Das Modul Kontaktmanagement

Mein Desktop

Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem Einloggen-Prozedere zeigt.
Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.

Einstellungen des Desktops

Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt

Ist ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:

Weitere Menüpunkte bei Kontakttypen im Kontakte-Bereich

Optionen im Kontaktebereich einer Organisation

Ansprechpartner einer Organisation hinzufügen

1. In der Kontaktübersicht auf + Symbol klicken (Siehe Optionen im Kontaktebereich einer Organisation, Ziffer 1)

• Die möglichen Optionen werden angezeigt.

2. Option Ansprechpartner auswählen

• Das Fenster Ansprechpartner hinzufügen wird angezeigt.

3. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)
4. Mit Lupen-Icon oder Enter-Taste bestätigen

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

5. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
6. Diskette Symbol Speichern klicken

• Der gewünschte Kontakt wird als Ansprechpartner hinzugefügt.

Zwei Kontakte verbinden

1. In der Kontaktübersicht auf das ovale Icon klicken (Siehe Optionen im Kontaktebereich einer Organisation, Ziffer 2)

• Die Eingabemaske wird angezeigt.

2. Eingaben tätigen
3. Diskette Symbol Speichern klicken

• Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.

Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts

Haushaltsmitglied hinzufügen

1. In der Kontakteübersicht auf das + Symbol klicken (Siehe Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts, Ziffer 1)

• Die möglichen Optionen werden angezeigt.

2. Option Haushaltsmitglied auswählen

• Das Fenster Haushaltsmitglied hinzufügen wird angezeigt.

3. Gewünschten Namen in die Suchleiste eingeben (ein Teil des Namens reicht aus)

• Die Suchergebnisse werden angezeigt.

4. Gewünschtes Suchergebnis auswählen
5. Diskette Symbol Speichern klicken

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Symbol Speichern klicken

• Das gewünschte Kontakt wird als Haushaltsmitglied hinzugefügt.

Haushalt auflösen

1. In der Kontakteübersicht auf das Symbol mit den Figuren klicken (Siehe Optionen im Kontaktebereich eines Haushalts, Ziffer 2)

• Das Auswahlfenster mit mehreren Abfragen wird angezeigt.

2. Haushaltsmitglied auswählen
3. Grund angeben

• Die Frage, ob der Kontakt noch benötigt wird, wird verfügbar. Wird die Person nicht mehr benötigt, dann wird diese automatisch auf inaktiv gesetzt.
• Optional kann die Haushaltsezeichnung im unterem Feld abgeändert werden.

4. Gewünschte Option auswählen
5. Mit Häkchen-Icon bestätigen

• Das Fenster zur Haushaltsadresse wird automatisch geöffnet (Haushaltsname und Adressdruck wurden automatisch aufgebaut).

6. Diskette Symbol Speichern klicken

• Der Haushalt wird aufgelöst.

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Inaktive Kontakte anzeigen lassen

Im Bereich der Kontakte-Übersicht findet man die Checkbox
Auch inaktive anzeigen. Indem man das Häkchen an dieser Stelle setzt oder nicht setzt, lassen sich zusätzlich die inaktiven Kontakte ein- oder ausblenden.
Inaktive Kontakte, die eingeblendet werden, sind an der roten Schrift zu erkennen.

Kontakte

Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.

Kontakttypen

Icon & Kontaktbereiche	Kontakttypen	Beschreibung
	Organisationsadresse Ansprechpartner	Eine Organisation ist eine juristische Person. Beispiele einer Organisation sind: Gewerblicher Betrieb Verein
	Personenadresse Ansprechpartner Haushaltsmitglied	Eine Person ist eine natürliche Person, also ein physischer Mensch. Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt. Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
	Haushaltsadresse Haushaltsmitglied	Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach. Beispiele eines Haushalts sind: Familie Personen, die in einer Gemeinschaft leben

Alfred Analog ist eine Person und hat eine Personenadresse.
Er arbeitet für eine Organisation. Diese hat einen Sitz in München (Organisationsadresse).
Weil Alfred bei der Organisation arbeitet, wird er zu einem Ansprechpartner in der Organisation.
Alfred gründet einen Haushalt. Der Haushalt hat eine Haushaltsadresse und Alfred ist dort Haushaltsmitglied.

