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Änderungen von Dokument 010 - Modul Kontaktmanagement

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/02/27 10:52
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am 2024/07/22 12:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -5,19 +5,22 @@
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Mein Desktop =
8 += Das Modul Kontaktmanagement =
9 9  
10 -Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.
11 -Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.
12 -[[image:NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png||height="334" style="float:left" width="651"]]
10 +[[image:Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png||alt="Menuepunkte_Uebersicht.png" height="583" style="float:left" width="493"]]
13 13  
14 -(% style="margin-left:auto; width:502.6px" %)
15 -|=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 420px;" %)Beschreibung
16 -|(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:420px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.
17 -|(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:420px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
18 -|(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:420px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und Aktivitäten befinden sich hier.
19 -|(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:420px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.
20 -|(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:420px" %)Die Schnellsuche befindet sich hier.
12 +(% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 +|=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 +|(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte werden alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kontakte in Form einer Liste dargestellt. Eine Neuanlage weiterer Kontakte ist hier ebenfalls möglich. Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
15 +|(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
16 +|(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt [[Beziehungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Beziehungen/]] bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
17 +|(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/]] kann man das eigene E-Mail-Postfach von außerhalb in das b4-System importieren .Diese kann man einem Kontakt zuordnen.
18 +|(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
19 +Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
20 +)))
21 +|(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
22 +|(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist. Ab Version 24.1 kann hier auch eine Auskunft über Organisationen, Haushalten und KK-Konten erfolgen.
23 +|(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:911px" %)Hierüber lassen sich Kontakte via [[Excel-Import>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]]importieren.
21 21  
22 22  
23 23  
... ... @@ -32,24 +32,18 @@
32 32  
33 33  
34 34  
35 -== Startansicht bei geöffnetem Kontakt ==
36 36  
37 -Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
38 38  
39 -[[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="330" style="float:left" width="641"]]
40 40  
41 -(% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)
42 -|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
43 -|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)
44 -|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)
45 -|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)
46 -|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)
47 -|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)
48 48  
49 49  
50 50  
44 += Übersichtsliste aller Kontakte =
51 51  
46 +Mit dem Menüpunkt Kontakte gelangt man direkt zur Übersichtsliste der Kontakte. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
47 +
52 52  
49 +[[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="251" style="float:left" width="578"]]
53 53  
54 54  
55 55  
... ... @@ -57,233 +57,67 @@
57 57  
58 58  
59 59  
57 +(% style="margin-left:auto; width:806px" %)
58 +|=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 724px;" %)Beschreibung
59 +|(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff **Suchen. **Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend.
60 +|(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:724px" %)Hierüber legt man **Filter **fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will.
61 +|(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter anwenden**, klickt man auf dieses **Häkchen**.
62 +|(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter löschen**, dann klickt man auf dieses **X**.
63 +|(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:724px" %)Hier wird die **Anzahl **der gefundenen **Datensätze **angegeben.
60 60  
61 -
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -= Kontakte =
74 -
75 -Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
76 -
77 -== Kontakttypen ==
78 -
79 -|= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
80 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
81 -Organisationsadresse
82 -
83 -Ansprechpartner
84 -)))|(((
85 -Eine Organisation ist eine juristische Person.
86 -Beispiele einer Organisation sind:
87 -
88 -* Gewerblicher Betrieb
89 -* Verein
90 -)))
91 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
92 -Personenadresse
93 -
94 -Ansprechpartner
95 -
96 -Haushaltsmitglied
97 -)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
98 -Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
99 -Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
100 -|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
101 -Haushaltsadresse
102 -
103 -Haushaltsmitglied
104 -)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
105 -Beispiele eines Haushalts sind:(((
106 -* Familie
107 -* Personen, die in einer Gemeinschaft leben
108 -)))
109 -
110 -[[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
111 -
112 -**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
113 -Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
114 -Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
115 -Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
116 -
117 -== Kontakt erstellen ==
118 -
119 -1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
120 -(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
121 -[[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
122 -)))
123 -
124 -(% style="list-style-type:circle" %)
125 -* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
126 -
127 -(% start="2" %)
128 -1. Option **Kontakte **auswählen
129 -
130 -(% style="list-style-type:circle" %)
131 -* Die Option Kontakte wird geöffnet.
132 -
133 -(% start="3" %)
134 -1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
135 -
136 -(% style="list-style-type:circle" %)
137 -* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
138 -
139 -(% start="4" %)
140 -1. Option **Person **auswählen
141 -
142 -(% style="list-style-type:circle" %)
143 -* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
144 -
145 -(% start="5" %)
146 -1. Eingaben zur Person machen
147 -1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
148 -
149 -(% style="list-style-type:circle" %)
150 -* Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
151 -
152 152  (% class="box infomessage" %)
153 153  (((
154 -Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
67 +Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
68 +Alles zum Thema **Zusatzfelder **gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HZusatzfelder]].
