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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
Von Version 169.1
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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/07/22 12:21
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -7,20 +7,20 @@
7 7  
8 8  = Das Modul Kontaktmanagement =
9 9  
10 -[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
10 +[[image:Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png||alt="Menuepunkte_Uebersicht.png" height="583" style="float:left" width="493"]]
11 11  
12 12  (% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 13  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 -Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte werden alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kontakte in Form einer Liste dargestellt. Eine Neuanlage weiterer Kontakte ist hier ebenfalls möglich. Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 16  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
17 -|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
16 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt [[Beziehungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Beziehungen/]] bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
17 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/]] kann man das eigene E-Mail-Postfach von außerhalb in das b4-System importieren .Diese kann man einem Kontakt zuordnen.
19 19  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
20 20  Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
21 21  )))
22 22  |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
23 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
22 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist. Ab Version 24.1 kann hier auch eine Auskunft über Organisationen, Haushalten und KK-Konten erfolgen.
23 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:911px" %)Hierüber lassen sich Kontakte via [[Excel-Import>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]]importieren.
24 24  
25 25  
26 26  
... ... @@ -30,89 +30,27 @@
30 30  
31 31  
32 32  
33 += Übersichtsliste aller Kontakte =
33 33  
34 -Zum Modul Kontaktmanagement gehört noch der Excel-Import. Es fehlt hier noch der Excel-Import
35 +Mit dem Menüpunkt Kontakte gelangt man direkt zur Übersichtsliste der Kontakte. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
36 +
35 35  
36 -[[image:image-20231102094415-1.png]]
38 +[[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="251" style="float:left" width="578"]]
37 37  
38 38  
39 39  
40 -= Über Kontakte (Ansicht) =
41 41  
42 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
43 43  
44 -(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
45 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
46 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
47 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
48 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
49 -**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
50 -Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
51 -)))
52 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
53 -**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
54 -Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
55 -)))
56 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
57 -Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
58 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
59 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
60 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
61 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
62 62  
63 63  
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
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73 -
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80 -
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82 -
83 -
84 -
85 -
86 -
87 -= Übersichtsliste aller Kontakte =
88 -
89 -Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
90 -Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Menüpunkt **Excel-Import **gelangen. Listen mit Kontakten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel-Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren und werden in dieser Übersichtsliste angezeigt.
91 -
92 -[[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="293" style="float:left" width="674"]]
93 -
94 94  (% style="margin-left:auto; width:806px" %)
95 95  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 724px;" %)Beschreibung
96 -|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Spalte **Suchen **ausführen.
48 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff **Suchen. **Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend.
97 97  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:724px" %)Hierüber legt man **Filter **fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will.
98 98  |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter anwenden**, klickt man auf dieses **Häkchen**.
99 99  |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter löschen**, dann klickt man auf dieses **X**.
100 100  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:724px" %)Hier wird die **Anzahl **der gefundenen **Datensätze **angegeben.
101 101  
102 -
103 -
104 -
105 -
106 -
107 -
108 -
109 -
110 -
111 -
112 -
113 -
114 -
115 -
116 116  (% class="box infomessage" %)
117 117  (((
118 118  Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
... ... @@ -120,108 +120,20 @@
120 120  )))
121 121  
122 122  
61 +xx
123 123  
124 -= Kontakt öffnen =
125 125  
126 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
127 127  
128 -(% style="list-style-type:circle" %)
129 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
130 130  
131 -(% start="2" %)
132 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
66 +xx
133 133  
134 -(% style="list-style-type:circle" %)
135 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
136 136  
137 -(% start="3" %)
138 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
139 -
140 -(% style="list-style-type:circle" %)
141 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
142 -
143 -= Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
144 -
145 -(% style="float:right" %)
146 -[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
147 -
148 -1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
149 -1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
150 -
151 -(% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
153 -* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
154 -
155 -(% start="3" %)
156 -1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
157 -
158 -(% style="list-style-type:circle" %)
159 -* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
160 -
161 -(% start="4" %)
162 -1. Gewünschten Namen eingeben
163 -1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
164 -
165 -(% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
167 -
168 -(% start="6" %)
169 -1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
170 -
171 -(% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
173 -
174 -(% start="7" %)
175 -1. **Beziehungstyp **auswählen
176 -1. **Beschreibung **angeben
177 -1. **Status **aktiv setzen
178 -1. Auf Button **OK **klicken
179 -
180 -(% style="list-style-type:circle" %)
181 -* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
182 -
183 -= Zwei Kontakte verbinden =
184 -
185 -1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
186 -
187 -(% style="list-style-type:circle" %)
188 -* Die Eingabemaske wird angezeigt.
189 -
190 -(% start="2" %)
191 -1. Eingaben tätigen
192 -1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
193 -
194 -(% style="list-style-type:circle" %)
195 -* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
196 -
197 -(% class="box infomessage" %)
198 -(((
199 -**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
200 -Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
201 -)))
202 -
203 -= Dublettenprüfung =
204 -
205 -Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
206 -Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
207 -Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
208 -
209 -x
210 -
211 -x
212 -
213 -x
214 -
215 -
216 -
217 217  = Schnellsuche =
218 218  
219 219  (% style="float:right" %)
220 220  [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
221 221  
222 -Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
223 -Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
224 -Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
74 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man nach Kontakten, Förderungen, Aktivitäten/Dokumente und auch noch Programmen suchen.
225 225  Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
226 226  \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
227 227  
... ... @@ -238,10 +238,20 @@
238 238  Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
239 239  Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
240 240  
241 -xx
242 242  
243 243  xx
244 244  
94 +Wenn man die Suchergebnisse, die aus der Schnellsuche resultieren, filtern, geht das über die Zeile **oberhalb **der Suchergebnisse.
95 +Hierzu klickt man auf den weißen Bereich und gibt ein, wonach man filtern möchte. Dabei kann man bezüglich aller vorhandenen Spalten und deren Angaben filtern.
96 +Je nach dem, in welchem Bereich des weißen Balkens man klickt, wird die jeweilige Spalte ausgewählt, nach der man dann filtert.
97 +
98 +[[image:Schnellsuche.png||height="314" width="610"]]
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +
104 +
245 245  xx
246 246  
247 247  
... ... @@ -254,6 +254,4 @@
254 254  Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
255 255  Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
256 256  Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
257 -...
258 -...
259 259  )))
Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +201.0 KB
Inhalt
Schnellsuche.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +100.1 KB
Inhalt