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Version 102.1 von Marco Bauer am 2023/09/05 09:49
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1 (% class="box" %)
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3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Mein Desktop =
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10 Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.
11 Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.
12 [[image:NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png||height="334" style="float:left" width="651"]]
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14 (% style="margin-left:auto; width:502.6px" %)
15 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 420px;" %)Beschreibung
16 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:420px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.
17 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:420px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
18 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:420px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Aktivit%C3%A4ten/]]befinden sich hier.
19 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:420px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.
20 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:420px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
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34 == Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt ==
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36 Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
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38 [[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="333" style="float:left" width="647"]]
39
40 (% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)
41 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
42 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
43 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.
44 Ferner sind weitere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCberKontakte28Ansicht29]]hinzugekommen.
45 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.
46 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.
47 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
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51 = Kontakte =
52
53 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
54
55 == Kontakttypen ==
56
57 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
58 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
59 Organisationsadresse
60
61 Ansprechpartner
62 )))|(((
63 Eine Organisation ist eine juristische Person.
64 Beispiele einer Organisation sind:
65
66 * Gewerblicher Betrieb
67 * Verein
68 )))
69 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
70 Personenadresse
71
72 Ansprechpartner
73
74 Haushaltsmitglied
75 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
76 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
77 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
78 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
79 Haushaltsadresse
80
81 Haushaltsmitglied
82 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
83 Beispiele eines Haushalts sind:(((
84 * Familie
85 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
86 )))
87
88 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
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90 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
91 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
92 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
93 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
94
95 == Kontakt erstellen ==
96
97 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
98 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
99 [[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
100 )))
101
102 (% style="list-style-type:circle" %)
103 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
104
105 (% start="2" %)
106 1. Option **Kontakte **auswählen
107
108 (% style="list-style-type:circle" %)
109 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
110
111 (% start="3" %)
112 1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
113
114 (% style="list-style-type:circle" %)
115 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
116
117 (% start="4" %)
118 1. Option **Person **auswählen
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120 (% style="list-style-type:circle" %)
121 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
122
123 (% start="5" %)
124 1. Eingaben zur Person machen
125 1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
126
127 (% style="list-style-type:circle" %)
128 * Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
129
130 (% class="box infomessage" %)
131 (((
132 Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
133 )))
134
135 == Kontakt auswählen ==
136
137 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
138
139 (% style="list-style-type:circle" %)
140 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
141
142 (% start="2" %)
143 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
144
145 (% style="list-style-type:circle" %)
146 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
147
148 (% start="3" %)
149 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
153
154 == Über Kontakte (Ansicht) ==
155
156 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
157
158 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
159 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
160 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
161 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
162 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
163 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
164 )))
165 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
166 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:
167 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)
168 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
169 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
170 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
171
172 === Kontaktliste ===
173
174 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
175 Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
176 Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
177 Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
178
179 Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
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185
186 (% class="box infomessage" %)
187 (((
188 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
189 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
190 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
191 )))
192
193
194 === Kontakt bearbeiten ===
195
196 1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
197
198 (% style="list-style-type:circle" %)
199 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
200
201 (% start="2" %)
202 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
203 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
204
205 (% style="list-style-type:circle" %)
206 * Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
207
208 === Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
209
210 (% style="float:right" %)
211 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
212
213 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
214 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
215
216 (% style="list-style-type:circle" %)
217 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
218 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
219
220 (% start="3" %)
221 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
225
226 (% start="4" %)
227 1. Gewünschten Namen eingeben
228 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
229
230 (% style="list-style-type:circle" %)
231 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
232
233 (% start="6" %)
234 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
235
236 (% style="list-style-type:circle" %)
237 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
238
239 (% start="7" %)
240 1. **Beziehungstyp **auswählen
241 1. **Beschreibung **angeben
242 1. **Status **aktiv setzen
243 1. Auf Button **OK **klicken
244
245 (% style="list-style-type:circle" %)
246 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
247
248 === Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
249
250 Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
251
252 * FiBu-Buchungskonto anzeigen
253 * FiBu-Buchungskonto verknüpfen
254 * Verknüpfung lösen
255
256 === Übersicht der Bankverbindungen ===
257
258 ==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
259
260 Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
261
262 * Land
263 * Bankleitzahl
264 * Bankname
265 * Kontonummer
266 * IBAN
267 * BIC
268 * Abweichender Kontoinhaber
269 * Status
270
271 ==== Neue Bankverbindung erstellen ====
272
273 1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
274
275 (% style="list-style-type:circle" %)
276 * Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
277
278 (% start="2" %)
279 1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
280
281 (% style="list-style-type:circle" %)
282 * Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
283
284 (% start="3" %)
285 1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
286 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
287
288 (% style="list-style-type:circle" %)
289 * Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
290
291 = Schnellsuche =
292
293 (% style="float:right" %)
294 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
295
296 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
297 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
298 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
299 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
300 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
301
302 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
303 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
304 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
305
306 (% style="float:right" %)
307 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
308
309 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
310 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
311 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
312 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
313 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
314
315 xx
316
317 xx
318
319 xx
320
321 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
322
323 (% style="float:right" %)
324 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="275" width="486"]]
325
326 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben
327
328 (% style="list-style-type:circle" %)
329 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
330
331 (% start="2" %)
332 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
333
334 (% style="list-style-type:circle" %)
335 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
336
337 (% start="3" %)
338 1. **+** Symbol rechts unten auswählen
339
340 (% style="list-style-type:circle" %)
341 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
342
343 (% start="4" %)
344 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
345 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
346
347 (% style="list-style-type:circle" %)
348 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
349
350 (% start="6" %)
351 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
352 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
353
354 (% style="list-style-type:circle" %)
355 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
356
357 xx
358
359 xx
360
361 xx
362
363
364
365 (% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
366 Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
367
368 [[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
369
370 (% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
371 |=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
372 |(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
373 |(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
374 |(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
375 |(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
376
377 (% class="box infomessage" %)
378 (((
379 Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
380 [[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
381 )))
382
383
384
385
386
387 (% class="box infomessage" %)
388 (((
389 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
390
391 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
392 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
393 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
394 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
395 ...
396 ...
397 )))