155 155  )))
156 156  
157 -== Kontakt auswählen ==
158 158  
159 -1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
160 160  
161 -(% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
163 163  
164 -(% start="2" %)
165 -1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
166 166  
167 -(% style="list-style-type:circle" %)
168 -* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
169 169  
170 -(% start="3" %)
171 -1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
172 172  
173 -(% style="list-style-type:circle" %)
174 -* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
175 175  
176 -== Über Kontakte (Ansicht) ==
78 += Schnellsuche =
177 177  
178 -[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
80 +(% style="float:right" %)
81 +[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
179 179  
180 -(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
181 -|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
182 -|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
183 -|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
184 -|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
185 -**Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
186 -)))
187 -|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
188 -|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:
189 -|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)
190 -|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
191 -|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
192 -|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
83 +Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man nach Kontakten, Förderungen, Aktivitäten/Dokumente und auch noch Programmen suchen.
193 193  
194 -=== Kontakt bearbeiten ===
85 +Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
86 +Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
195 195  
196 -1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
88 +* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
89 +* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
90 +* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
197 197  
198 -(% style="list-style-type:circle" %)
199 -* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
92 +(% style="float:right" %)
93 +[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
200 200  
201 -(% start="2" %)
202 -1. Gewünschte Änderungen vornehmen
203 -1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
95 +Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
96 +nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
97 +Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
98 +Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
99 +Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
204 204  
205 -(% style="list-style-type:circle" %)
206 -* Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
207 207  
208 -=== Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
209 209  
210 -Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
103 +Wenn man die Suchergebnisse, die aus der Schnellsuche resultieren, filtern, geht das über die Zeile **oberhalb **der Suchergebnisse.
104 +Hierzu klickt man auf den weißen Bereich und gibt ein, wonach man filtern möchte. Dabei kann man bezüglich aller vorhandenen Spalten und deren Angaben filtern.
105 +Je nach dem, in welchem Bereich des weißen Balkens man klickt, wird die jeweilige Spalte ausgewählt, nach der man dann filtert.
211 211  
212 -* FiBu-Buchungskonto anzeigen
213 -* FiBu-Buchungskonto verknüpfen
214 -* Verknüpfung lösen
107 +[[image:Schnellsuche.png||height="314" width="610"]]
215 215  
216 -=== Übersicht der Bankverbindungen ===
217 217  
218 -==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
219 219  
220 -Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
221 221  
222 -* Land
223 -* Bankleitzahl
224 -* Bankname
225 -* Kontonummer
226 -* IBAN
227 -* BIC
228 -* Abweichender Kontoinhaber
229 -* Status
230 230  
231 -==== Neue Bankverbindung erstellen ====
232 232  
233 -1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
234 -
235 -(% style="list-style-type:circle" %)
236 -* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
237 -
238 -(% start="2" %)
239 -1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
240 -
241 -(% style="list-style-type:circle" %)
242 -* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
243 -
244 -(% start="3" %)
245 -1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
246 -1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
247 -
248 -(% style="list-style-type:circle" %)
249 -* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
250 -
251 -
252 -
253 -
254 -
255 -
256 -(% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
257 -Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
258 -
259 -[[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
260 -
261 -(% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
262 -|=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
263 -|(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
264 -|(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
265 -|(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
266 -|(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
267 -
268 -(% class="box infomessage" %)
269 -(((
270 -Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
271 -[[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
272 -)))
273 -
274 -
275 -
276 -= Beziehungen =
277 -
278 278  xx
279 279  
280 -(Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
281 281  
282 -= E-Mail =
283 283  
284 -xx
285 -
286 -
287 287  (% class="box infomessage" %)
288 288  (((
289 289  = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
... ... @@ -292,6 +292,4 @@
292 292  Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
293 293  Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
294 294  Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
295 -...
296 -...
297 297  )))
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Author
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1 -XWiki.lhaedrich
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1 -XWiki.lhaedrich
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Inhalt
Aktivitaetsvorlage_erstellen.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Anzeige_Zuwendungen_in_Kontakt_Desktop.png
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Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png
Author
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Einstellungen_Desktop_Kontaktmanagement.png
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Kontakte_inaktiv_setzen.png
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Kontaktliste.png
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1 +XWiki.MarcoBauer
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Inhalt
Kontaktliste_Eigenschaften.png
Author
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