Person erstellen

1. In Desktop auf Kontaktmanagement klicken

   

• Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.

2. Option Kontakte auswählen

• Die Option Kontakte wird geöffnet.

3. Auf + Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

4. Option Person auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Personenadresse) wird geöffnet.

5. Eingaben zur Person machen
6. Diskette-Symbol Speichern anklicken

• Eine neue Person wird erstellt.

Organisation erstellen

1. In Desktop auf Kontaktmanagement klicken

   

• Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.

2. Option Kontakte auswählen

• Die Option Kontakte wird geöffnet.

3. Auf + Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

4. Option Organisation auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Organisationsadresse) wird geöffnet.

5. Eingaben zur Organisation machen
6. Diskette-Symbol Speichern anklicken

• Eine neue Organisation wird erstellt.

Haushalt erstellen

1. Im Navigationsmenü Kontaktmanagement auf Kontakte klicken

   

• Die Übersichtsliste aller Kontakte wird geöffnet.

3. Auf + Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken

• Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.

4. Option Haushalt auswählen

• Das Eingabeformular zur Person (Haushaltsadresse) wird geöffnet.

5. Eingaben zum Haushalt machen
6. Diskette-Symbol Speichern anklicken

• Ein neuer Haushalt wird erstellt.

Kontakt auswählen

1. Auf die die nach unten zeigenden Pfeile beim Button Kontaktmanagement klicken

• Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.

2. Unterpunkt Kontakte auswählen

• Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.

3. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste doppelklicken

• Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.

Über Kontakte (Ansicht)

Übersichtsliste aller Kontakte

Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
Möchte man ein Filter-Kriterium ergänzen, bestätigt man mit dem Häkchen.
Möchte man ein Filter-Kriterium entfernen, bestätigt man mit dem X.

Mithilfe des Moduls Import kann man zum Unterpunkt Excel Import gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.

Kontakt bearbeiten

1. Auf das Stift-Symbol Bearbeiten im Kontaktmenü klicken

• Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.

2. Gewünschte Änderungen vornehmen
3. Auf das Disketten-Symbol Speichern klicken

• Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.

Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen

1. In Desktop (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
2. Auf das + Symbol Neue Beziehung hinzufügen klicken

• Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
• Bei Kontakt1 wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.

3. Auf das Lupen-Symbol bei Kontakt2 klicken

• Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.

4. Gewünschten Namen eingeben
5. Auf das Lupen-Symbol klicken

• Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.

6. Gewünschten Kontakt doppelklicken

• Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.

7. Beziehungstyp auswählen
8. Beschreibung angeben
9. Status aktiv setzen
10. Auf Button OK klicken

• Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.

Optionen des FiBu-Buchungskonto

Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:

• FiBu-Buchungskonto anzeigen
• FiBu-Buchungskonto verknüpfen
• Verknüpfung lösen

Übersicht der Bankverbindungen

Bestandteile der Bankverbindungen

Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:

• Land
• Bankleitzahl
• Bankname
• Kontonummer
• IBAN
• BIC
• Abweichender Kontoinhaber
• Status

Neue Bankverbindung erstellen

1. Auf das Icon Bankverbindungen im Kontaktmenü klicken

• Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.

2. Auf das + Symbol oberhalb der Tabelle klicken

• Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.

3. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
4. Auf das Disketten-Symbol Speichern klicken

• Neue Bankverbindung wurde erstellt.

Schnellsuche

Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
Über das Zahnrad-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.

Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei Suchoptionen genauer eingrenzen:

• Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...) 
• Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
• Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)

Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
Die Schnellsuche bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
Die Phonetische Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
Eine genauere Prüfung bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des Schärfegrads nach oben skaliert.

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Aktivitätsvorlagen erstellen

1. Begriff Aktivitätsvorlagen in Schnellsuche eingeben

• Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.

2. Suchergebnis Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen doppelklicken

• Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.

3. + Symbol rechts unten auswählen

• Das Eingabeformular für Neuanlage Aktivitätsvorlage wird geöffnet.

4. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
5. Auf Disketten-Symbol Speichern klicken

• Ein Texteditor zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.

6. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
7. Auf Disketten-Symbol Speichern klicken

• Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.

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Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen