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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/07/27 11:42
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/31 19:39
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,190 +5,219 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
9 -[[Menüpunkte>>image:kontaktmodul.jpg||height="234" id="Ikontaktmodul.jpg" width="274"]]
8 += Das Modul Kontaktmanagement =
10 10  
11 -(% class="wikigeneratedid" %)
12 -= Kontakte =
10 +[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
13 13  
14 -xx
12 +(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 +Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)In [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]] kann man alle Menüpunkte des Desktops einsehen, Ansichten einstellen oder verwalten.
17 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Dokumente verwaltet man die bestehenden Dokumente.
20 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten, verwaltet diese, weist diese zu...
21 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
15 15  
16 -== Kontakt auswählen ==
17 17  
18 -xx
19 19  
20 -== Über Kontakte (Ansicht) ==
21 21  
22 -xx (BildAusschnitt 778, die Icons bei Person beziffern und in Tabelle erklären)
23 23  
24 -== Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen ==
25 25  
26 -xx (Bild 779, folgende), 783 das Beispiel anhand Organisationzuordnung zeigen
27 27  
28 -= Mein Desktop =
29 29  
30 -xx
31 31  
32 -== Aktivität neu anlegen ==
33 33  
34 -xx (695: Leiste, 698: Dropdown Leiste)
35 35  
36 -== Kalenderansicht ==
37 37  
38 -xx
39 39  
40 -=== Neuen Aktivität in Kalender einstellen ===
41 41  
42 -xx (Folgende  drei "Überschriften 4" eventuell in eine Tabelle, mit dem jeweiligen bezifferten Icons)
43 43  
44 -==== Vermerk ergänzen ====
45 45  
46 -xx
47 47  
48 -==== Folgeaktivität erstellen ====
49 49  
50 50  xx
51 51  
52 -==== Druckvorschau einsehen ====
53 -
54 54  xx
55 55  
56 -= Beziehungen =
57 57  
58 -xx
59 59  
60 -(Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
61 61  
62 -= E-Mail =
47 += Über Kontakte (Ansicht) =
63 63  
64 -xx
49 +[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
65 65  
66 -= Dokumente =
51 +(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
52 +|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
53 +|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
54 +|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
55 +|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
56 +**Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
57 +Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
58 +)))
59 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
60 +**Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
61 +Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
62 +)))
63 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
64 +Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
65 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
66 +|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
67 +|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
68 +|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
67 67  
68 -xx
69 69  
70 -= DSGVO Auskunft =
71 71  
72 -xx
73 73  
74 -= Kontaktmanagement öffnen =
75 75  
76 -1. Option **Kontaktmanagement **klicken
77 77  
78 -(% style="list-style-type:circle" %)
79 -* Das **Untermenü** im Navigationsmenü wird geöffnet.
80 -* Alle **lizenzierten Menüpunkte** für das Kontaktmanagement Modul werden im Untermenü angezeigt.
81 81  
82 -(% start="2" %)
83 -1. Auf gewünschten Menüpunkt klicken
84 84  
85 -(% style="list-style-type:circle" %)
86 -* Der separate Karteireiter wird angezeigt.
87 87  
88 -== Menüpunkte des Kontaktmanagements ==
89 89  
90 -(% style="margin-right:auto" %)
91 -|=Menüpunkt|=Beschreibung
92 -|**Kontakte**|Alle vorhandenen Kontakte werden in einer Liste angezeigt.
93 -Kontakte können Personen, Organisationen und Haushalte sein.
94 -Auch ein neuer Kontakt ist anlegbar (Siehe Kapitel: Kontakte anlegen).
95 -|**Mein Desktop**|Übersicht aller relevanten Aktivitäten.
96 -|**E-Mail**|Alle vorhandenen E-Mails werden angezeigt.
97 -E-Mails können als Posteingang oder gesendete Objekte sortiert werden.
98 -Außerdem können E-Mails zu jeder Zeit aktualisiert werden
99 -(Siehe Kapitel: E-Mail-Postfach aktualisieren).
100 -|**Dokumente**|Alle im System vorhandenen Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
101 -|**Excel-Import**|(((
102 -Alle Personen und Organisationen können mitsamt den Kontaktdaten im Excel-Format importiert werden (Siehe Kapitel: Excel-Import).
103 -)))
104 -|**DSGVO Auskunft**|(((
105 -Alle Informationen zu einer bestimmten Person im System werden angezeigt (Siehe Kapitel: DSGVO Auskunft).
106 -)))
107 107  
108 -== E-Mail-Postfach aktualisieren ==
109 109  
110 -1. Das Endgerät auf eine stabile Internetverbindung überprüfen
111 -1. Die Anbindung zu MS Outlook überprüfen
112 -1. Die Schaltfläche <Aktualisierung> anklicken
113 113  
114 -(% style="list-style-type:circle" %)
115 -* Der neueste Stand des E-Mail-Posteingangs wird angezeigt.
116 116  
117 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
118 -[[Zu Favoriten hinzufügen>>image:kontaktmodul-favoriten-01.jpg||height="232" id="Ikontaktmodul-favoriten-01.jpg" width="267"]]
119 119  
120 -= Menüpunkte aus Navigationsmenü als Favoriten hinzufügen =
121 121  
122 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
123 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
124 124  
125 -(% style="list-style-type:circle" %)
126 -* Die Option **zu Favoriten hinzufügen** wird angezeigt.
