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Version 103.1 von Marco Bauer am 2023/09/05 10:48
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Mein Desktop =
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10 Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.
11 Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.
12 [[image:NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png||height="334" style="float:left" width="651"]]
13
14 (% style="margin-left:auto; width:502.6px" %)
15 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 420px;" %)Beschreibung
16 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:420px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.
17 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:420px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
18 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:420px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Aktivit%C3%A4ten/]]befinden sich hier.
19 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:420px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.
20 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:420px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
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33 == Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt ==
34
35 Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
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37 [[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="333" style="float:left" width="647"]]
38
39 (% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)
40 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
41 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
42 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.
43 Ferner sind weitere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCberKontakte28Ansicht29]]hinzugekommen.
44 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.
45 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.
46 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
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49 = Kontakte =
50
51 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
52
53 == Kontakttypen ==
54
55 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
56 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
57 Organisationsadresse
58
59 Ansprechpartner
60 )))|(((
61 Eine Organisation ist eine juristische Person.
62 Beispiele einer Organisation sind:
63
64 * Gewerblicher Betrieb
65 * Verein
66 )))
67 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
68 Personenadresse
69
70 Ansprechpartner
71
72 Haushaltsmitglied
73 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
74 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
75 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
76 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
77 Haushaltsadresse
78
79 Haushaltsmitglied
80 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
81 Beispiele eines Haushalts sind:(((
82 * Familie
83 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
84 )))
85
86 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
87
88 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
89 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
90 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
91 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
92
93 == Kontakt erstellen ==
94
95 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
96 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
97 [[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
98 )))
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
102
103 (% start="2" %)
104 1. Option **Kontakte **auswählen
105
106 (% style="list-style-type:circle" %)
107 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
108
109 (% start="3" %)
110 1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
111
112 (% style="list-style-type:circle" %)
113 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
114
115 (% start="4" %)
116 1. Option **Person **auswählen
117
118 (% style="list-style-type:circle" %)
119 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
120
121 (% start="5" %)
122 1. Eingaben zur Person machen
123 1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
124
125 (% style="list-style-type:circle" %)
126 * Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
127
128 (% class="box infomessage" %)
129 (((
130 Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
131 )))
132
133 == Kontakt auswählen ==
134
135 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
139
140 (% start="2" %)
141 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
145
146 (% start="3" %)
147 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
148
149 (% style="list-style-type:circle" %)
150 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
151
152 == Über Kontakte (Ansicht) ==
153
154 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
155
156 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
157 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
158 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
159 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
160 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
161 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
162 Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
163 )))
164 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
165 **Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
166 Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
167 )))
168 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
169 Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
170 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
171 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
172 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
173 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
174
175 === Kontaktliste ===
176
177 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
178 Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
179 Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
180 Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
181
182 Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
183
184
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186
187
188
189 (% class="box infomessage" %)
190 (((
191 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
192 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
193 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
194 )))
195
196
197 === Kontakt bearbeiten ===
198
199 1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
200
201 (% style="list-style-type:circle" %)
202 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
203
204 (% start="2" %)
205 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
206 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
207
208 (% style="list-style-type:circle" %)
209 * Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
210
211 === Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
212
213 (% style="float:right" %)
214 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
215
216 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
217 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
218
219 (% style="list-style-type:circle" %)
220 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
221 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
222
223 (% start="3" %)
224 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
225
226 (% style="list-style-type:circle" %)
227 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
228
229 (% start="4" %)
230 1. Gewünschten Namen eingeben
231 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
232
233 (% style="list-style-type:circle" %)
234 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
235
236 (% start="6" %)
237 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
238
239 (% style="list-style-type:circle" %)
240 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
241
242 (% start="7" %)
243 1. **Beziehungstyp **auswählen
244 1. **Beschreibung **angeben
245 1. **Status **aktiv setzen
246 1. Auf Button **OK **klicken
247
248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
250
251 === Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
252
253 Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
254
255 * FiBu-Buchungskonto anzeigen
256 * FiBu-Buchungskonto verknüpfen
257 * Verknüpfung lösen
258
259 === Übersicht der Bankverbindungen ===
260
261 ==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
262
263 Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
264
265 * Land
266 * Bankleitzahl
267 * Bankname
268 * Kontonummer
269 * IBAN
270 * BIC
271 * Abweichender Kontoinhaber
272 * Status
273
274 ==== Neue Bankverbindung erstellen ====
275
276 1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
277
278 (% style="list-style-type:circle" %)
279 * Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
280
281 (% start="2" %)
282 1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
283
284 (% style="list-style-type:circle" %)
285 * Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
286
287 (% start="3" %)
288 1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
289 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
290
291 (% style="list-style-type:circle" %)
292 * Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
293
294 = Schnellsuche =
295
296 (% style="float:right" %)
297 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
298
299 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
300 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
301 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
302 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
303 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
304
305 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
306 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
307 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
308
309 (% style="float:right" %)
310 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
311
312 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
313 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
314 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
315 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
316 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
317
318 xx
319
320 xx
321
322 xx
323
324 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
325
326 (% style="float:right" %)
327 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="275" width="486"]]
328
329 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben
330
331 (% style="list-style-type:circle" %)
332 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
333
334 (% start="2" %)
335 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
336
337 (% style="list-style-type:circle" %)
338 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
339
340 (% start="3" %)
341 1. **+** Symbol rechts unten auswählen
342
343 (% style="list-style-type:circle" %)
344 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
345
346 (% start="4" %)
347 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
348 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
349
350 (% style="list-style-type:circle" %)
351 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
352
353 (% start="6" %)
354 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
355 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
356
357 (% style="list-style-type:circle" %)
358 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
359
360 xx
361
362 xx
363
364 xx
365
366
367
368 (% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
369 Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
370
371 [[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
372
373 (% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
374 |=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
375 |(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
376 |(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
377 |(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
378 |(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
379
380 (% class="box infomessage" %)
381 (((
382 Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
383 [[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
384 )))
385
386
387
388
389
390 (% class="box infomessage" %)
391 (((
392 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
393
394 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
395 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
396 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
397 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
398 ...
399 ...
400 )))