %)
160 -1. **Beziehungstyp **auswählen
161 -1. **Beschreibung **angeben
162 -1. **Status **aktiv setzen
163 -1. Auf Button **OK **klicken
164 -
165 -(% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
167 -
168 -= Zwei Kontakte verbinden =
169 -
170 -1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
171 -
172 -(% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Die Eingabemaske wird angezeigt.
174 -
175 -(% start="2" %)
176 -1. Eingaben tätigen
177 -1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
178 -
179 -(% style="list-style-type:circle" %)
180 -* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
181 -
182 -(% class="box infomessage" %)
183 -(((
184 -**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
185 -Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
186 -)))
187 -
188 -= Dublettenprüfung =
189 -
190 -Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
191 -Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
192 -Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
193 -
194 -x
195 -
196 -x
197 -
198 -x
199 -
200 -
201 -
202 202  = Schnellsuche =
203 203  
204 204  (% style="float:right" %)
205 205  [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
206 206  
207 -Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
208 -Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
209 -Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
78 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man nach Kontakten, Förderungen, Aktivitäten/Dokumente und auch noch Programmen suchen.
79 +
210 210  Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
211 -\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
81 +Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
212 212  
213 213  * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
214 214  * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
... ... @@ -223,14 +223,21 @@
223 223  Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
224 224  Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
225 225  
226 -xx
227 227  
228 -xx
229 229  
230 -xx
98 +Wenn man die Suchergebnisse, die aus der Schnellsuche resultieren, filtern, geht das über die Zeile **oberhalb **der Suchergebnisse.
99 +Hierzu klickt man auf den weißen Bereich und gibt ein, wonach man filtern möchte. Dabei kann man bezüglich aller vorhandenen Spalten und deren Angaben filtern.
100 +Je nach dem, in welchem Bereich des weißen Balkens man klickt, wird die jeweilige Spalte ausgewählt, nach der man dann filtert.
231 231  
102 +[[image:Schnellsuche_2.png||alt="Schnellsuche.png" height="323" width="800"]]
232 232  
233 233  
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
234 234  (% class="box infomessage" %)
235 235  (((
236 236  = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
... ... @@ -239,6 +239,4 @@
239 239  Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
240 240  Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
241 241  Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
242 -...
243 -...
244 244  )))
Kontaktliste_Eigenschaften.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
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Inhalt
Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +201.0 KB
Inhalt
Schnellsuche.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +100.1 KB
Inhalt
Schnellsuche_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt