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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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am 2023/11/03 10:30
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am 2023/07/27 11:42
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,234 +5,190 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Das Modul Kontaktmanagement =
8 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
9 +[[Menüpunkte>>image:kontaktmodul.jpg||height="234" id="Ikontaktmodul.jpg" width="274"]]
9 9  
10 -[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
11 +(% class="wikigeneratedid" %)
12 += Kontakte =
11 11  
12 -(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 -|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 -Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 -|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
17 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 -|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
20 -Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
21 -)))
22 -|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
23 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
14 +xx
24 24  
16 +== Kontakt auswählen ==
25 25  
18 +xx
26 26  
20 +== Über Kontakte (Ansicht) ==
27 27  
22 +xx (BildAusschnitt 778, die Icons bei Person beziffern und in Tabelle erklären)
28 28  
24 +== Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen ==
29 29  
26 +xx (Bild 779, folgende), 783 das Beispiel anhand Organisationzuordnung zeigen
30 30  
28 += Mein Desktop =
31 31  
30 +xx
32 32  
32 +== Aktivität neu anlegen ==
33 33  
34 +xx (695: Leiste, 698: Dropdown Leiste)
34 34  
35 -Zum Modul Kontaktmanagement gehört noch der Excel-Import. Es fehlt hier noch der Excel-Import
36 +== Kalenderansicht ==
36 36  
37 -[[image:image-20231102094415-1.png]]
38 +xx
38 38  
40 +=== Neuen Aktivität in Kalender einstellen ===
39 39  
42 +xx (Folgende  drei "Überschriften 4" eventuell in eine Tabelle, mit dem jeweiligen bezifferten Icons)
40 40  
41 -= Über Kontakte (Ansicht) =
44 +==== Vermerk ergänzen ====
42 42  
43 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
46 +xx
44 44  
45 -(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
46 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
47 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
48 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
49 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
50 -**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
51 -Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
52 -)))
53 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
54 -**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
55 -Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
56 -)))
57 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
58 -Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
59 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
60 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
61 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
62 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
48 +==== Folgeaktivität erstellen ====
63 63  
50 +xx
64 64  
52 +==== Druckvorschau einsehen ====
65 65  
54 +xx
66 66  
56 += Beziehungen =
67 67  
58 +xx
68 68  
60 +(Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
69 69  
62 += E-Mail =
70 70  
64 +xx
71 71  
66 += Dokumente =
72 72  
68 +xx
73 73  
70 += DSGVO Auskunft =
74 74  
72 +xx
75 75  
74 += Kontaktmanagement öffnen =
76 76  
76 +1. Option **Kontaktmanagement **klicken
77 77  
78 +(% style="list-style-type:circle" %)
79 +* Das **Untermenü** im Navigationsmenü wird geöffnet.
80 +* Alle **lizenzierten Menüpunkte** für das Kontaktmanagement Modul werden im Untermenü angezeigt.
78 78  
82 +(% start="2" %)
83 +1. Auf gewünschten Menüpunkt klicken
79 79  
85 +(% style="list-style-type:circle" %)
86 +* Der separate Karteireiter wird angezeigt.
80 80  
88 +== Menüpunkte des Kontaktmanagements ==
81 81  
90 +(% style="margin-right:auto" %)
91 +|=Menüpunkt|=Beschreibung
92 +|**Kontakte**|Alle vorhandenen Kontakte werden in einer Liste angezeigt.
93 +Kontakte können Personen, Organisationen und Haushalte sein.
94 +Auch ein neuer Kontakt ist anlegbar (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
95 +|**Mein Desktop**|Übersicht aller relevanten Aktivitäten.
96 +|**E-Mail**|Alle vorhandenen E-Mails werden angezeigt.
97 +E-Mails können als Posteingang oder gesendete Objekte sortiert werden.
98 +Außerdem können E-Mails zu jeder Zeit aktualisiert werden
99 +(Siehe Kapitel: E-Mail-Postfach aktualisieren).
100 +|**Dokumente**|Alle im System vorhandenen Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
101 +|**Excel-Import**|(((
102 +Alle Personen und Organisationen können mitsamt den Kontaktdaten im Excel-Format importiert werden (Siehe Kapitel: Excel-Import).
103 +)))
104 +|**DSGVO Auskunft**|(((
105 +Alle Informationen zu einer bestimmten Person im System werden angezeigt (Siehe Kapitel: DSGVO Auskunft).
106 +)))
82 82  
108 +== E-Mail-Postfach aktualisieren ==
83 83  
110 +1. Das Endgerät auf eine stabile Internetverbindung überprüfen
111 +1. Die Anbindung zu MS Outlook überprüfen
112 +1. Die Schaltfläche <Aktualisierung> anklicken
84 84  
114 +(% style="list-style-type:circle" %)
115 +* Der neueste Stand des E-Mail-Posteingangs wird angezeigt.
85 85  
117 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
118 +[[Zu Favoriten hinzufügen>>image:kontaktmodul-favoriten-01.jpg||height="232" id="Ikontaktmodul-favoriten-01.jpg" width="267"]]
86 86  
120 += Menüpunkte aus Navigationsmenü als Favoriten hinzufügen =
87 87  
122 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
123 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
88 88  
89 -= Übersichtsliste aller Kontakte =
125 +(% style="list-style-type:circle" %)
126 +* Die Option **zu Favoriten hinzufügen** wird angezeigt.
90 90  
91 -Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
92 -Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
93 -Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
94 -Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
128 +(% start="3" %)
129 +1. Option **zu Favoriten hinzufügen** anklicken
95 95  
96 -Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Menüpunkt **Excel-Import **gelangen. Listen mit Kontakten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel-Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren und werden in dieser Übersichtsliste angezeigt.
131 +(% style="list-style-type:circle" %)
132 +* Das neue Navigationsmenü **Favoriten** wird angezeigt.
133 +* Der hinzugefügte Favorit wird im Navigationsmenü **Favoriten** angezeigt.
97 97  
135 += Verwaltung der Favoriten im Navigationsmenü =
98 98  
137 +An der Liste der Favoriten können diverse Veränderungen vorgenommen werden:
99 99  
139 +* Favorit im Navigationsmenü **Favoriten **entfernen
140 +* Favorit im Navigationsmenü **Favoriten** nach oben verschieben
141 +* Favorit im Navigationsmenü **Favoriten** nach unten verschieben
100 100  
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
104 -Alles zum Thema **Zusatzfelder **gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HZusatzfelder]].
105 -)))
143 +== Favorit im Navigationsmenü Favoriten entfernen ==
106 106  
145 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
146 +[[Aus Favoriten entfernen oder Reihenfolge ändern>>image:kontaktmodul-favoriten-02.jpg||height="161" id="Ikontaktmodul-favoriten-02.jpg" width="292"]]
107 107  
148 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
149 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
108 108  
109 -= Kontakt öffnen =
110 -
111 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
112 -
113 113  (% style="list-style-type:circle" %)
114 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
152 +* Die Option **aus Favoriten entfernen** wird angezeigt.
115 115  
116 -(% start="2" %)
117 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
118 -
119 -(% style="list-style-type:circle" %)
120 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
121 -
122 122  (% start="3" %)
123 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
155 +1. Option **aus Favoriten entfernen** anklicken
124 124  
125 125  (% style="list-style-type:circle" %)
126 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
158 +* Der gewünschte Menüpunkt wird aus den Favoriten entfernt.
127 127  
128 -= Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
160 +== Favorit im Navigationsmenü Favoriten nach oben verschieben ==
129 129  
130 -(% style="float:right" %)
131 -[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
162 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
163 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
132 132  
133 -1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
134 -1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
135 -
136 136  (% style="list-style-type:circle" %)
137 -* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
138 -* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
166 +* Die Option **nach oben** wird angezeigt.
139 139  
140 140  (% start="3" %)
141 -1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
169 +1. Option **nach oben** anklicken
142 142  
143 143  (% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
172 +* Der gewünschte Menüpunkt wird nach oben verschoben.
145 145  
146 -(% start="4" %)
147 -1. Gewünschten Namen eingeben
148 -1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
174 +== Favorit im Navigationsmenü Favoriten nach unten verschieben ==
149 149  
150 -(% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
176 +1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
177 +1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
152 152  
153 -(% start="6" %)
154 -1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
155 -
156 156  (% style="list-style-type:circle" %)
157 -* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
180 +* Die Option **nach unten** wird angezeigt.
158 158  
159 -(% start="7" %)
160 -1. **Beziehungstyp **auswählen
161 -1. **Beschreibung **angeben
162 -1. **Status **aktiv setzen
163 -1. Auf Button **OK **klicken
182 +(% start="3" %)
183 +1. Option **nach unten** anklicken
164 164  
165 165  (% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
186 +* Der gewünschte Menüpunkt wird nach unten verschoben.
167 167  
168 -= Zwei Kontakte verbinden =
188 +Überlegen, ob nur Unterordner oder auch unterschiedliche/Verwandte Ordner bei "Nicht das Richtige dabei?" dabei sein sollen
169 169  
170 -1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
171 -
172 -(% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Die Eingabemaske wird angezeigt.
174 -
175 -(% start="2" %)
176 -1. Eingaben tätigen
177 -1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
178 -
179 -(% style="list-style-type:circle" %)
180 -* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
181 -
182 182  (% class="box infomessage" %)
183 183  (((
184 -**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
185 -Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
186 -)))
187 -
188 -= Dublettenprüfung =
189 -
190 -Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
191 -Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
192 -Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
193 -
194 -x
195 -
196 -x
197 -
198 -x
199 -
200 -
201 -
202 -= Schnellsuche =
203 -
204 -(% style="float:right" %)
205 -[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
206 -
207 -Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
208 -Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
209 -Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
210 -Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
211 -\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
212 -
213 -* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
214 -* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
215 -* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
216 -
217 -(% style="float:right" %)
218 -[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
219 -
220 -Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
221 -nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
222 -Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
223 -Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
224 -Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
225 -
226 -xx
227 -
228 -xx
229 -
230 -xx
231 -
232 -
233 -
234 -(% class="box infomessage" %)
235 -(((
236 236  = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
237 237  
238 238  Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -126.5 KB
Inhalt
Aktivitität_neu_anlegen_Fundort.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -125.0 KB
Inhalt
Aktivitäten_Auswahl.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -47.0 KB
Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
Author
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1 -285.2 KB
Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -222.3 KB
Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -1.8 KB
Inhalt
Kontakt_Bezug_erstellen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -144.2 KB
Inhalt
Kontakte_inaktiv_setzen.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -130.9 KB
Inhalt
Kontaktliste.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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1 -345.8 KB
Inhalt
Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakttyp_Beispiel.png
Author
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1 -XWiki.MarcoBauer
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Mein_Desktop.png
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Inhalt
Mein_Desktop_Version1.2.png
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