010 - Modul Kontaktmanagement

1

(% class="box" %)

2

(((

3

**010 - Modul Kontaktmanagement**

)))

= Mein Desktop =

Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.

11

Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.

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13

[[image:Mein_Desktop_Version1.2.png||height="346" style="float:left" width="672"]]

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15

(% style="margin-left:auto; width:481.6px" %)

16

|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 405px;" %)Beschreibung

17

|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:405px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.

18

|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:405px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.

19

|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:405px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Aktivit%C3%A4ten/]]befinden sich hier.

20

|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:405px" %)Hierüber filtert man, welche Aktivitäten angezeigt werden, deren **Wiedervorlage bis** zu einem bestimmten Zeitpunkt geht. Das kann das aktuelle Datum, aber auch über einen Zeitraum von Monaten hinaus sein.

21

|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:405px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.

22

|(% style="width:74px" %)**6**|(% style="width:405px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.

23

|(% style="width:74px" %)**7**|(% style="width:405px" %)Hier geht zu den __Einstellungen __des Desktops.

== Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt ==

56

57

Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:

58

59

[[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="333" style="float:left" width="647"]]

60

61

(% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)

62

|=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung

63

|(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.

64

|(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.

65

Ferner sind weitere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCberKontakte28Ansicht29]]hinzugekommen.

66

|(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.

67

|(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.

68

|(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.

[[image:Kontakte_inaktiv_setzen.png||height="171" style="float:right" width="672"]]

83

84

(% class="wikigeneratedid" %)

85

== Auch (inaktive) Kontakte anzeigen lassen ==

86

87

Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man den Menüpunkt

88

Auch inaktive anzeigen. Indem man das Häkchen an dieser Stelle setzt oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die inaktiven Kontakte ein- oder ausblenden.

89

Inaktive Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der roten Schrift zu erkennen.

= Kontakte =

Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.

== Kontakttypen ==

|= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung

99

|[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((

Organisationsadresse

Ansprechpartner

)))|(((

Eine Organisation ist eine juristische Person.

105

Beispiele einer Organisation sind:

106

107

* Gewerblicher Betrieb

108

* Verein

109

)))

110

|[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((

Personenadresse

Ansprechpartner

Haushaltsmitglied

)))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.

117

Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.

118

Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.

119

|[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((

Haushaltsadresse

Haushaltsmitglied

)))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.

124

Beispiele eines Haushalts sind:(((

125

* Familie

126

* Personen, die in einer Gemeinschaft leben

127

)))

128

129

[[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]

130

131

**Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**

132

Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).

133

Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.

134

Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**

135

136

== Kontakt erstellen ==

137

138

1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((

139

(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)

140

[[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]

141

)))

142

143

(% style="list-style-type:circle" %)

144

* Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.

145

146

(% start="2" %)

147

1. Option **Kontakte **auswählen

148

149

(% style="list-style-type:circle" %)

150

* Die Option Kontakte wird geöffnet.

151

152

(% start="3" %)

153

1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken

154

155

(% style="list-style-type:circle" %)

156

* Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

157

158

(% start="4" %)

159

1. Option **Person **auswählen

160

161

(% style="list-style-type:circle" %)

162

* Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.

163

164

(% start="5" %)

165

1. Eingaben zur Person machen

166

1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken

167

168

(% style="list-style-type:circle" %)

169

* Ein neuer Kontakt wurde erstellt.

170

171

(% class="box infomessage" %)

172

(((

173

Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.

174

)))

175

176

== Kontakt auswählen ==

177

178

1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken

179

180

(% style="list-style-type:circle" %)

181

* Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.

182

183

(% start="2" %)

184

1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen

185

186

(% style="list-style-type:circle" %)

187

* Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.

188

189

(% start="3" %)

190

1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**

191

192

(% style="list-style-type:circle" %)

193

* Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.

194

195

== Über Kontakte (Ansicht) ==

196

197

[[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]

198

199

(% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)

200

|=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung

201

|(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])

202

|(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:

203

|(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((

204

**Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])

205

Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.

