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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -5,18 +5,22 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Mein Desktop =
8 += Das Modul Kontaktmanagement =
9 9  
10 -Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem Einloggen-Prozedere zeigt.
11 -[[image:NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png||height="334" style="float:left" width="651"]]
10 +[[image:Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png||alt="Menuepunkte_Uebersicht.png" height="583" style="float:left" width="493"]]
12 12  
13 -(% style="margin-left:auto; width:502.6px" %)
14 -|=(% style="width: 102px;" %)Nummer|=(% style="width: 398px;" %)Beschreibung
15 -|(% style="width:102px" %)**1**|(% style="width:398px" %)
16 -|(% style="width:102px" %)**2**|(% style="width:398px" %)
17 -|(% style="width:102px" %)**3**|(% style="width:398px" %)
18 -|(% style="width:102px" %)**4**|(% style="width:398px" %)
19 -|(% style="width:102px" %)**5**|(% style="width:398px" %)
12 +(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte werden alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kontakte in Form einer Liste dargestellt. Eine Neuanlage weiterer Kontakte ist hier ebenfalls möglich. Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
15 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
16 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt [[Beziehungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Beziehungen/]] bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
17 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/]]verwaltet man die E-Mails. Diese kann man hierüber beispielsweise einem Kontakt zuordnen. Zusätzlich ist hier auch die E-Mail-Anbindung möglich. Hierbei kann man das eigene E-Mail-Postfach von außerhalb in das b4-System importieren und nun auch von dort auf die Emails zugreifen.
18 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
19 +Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
20 +)))
21 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
22 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist. Ab Version 24.1 kann hier auch eine Auskunft über Organisationen, Haushalten und KK-Konten erfolgen.
23 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:911px" %)Hierüber lassen sich Kontakte via [[Excel-Import>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]]importieren.
20 20  
21 21  
22 22  
... ... @@ -27,234 +27,82 @@
27 27  
28 28  
29 29  
34 += Übersichtsliste aller Kontakte =
30 30  
36 +Mit dem Menüpunkt Kontakte gelangt man direkt zur Übersichtsliste der Kontakte. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
37 +
31 31  
39 +[[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="251" style="float:left" width="578"]]
32 32  
33 33  
34 34  
35 35  
36 -== Startansicht bei geöffnetem Kontakt ==
37 37  
38 -??
39 39  
40 -= Kontakte =
41 41  
42 -Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
47 +(% style="margin-left:auto; width:806px" %)
48 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 724px;" %)Beschreibung
49 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff **Suchen. **Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend.
50 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:724px" %)Hierüber legt man **Filter **fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will.
51 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter anwenden**, klickt man auf dieses **Häkchen**.
52 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter löschen**, dann klickt man auf dieses **X**.
53 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:724px" %)Hier wird die **Anzahl **der gefundenen **Datensätze **angegeben.
43 43  
44 -== Kontakttypen ==
45 -
46 -|= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 -Organisationsadresse
49 -
50 -Ansprechpartner
51 -)))|(((
52 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 -Beispiele einer Organisation sind:
54 -
55 -* Gewerblicher Betrieb
56 -* Verein
57 -)))
58 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
59 -Personenadresse
60 -
61 -Ansprechpartner
62 -
63 -Haushaltsmitglied
64 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
65 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
66 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
67 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
68 -Haushaltsadresse
69 -
70 -Haushaltsmitglied
71 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
72 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
73 -* Familie
74 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
75 -)))
76 -
77 -[[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
78 -
79 -**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
80 -Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
81 -Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
82 -Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
83 -
84 -== Kontakt erstellen ==
85 -
86 -1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
87 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
88 -[[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
89 -)))
90 -
91 -(% style="list-style-type:circle" %)
92 -* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
93 -
94 -(% start="2" %)
95 -1. Option **Kontakte **auswählen
96 -
97 -(% style="list-style-type:circle" %)
98 -* Die Option Kontakte wird geöffnet.
99 -
100 -(% start="3" %)
101 -1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
102 -
103 -(% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
105 -
106 -(% start="4" %)
107 -1. Option **Person **auswählen
108 -
109 -(% style="list-style-type:circle" %)
110 -* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
111 -
112 -(% start="5" %)
113 -1. Eingaben zur Person machen
114 -1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
115 -
116 -(% style="list-style-type:circle" %)
117 -* Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
118 -
119 119  (% class="box infomessage" %)
120 120  (((
121 -Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
57 +Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
58 +Alles zum Thema **Zusatzfelder **gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HZusatzfelder]].
