Zum Inhalt springen
Version 104.1 von Marco Bauer am 2023/09/05 16:34
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Mein Desktop =
9
10 Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.
11 Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.
12 [[image:NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png||height="334" style="float:left" width="651"]]
13
14 (% style="margin-left:auto; width:502.6px" %)
15 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 420px;" %)Beschreibung
16 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:420px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.
17 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:420px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
18 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:420px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Aktivit%C3%A4ten/]]befinden sich hier.
19 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:420px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.
20 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:420px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32 == Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt ==
33
34 Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
35
36 [[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="333" style="float:left" width="647"]]
37
38 (% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)
39 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
40 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
41 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.
42 Ferner sind weitere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCberKontakte28Ansicht29]]hinzugekommen.
43 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.
44 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.
45 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
46
47 = Kontakte =
48
49 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
50
51 == Kontakttypen ==
52
53 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
54 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
55 Organisationsadresse
56
57 Ansprechpartner
58 )))|(((
59 Eine Organisation ist eine juristische Person.
60 Beispiele einer Organisation sind:
61
62 * Gewerblicher Betrieb
63 * Verein
64 )))
65 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
66 Personenadresse
67
68 Ansprechpartner
69
70 Haushaltsmitglied
71 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
72 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
73 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
74 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
75 Haushaltsadresse
76
77 Haushaltsmitglied
78 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
79 Beispiele eines Haushalts sind:(((
80 * Familie
81 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
82 )))
83
84 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
85
86 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
87 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
88 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
89 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
90
91 == Kontakt erstellen ==
92
93 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
94 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
95 [[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
96 )))
97
98 (% style="list-style-type:circle" %)
99 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
100
101 (% start="2" %)
102 1. Option **Kontakte **auswählen
103
104 (% style="list-style-type:circle" %)
105 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
106
107 (% start="3" %)
108 1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
109
110 (% style="list-style-type:circle" %)
111 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
112
113 (% start="4" %)
114 1. Option **Person **auswählen
115
116 (% style="list-style-type:circle" %)
117 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
118
119 (% start="5" %)
120 1. Eingaben zur Person machen
121 1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
122
123 (% style="list-style-type:circle" %)
124 * Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
125
126 (% class="box infomessage" %)
127 (((
128 Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
129 )))
130
131 == Kontakt auswählen ==
132
133 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
134
135 (% style="list-style-type:circle" %)
136 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
137
138 (% start="2" %)
139 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
140
141 (% style="list-style-type:circle" %)
142 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
143
144 (% start="3" %)
145 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
149
150 == Über Kontakte (Ansicht) ==
151
152 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
153
154 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
155 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
156 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
157 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
158 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
159 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
160 Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
161 )))
162 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
163 **Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
164 Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
165 )))
166 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
167 Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
168 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
169 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
170 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
171 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
172
173 === Kontaktliste ===
174
175 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
176 Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
177 Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
178 Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
179
180 Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
181
182
183
184
185
186
187 (% class="box infomessage" %)
188 (((
189 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
190 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
191 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
192 )))
193
194
195 === Kontakt bearbeiten ===
196
197 1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
198
199 (% style="list-style-type:circle" %)
200 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
201
202 (% start="2" %)
203 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
204 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
205
206 (% style="list-style-type:circle" %)
207 * Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
208
209 === Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
210
211 (% style="float:right" %)
212 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
213
214 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
215 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
216
217 (% style="list-style-type:circle" %)
218 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
219 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
220
221 (% start="3" %)
222 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
223
224 (% style="list-style-type:circle" %)
225 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
226
227 (% start="4" %)
228 1. Gewünschten Namen eingeben
229 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
233
234 (% start="6" %)
235 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
236
237 (% style="list-style-type:circle" %)
238 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
239
240 (% start="7" %)
241 1. **Beziehungstyp **auswählen
242 1. **Beschreibung **angeben
243 1. **Status **aktiv setzen
244 1. Auf Button **OK **klicken
245
246 (% style="list-style-type:circle" %)
247 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
248
249 === Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
250
251 Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
252
253 * FiBu-Buchungskonto anzeigen
254 * FiBu-Buchungskonto verknüpfen
255 * Verknüpfung lösen
256
257 === Übersicht der Bankverbindungen ===
258
259 ==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
260
261 Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
262
263 * Land
264 * Bankleitzahl
265 * Bankname
266 * Kontonummer
267 * IBAN
268 * BIC
269 * Abweichender Kontoinhaber
270 * Status
271
272 ==== Neue Bankverbindung erstellen ====
273
274 1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
275
276 (% style="list-style-type:circle" %)
277 * Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
278
279 (% start="2" %)
280 1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
281
282 (% style="list-style-type:circle" %)
283 * Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
284
285 (% start="3" %)
286 1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
287 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
288
289 (% style="list-style-type:circle" %)
290 * Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
291
292 = Schnellsuche =
293
294 (% style="float:right" %)
295 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
296
297 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
298 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
299 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
300 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
301 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
302
303 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
304 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
305 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
306
307 (% style="float:right" %)
308 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
309
310 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
311 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
312 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
313 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
314 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
315
316 xx
317
318 xx
319
320 xx
321
322 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
323
324 (% style="float:right" %)
325 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="275" width="486"]]
326
327 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben
328
329 (% style="list-style-type:circle" %)
330 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
331
332 (% start="2" %)
333 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
334
335 (% style="list-style-type:circle" %)
336 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
337
338 (% start="3" %)
339 1. **+** Symbol rechts unten auswählen
340
341 (% style="list-style-type:circle" %)
342 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
343
344 (% start="4" %)
345 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
346 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
347
348 (% style="list-style-type:circle" %)
349 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
350
351 (% start="6" %)
352 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
353 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
354
355 (% style="list-style-type:circle" %)
356 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
357
358 xx
359
360 xx
361
362 xx
363
364
365
366 (% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
367 Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
368
369 [[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
370
371 (% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
372 |=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
373 |(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
374 |(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
375 |(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
376 |(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
377
378 (% class="box infomessage" %)
379 (((
380 Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
381 [[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
382 )))
383
384
385
386
387
388 (% class="box infomessage" %)
389 (((
390 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
391
392 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
393 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
394 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
395 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
396 ...
397 ...
398 )))