206

)))

207

|(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((

208

**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])

209

Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.

210

)))

211

|(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:

212

Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.

213

|(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.

214

|(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])

215

|(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])

216

|(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar

=== Kontaktliste ===

Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet.

221

Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.

222

Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.

223

Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.

224

225

Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.

(% class="box infomessage" %)

233

(((

234

Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.

235

Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.

236

Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.

)))

=== Kontakt bearbeiten ===

241

242

1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken

243

244

(% style="list-style-type:circle" %)

245

* Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

246

247

(% start="2" %)

248

1. Gewünschte Änderungen vornehmen

249

1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken

250

251

(% style="list-style-type:circle" %)

252

* Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.

253

254

=== Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===

255

256

(% style="float:right" %)

257

[[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]

258

259

1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln

260

1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken

261

262

(% style="list-style-type:circle" %)

263

* Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.

264

* Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.

265

266

(% start="3" %)

267

1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken

268

269

(% style="list-style-type:circle" %)

270

* Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.

271

272

(% start="4" %)

273

1. Gewünschten Namen eingeben

274

1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken

275

276

(% style="list-style-type:circle" %)

277

* Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.

278

279

(% start="6" %)

280

1. Gewünschten Kontakt doppelklicken

281

282

(% style="list-style-type:circle" %)

283

* Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.

284

285

(% start="7" %)

286

1. **Beziehungstyp **auswählen

287

1. **Beschreibung **angeben

288

1. **Status **aktiv setzen

289

1. Auf Button **OK **klicken

290

291

(% style="list-style-type:circle" %)

292

* Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.

293

294

=== Optionen des FiBu-Buchungskonto ===

295

296

Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:

297

298

* FiBu-Buchungskonto anzeigen

299

* FiBu-Buchungskonto verknüpfen

300

* Verknüpfung lösen

301

302

=== Übersicht der Bankverbindungen ===

303

304

==== Bestandteile der Bankverbindungen ====

305

306

Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

* Land

* Bankleitzahl

* Bankname

* Kontonummer

* IBAN

* BIC

* Abweichender Kontoinhaber

315

* Status

316

317

==== Neue Bankverbindung erstellen ====

318

319

1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken

320

321

(% style="list-style-type:circle" %)

322

* Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.

323

324

(% start="2" %)

325

1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken

326

327

(% style="list-style-type:circle" %)

328

* Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.

329

330

(% start="3" %)

331

1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen

332

1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken

333

334

(% style="list-style-type:circle" %)

335

* Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.

= Schnellsuche =

(% style="float:right" %)

340

[[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]

341

342

Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.

343

Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.

344

Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.

345

Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.

346

\\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:

347

348

* Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)

349

* Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)

350

* Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)

351

352

(% style="float:right" %)

353

[[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]

354

355

Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,

356

nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.

357

Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.

358

Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.

359

Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.

xx

xx

xx

= Aktivitätsvorlagen erstellen =

368

369

(% style="float:right" %)

370

[[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="275" width="486"]]

371

372

1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben

373

374

(% style="list-style-type:circle" %)

375

* Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

376

377

(% start="2" %)

378

1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken

379

380

(% style="list-style-type:circle" %)

381

* Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

382

383

(% start="3" %)

384

1. **+** Symbol rechts unten auswählen

385

386

(% style="list-style-type:circle" %)

387

* Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.

388

389

(% start="4" %)

390

1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)

391

1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken

392

393

(% style="list-style-type:circle" %)

394

* Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

395

396

(% start="6" %)

397

1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen

398

1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken

399

400

(% style="list-style-type:circle" %)

401

* Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

xx

xx

xx

(% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)

412

Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen

413

414

[[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]

415

416

(% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)

417

|=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung

418

|(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen

419

|(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen

420

|(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen

421

|(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen

422

423

(% class="box infomessage" %)

424

(((

425

Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**

426

[[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.

)))

(% class="box infomessage" %)

434

(((

435