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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/09/01 16:22
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/10/31 19:03
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,126 +5,51 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -(% class="wikigeneratedid" %)
9 -= Mein Desktop =
8 += Das Modul Kontaktmanagement =
10 10  
11 -??
10 +[[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
12 12  
13 -== Startansicht ==
12 +(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 +Mehr zum Menüpunkt Kontakte.
16 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)In Mein Desktop kann man alle Menüpunkte des Desktops einsehen, Ansichten einstellen oder verwalten.
17 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Dokumente verwaltet man die bestehenden Dokumente.
20 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Aktivitäten hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten, verwaltet diese, weist diese zu...
21 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In DSGVO Auskunft kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
14 14  
15 -??
16 16  
17 -== Startansicht bei geöffnetem Kontakt ==
18 18  
19 -??
20 20  
21 -= Kontakte =
22 22  
23 -Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
24 24  
25 -== Kontakttypen ==
26 26  
27 -|= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
28 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
29 -Organisationsadresse
30 30  
31 -Ansprechpartner
32 -)))|(((
33 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
34 -Beispiele einer Organisation sind:
35 35  
36 -* Gewerblicher Betrieb
37 -* Verein
38 -)))
39 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
40 -Personenadresse
41 41  
42 -Ansprechpartner
43 43  
44 -Haushaltsmitglied
45 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
46 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
47 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
48 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
49 -Haushaltsadresse
50 50  
51 -Haushaltsmitglied
52 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
53 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
54 -* Familie
55 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
56 -)))
57 57  
58 -[[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
59 59  
60 -**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
61 -Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
62 -Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
63 -Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
64 64  
65 -== Kontakt erstellen ==
66 66  
67 -1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
68 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
69 -[[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
70 -)))
71 71  
72 -(% style="list-style-type:circle" %)
73 -* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
74 74  
75 -(% start="2" %)
76 -1. Option **Kontakte **auswählen
77 77  
78 -(% style="list-style-type:circle" %)
79 -* Die Option Kontakte wird geöffnet.
80 80  
81 -(% start="3" %)
82 -1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
42 +xx
83 83  
84 -(% style="list-style-type:circle" %)
85 -* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
44 +xx
86 86  
87 -(% start="4" %)
88 -1. Option **Person **auswählen
89 89  
90 -(% style="list-style-type:circle" %)
91 -* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
92 92  
93 -(% start="5" %)
94 -1. Eingaben zur Person machen
95 -1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
96 96  
97 -(% style="list-style-type:circle" %)
98 -* Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
49 += Über Kontakte (Ansicht) =
99 99  
100 -(% class="box infomessage" %)
101 -(((
102 -Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
103 -)))
51 +[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
104 104  
105 -== Kontakt auswählen ==
106 -
107 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
108 -
109 -(% style="list-style-type:circle" %)
110 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
111 -
112 -(% start="2" %)
113 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
114 -
115 -(% style="list-style-type:circle" %)
116 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
117 -
118 -(% start="3" %)
119 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
120 -
121 -(% style="list-style-type:circle" %)
122 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
123 -
124 -== Über Kontakte (Ansicht) ==
125 -
126 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
127 -
128 128  (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
129 129  |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
130 130  |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
... ... @@ -131,112 +131,171 @@
131 131  |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
132 132  |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
133 133  **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
59 +Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
134 134  )))
135 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
136 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:
137 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)
61 +|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
62 +**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
63 +Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
64 +)))
65 +|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
66 +Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
67 +|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
138 138  |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
139 139  |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
140 140  |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
141 141  
142 -=== Kontakt bearbeiten ===
143 143  
144 -1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
145 145  
146 -(% style="list-style-type:circle" %)
147 -* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
148 148  
149 -(% start="2" %)
150 -1. Gewünschte Änderungen vornehmen
151 -1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
152 152  
153 -(% style="list-style-type:circle" %)
154 -* Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
155 155  
156 -=== Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
157 157  
158 -Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
159 159  
160 -* FiBu-Buchungskonto anzeigen
161 -* FiBu-Buchungskonto verknüpfen
