Version 105.1 von Marco Bauer am 2023/09/18 14:16

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1 (% class="box" %)
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3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Mein Desktop =
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10 Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.
11 Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.
12
13 [[image:Mein_Desktop_Version1.2.png||height="346" style="float:left" width="672"]]
14
15 (% style="margin-left:auto; width:481.6px" %)
16 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 405px;" %)Beschreibung
17 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:405px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.
18 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:405px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
19 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:405px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Aktivit%C3%A4ten/]]befinden sich hier.
20 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:405px" %)Hierüber filtert man, welche Aktivitäten angezeigt werden, deren **Wiedervorlage bis** zu einem bestimmten Zeitpunkt geht. Das kann das aktuelle Datum, aber auch über einen Zeitraum von Monaten hinaus sein.
21 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:405px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.
22 |(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:405px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
23 |(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:405px" %)Hier geht zu den __Einstellungen __des Desktops.
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56 == Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt ==
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58 Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
59
60 [[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="333" style="float:left" width="647"]]
61
62 (% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)
63 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
64 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
65 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.
66 Ferner sind weitere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCberKontakte28Ansicht29]]hinzugekommen.
67 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.
68 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.
69 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
70
71 = Kontakte =
72
73 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
74
75 == Kontakttypen ==
76
77 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
78 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
79 Organisationsadresse
80
81 Ansprechpartner
82 )))|(((
83 Eine Organisation ist eine juristische Person.
84 Beispiele einer Organisation sind:
85
86 * Gewerblicher Betrieb
87 * Verein
88 )))
89 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
90 Personenadresse
91
92 Ansprechpartner
93
94 Haushaltsmitglied
95 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
96 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
97 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
98 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
99 Haushaltsadresse
100
101 Haushaltsmitglied
102 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
103 Beispiele eines Haushalts sind:(((
104 * Familie
105 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
106 )))
107
108 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
109
110 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
111 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
112 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
113 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
114
115 == Kontakt erstellen ==
116
117 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
118 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
119 [[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
120 )))
121
122 (% style="list-style-type:circle" %)
123 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
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125 (% start="2" %)
126 1. Option **Kontakte **auswählen
127
128 (% style="list-style-type:circle" %)
129 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
130
131 (% start="3" %)
132 1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
133
134 (% style="list-style-type:circle" %)
135 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
136
137 (% start="4" %)
138 1. Option **Person **auswählen
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140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
142
143 (% start="5" %)
144 1. Eingaben zur Person machen
145 1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
146
147 (% style="list-style-type:circle" %)
148 * Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
149
150 (% class="box infomessage" %)
151 (((
152 Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
153 )))
154
155 == Kontakt auswählen ==
156
157 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
158
159 (% style="list-style-type:circle" %)
160 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
161
162 (% start="2" %)
163 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
164
165 (% style="list-style-type:circle" %)
166 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
167
168 (% start="3" %)
169 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
170
171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
173
174 == Über Kontakte (Ansicht) ==
175
176 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
177
178 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
179 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
180 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
181 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
182 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
183 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
184 Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
185 )))
186 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
187 **Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
188 Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
189 )))
190 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
191 Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
192 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
193 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
194 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
195 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
196
197 === Kontaktliste ===
198
199 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
200 Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
201 Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
202 Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
203
204 Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
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211 (% class="box infomessage" %)
212 (((
213 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
214 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
215 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
216 )))
217
218
219 === Kontakt bearbeiten ===
220
221 1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
225
226 (% start="2" %)
227 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
228 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
229
230 (% style="list-style-type:circle" %)
231 * Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
232
233 === Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
234
235 (% style="float:right" %)
236 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
237
238 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
239 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
240
241 (% style="list-style-type:circle" %)
242 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
243 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
244
245 (% start="3" %)
246 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
247
248 (% style="list-style-type:circle" %)
249 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
250
251 (% start="4" %)
252 1. Gewünschten Namen eingeben
253 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
254
255 (% style="list-style-type:circle" %)
256 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
257
258 (% start="6" %)
259 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
260
261 (% style="list-style-type:circle" %)
262 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
263
264 (% start="7" %)
265 1. **Beziehungstyp **auswählen
266 1. **Beschreibung **angeben
267 1. **Status **aktiv setzen
268 1. Auf Button **OK **klicken
269
270 (% style="list-style-type:circle" %)
271 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
272
273 === Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
274
275 Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
276
277 * FiBu-Buchungskonto anzeigen
278 * FiBu-Buchungskonto verknüpfen
279 * Verknüpfung lösen
280
281 === Übersicht der Bankverbindungen ===
282
283 ==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
284
285 Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
286
287 * Land
288 * Bankleitzahl
289 * Bankname
290 * Kontonummer
291 * IBAN
292 * BIC
293 * Abweichender Kontoinhaber
294 * Status
295
296 ==== Neue Bankverbindung erstellen ====
297
298 1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
299
300 (% style="list-style-type:circle" %)
301 * Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
302
303 (% start="2" %)
304 1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
305
306 (% style="list-style-type:circle" %)
307 * Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
308
309 (% start="3" %)
310 1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
311 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
312
313 (% style="list-style-type:circle" %)
314 * Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
315
316 = Schnellsuche =
317
318 (% style="float:right" %)
319 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
320
321 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
322 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
323 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
324 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
325 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
326
327 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
328 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
329 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
330
331 (% style="float:right" %)
332 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
333
334 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
335 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
336 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
337 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
338 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
339
340 xx
341
342 xx
343
344 xx
345
346 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
347
348 (% style="float:right" %)
349 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="275" width="486"]]
350
351 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben
352
353 (% style="list-style-type:circle" %)
354 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
355
356 (% start="2" %)
357 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
358
359 (% style="list-style-type:circle" %)
360 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
361
362 (% start="3" %)
363 1. **+** Symbol rechts unten auswählen
364
365 (% style="list-style-type:circle" %)
366 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
367
368 (% start="4" %)
369 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
370 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
371
372 (% style="list-style-type:circle" %)
373 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
374
375 (% start="6" %)
376 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
377 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
378
379 (% style="list-style-type:circle" %)
380 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
381
382 xx
383
384 xx
385
386 xx
387
388
389
390 (% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
391 Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
392
393 [[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
394
395 (% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
396 |=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
397 |(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
398 |(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
399 |(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
400 |(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
401
402 (% class="box infomessage" %)
403 (((
404 Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
405 [[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
406 )))
407
408
409
410
411
412 (% class="box infomessage" %)
413 (((
414 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
415
416 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
417 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
418 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
419 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
420 ...
421 ...
422 )))