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Version 101.1 von Marco Bauer am 2023/09/01 19:48
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Mein Desktop =
9
10 Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.
11 Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.
12 [[image:NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png||height="334" style="float:left" width="651"]]
13
14 (% style="margin-left:auto; width:502.6px" %)
15 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 420px;" %)Beschreibung
16 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:420px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.
17 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:420px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
18 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:420px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Aktivit%C3%A4ten/]]befinden sich hier.
19 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:420px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.
20 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:420px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
21
22 == Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt ==
23
24 Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
25
26 [[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="333" style="float:left" width="647"]]
27
28 (% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)
29 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
30 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
31 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.
32 Ferner sind weitere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCberKontakte28Ansicht29]]hinzugekommen.
33 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.
34 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.
35 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
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40 = Kontakte =
41
42 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
43
44 == Kontakttypen ==
45
46 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
47 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
48 Organisationsadresse
49
50 Ansprechpartner
51 )))|(((
52 Eine Organisation ist eine juristische Person.
53 Beispiele einer Organisation sind:
54
55 * Gewerblicher Betrieb
56 * Verein
57 )))
58 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
59 Personenadresse
60
61 Ansprechpartner
62
63 Haushaltsmitglied
64 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
65 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
66 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
67 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
68 Haushaltsadresse
69
70 Haushaltsmitglied
71 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
72 Beispiele eines Haushalts sind:(((
73 * Familie
74 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
75 )))
76
77 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
78
79 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
80 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
81 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
82 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
83
84 == Kontakt erstellen ==
85
86 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
87 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
88 [[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
89 )))
90
91 (% style="list-style-type:circle" %)
92 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
93
94 (% start="2" %)
95 1. Option **Kontakte **auswählen
96
97 (% style="list-style-type:circle" %)
98 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
99
100 (% start="3" %)
101 1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
102
103 (% style="list-style-type:circle" %)
104 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
105
106 (% start="4" %)
107 1. Option **Person **auswählen
108
109 (% style="list-style-type:circle" %)
110 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
111
112 (% start="5" %)
113 1. Eingaben zur Person machen
114 1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
115
116 (% style="list-style-type:circle" %)
117 * Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
118
119 (% class="box infomessage" %)
120 (((
121 Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
122 )))
123
124 == Kontakt auswählen ==
125
126 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
127
128 (% style="list-style-type:circle" %)
129 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
130
131 (% start="2" %)
132 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
133
134 (% style="list-style-type:circle" %)
135 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
136
137 (% start="3" %)
138 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
142
143 == Über Kontakte (Ansicht) ==
144
145 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
146
147 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
148 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
149 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
150 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
151 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
152 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
153 )))
154 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
155 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:
156 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)
157 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
158 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
159 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
160
161 === Kontaktliste ===
162
163 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
164 Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
165 Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
166 Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
167
168 Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren.
169
170
171
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173
174
175 (% class="box infomessage" %)
176 (((
177 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
178 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
179 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
180 )))
181
182
183 === Kontakt bearbeiten ===
184
185 1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
186
187 (% style="list-style-type:circle" %)
188 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
189
190 (% start="2" %)
191 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
192 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
196
197 === Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
198
199 (% style="float:right" %)
200 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
201
202 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
203 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
204
205 (% style="list-style-type:circle" %)
206 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
207 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
208
209 (% start="3" %)
210 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
211
212 (% style="list-style-type:circle" %)
213 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
214
215 (% start="4" %)
216 1. Gewünschten Namen eingeben
217 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
221
222 (% start="6" %)
223 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
224
225 (% style="list-style-type:circle" %)
226 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
227
228 (% start="7" %)
229 1. **Beziehungstyp **auswählen
230 1. **Beschreibung **angeben
231 1. **Status **aktiv setzen
232 1. Auf Button **OK **klicken
233
234 (% style="list-style-type:circle" %)
235 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
236
237 === Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
238
239 Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
240
241 * FiBu-Buchungskonto anzeigen
242 * FiBu-Buchungskonto verknüpfen
243 * Verknüpfung lösen
244
245 === Übersicht der Bankverbindungen ===
246
247 ==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
248
249 Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
250
251 * Land
252 * Bankleitzahl
253 * Bankname
254 * Kontonummer
255 * IBAN
256 * BIC
257 * Abweichender Kontoinhaber
258 * Status
259
260 ==== Neue Bankverbindung erstellen ====
261
262 1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
263
264 (% style="list-style-type:circle" %)
265 * Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
266
267 (% start="2" %)
268 1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
272
273 (% start="3" %)
274 1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
275 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
276
277 (% style="list-style-type:circle" %)
278 * Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
279
280 = Schnellsuche =
281
282 (% style="float:right" %)
283 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
284
285 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
286 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
287 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
288 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
289 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
290
291 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
292 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
293 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
294
295 (% style="float:right" %)
296 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
297
298 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
299 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
300 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
301 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
302 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
303
304 xx
305
306 xx
307
308 xx
309
310 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
311
312 (% style="float:right" %)
313 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="275" width="486"]]
314
315 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben
316
317 (% style="list-style-type:circle" %)
318 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
319
320 (% start="2" %)
321 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
322
323 (% style="list-style-type:circle" %)
324 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
325
326 (% start="3" %)
327 1. **+** Symbol rechts unten auswählen
328
329 (% style="list-style-type:circle" %)
330 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
331
332 (% start="4" %)
333 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
334 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
335
336 (% style="list-style-type:circle" %)
337 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
338
339 (% start="6" %)
340 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
341 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
342
343 (% style="list-style-type:circle" %)
344 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
345
346 xx
347
348 xx
349
350 xx
351
352
353
354 (% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
355 Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
356
357 [[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
358
359 (% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
360 |=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
361 |(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
362 |(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
363 |(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
364 |(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
365
366 (% class="box infomessage" %)
367 (((
368 Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
369 [[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
370 )))
371
372
373
374 = Beziehungen =
375
376 xx
377
378 (Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
379
380 = E-Mail =
381
382 xx
383
384
385 (% class="box infomessage" %)
386 (((
387 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
388
389 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
390 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
391 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
392 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
393 ...
394 ...
395 )))