162 -* Verknüpfung lösen
163 163  
164 -=== Übersicht der Bankverbindungen ===
165 165  
166 -==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
167 167  
168 -Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
169 169  
170 -* Land
171 -* Bankleitzahl
172 -* Bankname
173 -* Kontonummer
174 -* IBAN
175 -* BIC
176 -* Abweichender Kontoinhaber
177 -* Status
178 178  
179 -==== Neue Bankverbindung erstellen ====
180 180  
181 -1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
182 182  
86 +
87 +
88 +
89 +
90 +
91 += Übersichtsliste aller Kontakte =
92 +
93 +Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
94 +Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
95 +Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
96 +Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
97 +
98 +Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
99 +
100 +
101 +
102 +
103 +(% class="box infomessage" %)
104 +(((
105 +Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
106 +Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
107 +Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
108 +)))
109 +
110 +
111 +
112 += Kontakt auswählen =
113 +
114 +1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
115 +
183 183  (% style="list-style-type:circle" %)
184 -* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
117 +* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
185 185  
186 186  (% start="2" %)
187 -1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
120 +1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
188 188  
189 189  (% style="list-style-type:circle" %)
190 -* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
123 +* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
191 191  
192 192  (% start="3" %)
193 -1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
194 -1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
126 +1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
195 195  
196 196  (% style="list-style-type:circle" %)
197 -* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
129 +* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
198 198  
131 += Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
199 199  
133 +(% style="float:right" %)
134 +[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
200 200  
136 +1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
137 +1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
201 201  
139 +(% style="list-style-type:circle" %)
140 +* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
141 +* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
202 202  
143 +(% start="3" %)
144 +1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
203 203  
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
204 204  
149 +(% start="4" %)
150 +1. Gewünschten Namen eingeben
151 +1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
205 205  
153 +(% style="list-style-type:circle" %)
154 +* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
206 206  
156 +(% start="6" %)
157 +1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
207 207  
159 +(% style="list-style-type:circle" %)
160 +* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
208 208  
209 -(% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
210 -Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
162 +(% start="7" %)
163 +1. **Beziehungstyp **auswählen
164 +1. **Beschreibung **angeben
165 +1. **Status **aktiv setzen
166 +1. Auf Button **OK **klicken
211 211  
212 -[[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
168 +(% style="list-style-type:circle" %)
169 +* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
213 213  
214 -(% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
215 -|=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
216 -|(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
217 -|(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
218 -|(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
219 -|(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
220 220  
172 += Zwei Kontakte verbinden =
173 +
174 +1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **2**)
175 +
176 +(% style="list-style-type:circle" %)
177 +* Die Eingabemaske wird angezeigt.
178 +
179 +(% start="2" %)
180 +1. Eingaben tätigen
181 +1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
182 +
183 +(% style="list-style-type:circle" %)
184 +* Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
185 +
221 221  (% class="box infomessage" %)
222 222  (((
223 -Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
224 -[[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
188 +**Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
189 +Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
225 225  )))
226 226  
192 += Schnellsuche =
227 227  
194 +(% style="float:right" %)
195 +[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
228 228  
229 -= Beziehungen =
197 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
198 +Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
199 +Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
200 +Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
201 +\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
230 230  
231 -xx
203 +* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
204 +* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
205 +* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
232 232  
233 -(Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
207 +(% style="float:right" %)
208 +[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
234 234  
235 -= E-Mail =
210 +Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
211 +nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
212 +Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
213 +Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
214 +Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
236 236  
237 237  xx
238 238  
218 +xx
239 239  
220 +xx
221 +
222 +
223 +
240 240  (% class="box infomessage" %)
241 241  (((
242 242  = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
image1.jpg
Author
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1 -XWiki.lhaedrich
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image2.jpg
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_inaktiv_setzen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktliste.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Mein_Desktop_Version1.2.png
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