122 122  )))
123 123  
124 -== Kontakt auswählen ==
125 125  
126 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
62 +xx
127 127  
128 -(% style="list-style-type:circle" %)
129 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
130 130  
131 -(% start="2" %)
132 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
133 133  
134 -(% style="list-style-type:circle" %)
135 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
136 136  
137 -(% start="3" %)
138 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
67 +xx
139 139  
140 -(% style="list-style-type:circle" %)
141 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
142 142  
143 -== Über Kontakte (Ansicht) ==
70 += Schnellsuche =
144 144  
145 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
72 +(% style="float:right" %)
73 +[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
146 146  
147 -(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
148 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
149 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
150 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
151 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
152 -**Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
153 -)))
154 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
155 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:
156 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)
157 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
158 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
159 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
75 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man nach Kontakten, Förderungen, Aktivitäten/Dokumente und auch noch Programmen suchen.
76 +Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
77 +\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
160 160  
161 -=== Kontakt bearbeiten ===
79 +* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
80 +* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
81 +* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
162 162  
163 -1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
83 +(% style="float:right" %)
84 +[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
164 164  
165 -(% style="list-style-type:circle" %)
166 -* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
86 +Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
87 +nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
88 +Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
89 +Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
90 +Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
167 167  
168 -(% start="2" %)
169 -1. Gewünschte Änderungen vornehmen
170 -1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
171 171  
172 -(% style="list-style-type:circle" %)
173 -* Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
93 +xx
174 174  
175 -=== Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
95 +Wenn man die Suchergebnisse, die aus der Schnellsuche resultieren, filtern, geht das über die Zeile **oberhalb **der Suchergebnisse.
96 +Hierzu klickt man auf den weißen Bereich und gibt ein, wonach man filtern möchte. Dabei kann man bezüglich aller vorhandenen Spalten und deren Angaben filtern.
97 +Je nach dem, in welchem Bereich des weißen Balkens man klickt, wird die jeweilige Spalte ausgewählt, nach der man dann filtert.
176 176  
177 -Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
99 +[[image:Schnellsuche.png||height="314" width="610"]]
178 178  
179 -* FiBu-Buchungskonto anzeigen
180 -* FiBu-Buchungskonto verknüpfen
181 -* Verknüpfung lösen
182 182  
183 -=== Übersicht der Bankverbindungen ===
184 184  
185 -==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
186 186  
187 -Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
188 188  
189 -* Land
190 -* Bankleitzahl
191 -* Bankname
192 -* Kontonummer
193 -* IBAN
194 -* BIC
195 -* Abweichender Kontoinhaber
196 -* Status
197 197  
198 -==== Neue Bankverbindung erstellen ====
199 -
200 -1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
201 -
202 -(% style="list-style-type:circle" %)
203 -* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
204 -
205 -(% start="2" %)
206 -1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
207 -
208 -(% style="list-style-type:circle" %)
209 -* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
210 -
211 -(% start="3" %)
212 -1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
213 -1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
214 -
215 -(% style="list-style-type:circle" %)
216 -* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
217 -
218 -
219 -
220 -
221 -
222 -
223 -
224 -
225 -
226 -
227 -(% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
228 -Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
229 -
230 -[[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
231 -
232 -(% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
233 -|=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
234 -|(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
235 -|(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
236 -|(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
237 -|(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
238 -
239 -(% class="box infomessage" %)
240 -(((
241 -Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
242 -[[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
243 -)))
244 -
245 -
246 -
247 -= Beziehungen =
248 -
249 249  xx
250 250  
251 -(Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
252 252  
253 -= E-Mail =
254 254  
255 -xx
256 -
257 -
258 258  (% class="box infomessage" %)
259 259  (((
260 260  = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
... ... @@ -263,6 +263,4 @@
263 263  Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
264 264  Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
265 265  Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
266 -...
267 -...
268 268  )))
image1.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -43.8 KB
Inhalt
image2.jpg
Author
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.lhaedrich
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +285.2 KB
Inhalt
Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +224.4 KB
Inhalt
Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontakte_inaktiv_setzen.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktliste.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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1 +345.8 KB
Inhalt
Kontaktliste_Eigenschaften.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Haushalt_Haushaltsmitglied.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png
Author
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktmanagement_Organisation_Ansprechpartner.png
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Inhalt
Mein_Desktop_Version1.2.png
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Inhalt
Menuepunkte_Uebersicht.png
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Inhalt
Schaerfegrad_bei_Suche.png
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Inhalt
Schnellsuche.png
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Inhalt
Schnellsuche_Fundort.png
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