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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
Von Version 172.1
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am 2023/11/06 09:24
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am 2024/09/24 16:45
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.kprummer
1 +XWiki.MarcoBauer
Inhalt
... ... @@ -11,17 +11,16 @@
11 11  
12 12  (% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 13  |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 -|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 -Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte werden alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kontakte in Form einer Liste dargestellt. Eine Neuanlage weiterer Kontakte ist hier ebenfalls möglich. Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 16  |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
17 17  |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt [[Beziehungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Beziehungen/]] bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 -|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/]]verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
17 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/]] kann man das eigene E-Mail-Postfach von außerhalb in das b4-System importieren .Diese kann man einem Kontakt zuordnen.
19 19  |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
20 20  Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
21 21  )))
22 22  |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
23 -|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
24 -|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:911px" %)Hierüber lassen sich Kontakte via [[Excel-Import>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]]einfügen.
22 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist. Ab Version 24.1 kann hier auch eine Auskunft über Organisationen, Haushalten und KK-Konten erfolgen.
23 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:911px" %)Hierüber lassen sich Kontakte via [[Excel-Import>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]]importieren.
25 25  
26 26  
27 27  
... ... @@ -36,8 +36,12 @@
36 36  
37 37  
38 38  
38 += Übersichtsliste aller Kontakte =
39 39  
40 +Mit dem Menüpunkt Kontakte gelangt man direkt zur Übersichtsliste der Kontakte. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
41 +
40 40  
43 +[[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="251" style="float:left" width="578"]]
41 41  
42 42  
43 43  
... ... @@ -44,196 +44,45 @@
44 44  
45 45  
46 46  
47 -= Erläuterung Kontakt-Desktop =
48 48  
49 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
50 -
51 -(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
52 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
53 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
54 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe: [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HZusammenhangzwischenDokumenteundKontakt]])
55 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
56 -**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
57 -(Das Modul Zuwendungen wird erst im Navigationsmenü verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
58 -)))
59 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
60 -**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
61 -(Das Modul Kampagnen wird erst verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
62 -)))
63 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten**
64 -(Das Modul Förderungen wird erst verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
65 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)(((
66 -Übersicht der **Gremienmitglieder**
67 -(Das Modul Beschlüsse wird erst in der Sidebar verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
68 -)))
69 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
70 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
71 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
72 -
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -
93 -
94 -= Übersichtsliste aller Kontakte =
95 -
96 -Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
97 -
98 -
99 -[[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="293" style="float:left" width="674"]]
100 -
101 101  (% style="margin-left:auto; width:806px" %)
102 102  |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 724px;" %)Beschreibung
103 103  |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff **Suchen. **Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend.
104 104  |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:724px" %)Hierüber legt man **Filter **fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will.
105 -|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter anwenden**, klickt man auf dieses **Häkchen**.
106 -|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter löschen**, dann klickt man auf dieses **X**.
55 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Damit der **Filter angewendet **werden kann, klickt man auf dieses **Häkchen**.
56 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Der **Filter **kann mit **X** entfernt werden.
107 107  |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:724px" %)Hier wird die **Anzahl **der gefundenen **Datensätze **angegeben.
108 108  
109 -
110 -
111 -
112 -
113 -
114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 -
120 120  (% class="box infomessage" %)
121 121  (((
122 -Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
61 +Es gibt mit Zusatzfeldern die Möglichkeit weitere Informationen bspw. an einem Kontakt zu erfassen. Diese kann sich jeder Kunde selbst definieren. Des Weiteren können diese Zusatzfelder hier auch in den Übersichtslisten eingeblendet werden um noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können.
123 123  Alles zum Thema **Zusatzfelder **gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HZusatzfelder]].
124 124  )))
125 125  
126 126  
127 -= Kontakt öffnen =
128 128  
129 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
130 130  
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
133 133  
134 -(% start="2" %)
135 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
136 136  
137 -(% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
139 139  
140 -(% start="3" %)
141 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
142 142  
143 -(% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
145 -
146 -= Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
147 -
148 -(% style="float:right" %)
149 -[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
150 -
151 -1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
152 -1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
153 -
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
156 -* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
157 -
158 -(% start="3" %)
159 -1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
160 -
161 -(% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
163 -
164 -(% start="4" %)
165 -1. Gewünschten Namen eingeben
166 -1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
167 -
168 -(% style="list-style-type:circle" %)
169 -* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
170 -
171 -(% start="6" %)
172 -1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
173 -
174 -(% style="list-style-type:circle" %)
175 -* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
176 -
177 -(% start="7" %)
178 -1. **Beziehungstyp **auswählen
179 -1. **Beschreibung **angeben
180 -1. **Status **aktiv setzen
181 -1. Auf Button **OK **klicken
182 -
183 -(% style="list-style-type:circle" %)
184 -* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
185 -
186 -= Zwei Kontakte verbinden =
187 -
188 -1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
189 -
190 -(% style="list-style-type:circle" %)
191 -* Die Eingabemaske wird angezeigt.
192 -
193 -(% start="2" %)
194 -1. Eingaben tätigen
195 -1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
196 -
197 -(% style="list-style-type:circle" %)
198 -* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
199 -
200 -(% class="box infomessage" %)
201 -(((
202 -**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
203 -Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
204 -)))
205 -
206 -= Dublettenprüfung =
207 -
208 -Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
209 -Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
210 -Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
211 -
212 -x
213 -
214 -x
215 -
216 -x
217 -
218 -
219 -
220 220  = Schnellsuche =
221 221  
222 222  (% style="float:right" %)
223 223  [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
224 224  
225 -Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
226 -Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
227 -Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
77 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man nach Kontakten, Förderungen, Aktivitäten/Dokumente und auch noch Programmen suchen.
78 +
228 228  Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
229 -\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
80 +Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
230 230  
231 231  * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
232 232  * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
233 233  * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
234 234  
86 +
235 235  (% style="float:right" %)
236 -[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
88 +[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="199" width="551"]]
237 237  
238 238  Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
239 239  nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
... ... @@ -241,14 +241,22 @@
241 241  Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
242 242  Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
243 243  
244 -xx
245 245  
246 -xx
247 247  
248 -xx
249 249  
99 +Wenn man die Suchergebnisse, die aus der Schnellsuche resultieren, filtern, geht das über die Zeile **oberhalb **der Suchergebnisse.
100 +Hierzu klickt man auf den weißen Bereich und gibt ein, wonach man filtern möchte. Dabei kann man bezüglich aller vorhandenen Spalten und deren Angaben filtern.
101 +Je nach dem, in welchem Bereich des weißen Balkens man klickt, wird die jeweilige Spalte ausgewählt, nach der man dann filtert.
250 250  
103 +[[image:Schnellsuche_9_24.png||alt="Schnellsuche.png" height="344" width="1021"]]
251 251  
105 +
106 +
107 +
108 +
109 +
110 +
111 +
252 252  (% class="box infomessage" %)
253 253  (((
254 254  = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
... ... @@ -257,6 +257,4 @@
257 257  Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
258 258  Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
259 259  Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
260 -...
261 -...
262 262  )))
Schnellsuche.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +100.1 KB
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Schnellsuche_2.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +212.0 KB
Inhalt
Schnellsuche_9_24.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +253.7 KB
Inhalt