127 127  
128 -(% start="3" %)
129 -1. Option **zu Favoriten hinzufügen** anklicken
87 += Übersichtsliste aller Kontakte =
130 130  
131 -(% style="list-style-type:circle" %)
132 -* Das neue Navigationsmenü **Favoriten** wird angezeigt.
133 -* Der hinzugefügte Favorit wird im Navigationsmenü **Favoriten** angezeigt.
89 +Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
90 +Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
91 +Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
92 +Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
134 134  
135 -= Verwaltung der Favoriten im Navigationsmenü =
94 +Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
136 136  
137 -An der Liste der Favoriten können diverse Veränderungen vorgenommen werden:
138 138  
139 -* Favorit im Navigationsmenü **Favoriten **entfernen
140 -* Favorit im Navigationsmenü **Favoriten** nach oben verschieben
141 -* Favorit im Navigationsmenü **Favoriten** nach unten verschieben
142 142  
143 -== Favorit im Navigationsmenü Favoriten entfernen ==
144 144  
145 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
146 -[[Aus Favoriten entfernen oder Reihenfolge ändern>>image:kontaktmodul-favoriten-02.jpg||height="161" id="Ikontaktmodul-favoriten-02.jpg" width="292"]]
99 +(% class="box infomessage" %)
100 +(((
101 +Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
102 +Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
103 +Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
104 +)))
147 147  
148 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
149 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
150 150  
107 +
108 += Kontakt auswählen =
109 +
110 +1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
111 +
151 151  (% style="list-style-type:circle" %)
152 -* Die Option **aus Favoriten entfernen** wird angezeigt.
113 +* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
153 153  
115 +(% start="2" %)
116 +1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
117 +
118 +(% style="list-style-type:circle" %)
119 +* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
120 +
154 154  (% start="3" %)
155 -1. Option **aus Favoriten entfernen** anklicken
122 +1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
156 156  
157 157  (% style="list-style-type:circle" %)
158 -* Der gewünschte Menüpunkt wird aus den Favoriten entfernt.
125 +* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
159 159  
160 -== Favorit im Navigationsmenü Favoriten nach oben verschieben ==
127 += Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
161 161  
162 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
163 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
129 +(% style="float:right" %)
130 +[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
164 164  
132 +1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
133 +1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
134 +
165 165  (% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Die Option **nach oben** wird angezeigt.
136 +* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
137 +* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
167 167  
168 168  (% start="3" %)
169 -1. Option **nach oben** anklicken
140 +1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
170 170  
171 171  (% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Der gewünschte Menüpunkt wird nach oben verschoben.
143 +* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
173 173  
174 -== Favorit im Navigationsmenü Favoriten nach unten verschieben ==
145 +(% start="4" %)
146 +1. Gewünschten Namen eingeben
147 +1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
175 175  
176 -1. Gewünschten Menüpunkt auswählen
177 -1. Gewünschten Menüpunkt mit rechter Maustaste anklicken
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
178 178  
152 +(% start="6" %)
153 +1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
154 +
179 179  (% style="list-style-type:circle" %)
180 -* Die Option **nach unten** wird angezeigt.
156 +* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
181 181  
182 -(% start="3" %)
183 -1. Option **nach unten** anklicken
158 +(% start="7" %)
159 +1. **Beziehungstyp **auswählen
160 +1. **Beschreibung **angeben
161 +1. **Status **aktiv setzen
162 +1. Auf Button **OK **klicken
184 184  
185 185  (% style="list-style-type:circle" %)
186 -* Der gewünschte Menüpunkt wird nach unten verschoben.
165 +* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
187 187  
188 -Überlegen, ob nur Unterordner oder auch unterschiedliche/Verwandte Ordner bei "Nicht das Richtige dabei?" dabei sein sollen
167 += Zwei Kontakte verbinden =
189 189  
169 +1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
170 +
171 +(% style="list-style-type:circle" %)
172 +* Die Eingabemaske wird angezeigt.
173 +
174 +(% start="2" %)
175 +1. Eingaben tätigen
176 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
177 +
178 +(% style="list-style-type:circle" %)
179 +* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
180 +
190 190  (% class="box infomessage" %)
191 191  (((
183 +**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
184 +Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
185 +)))
186 +
187 += Schnellsuche =
188 +
189 +(% style="float:right" %)
190 +[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
191 +
192 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
193 +Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
194 +Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
195 +Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
196 +\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
197 +
198 +* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
199 +* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
200 +* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
201 +
202 +(% style="float:right" %)
203 +[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
204 +
205 +Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
206 +nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
207 +Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
208 +Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
209 +Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
210 +
211 +xx
212 +
213 +xx
214 +
215 +xx
216 +
217 +
218 +
219 +(% class="box infomessage" %)
220 +(((
192 192  = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
193 193  
194 194  Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
image1.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
Größe
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Inhalt
image2.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Aktivitität_neu_anlegen_Fundort.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +125.0 KB
Inhalt
Aktivitäten_Auswahl.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +47.0 KB
Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Haushalt.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Organisation.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Icons_Kontakttypen_Person.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Kontakt_Bezug_erstellen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_inaktiv_setzen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktliste.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakttyp_Beispiel.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Menuepunkte_Uebersicht.png
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