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Version 156.1 von Marco Bauer am 2023/10/31 19:01
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3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
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8 = Das Modul Kontaktmanagement =
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10 [[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
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12 (% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 Mehr zum Menüpunkt Kontakte.
16 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)In Mein Desktop kann man alle Menüpunkte des Desktops einsehen, Ansichten einstellen oder verwalten.
17 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Dokumente verwaltet man die bestehenden Dokumente.
20 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt Aktivitäten hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten, verwaltet diese, weist diese zu...
21 |(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In DSGVO Auskunft kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
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51 = Über Kontakte (Ansicht) =
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53 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
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55 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
56 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
57 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
58 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
59 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
60 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
61 Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
62 )))
63 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
64 **Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
65 Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
66 )))
67 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
68 Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
69 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
70 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
71 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
72 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
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95 = Übersichtsliste aller Kontakte =
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97 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
98 Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
99 Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
100 Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
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102 Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Unterpunkt **Excel Import **gelangen. Kontaktlisten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren. Gleiches gilt auch für die E-Mails aus Outlook. Auch diese lassen sich mit dem Non Profit Manager synchronisieren, sodass die gleichen E-Mails sowohl im Non Profit Manager als auch im dazugehörigen Outlook Account gelistet werden.
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107 (% class="box infomessage" %)
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109 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
110 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
111 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
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116 == Kontakt auswählen ==
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118 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
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120 (% style="list-style-type:circle" %)
121 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
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124 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
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126 (% style="list-style-type:circle" %)
127 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
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130 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
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132 (% style="list-style-type:circle" %)
133 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
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136 === Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
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138 (% style="float:right" %)
139 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
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141 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
142 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
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144 (% style="list-style-type:circle" %)
145 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
146 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
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148 (% start="3" %)
149 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
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151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
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154 (% start="4" %)
155 1. Gewünschten Namen eingeben
156 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
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158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
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162 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
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164 (% style="list-style-type:circle" %)
165 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
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167 (% start="7" %)
168 1. **Beziehungstyp **auswählen
169 1. **Beschreibung **angeben
170 1. **Status **aktiv setzen
171 1. Auf Button **OK **klicken
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173 (% style="list-style-type:circle" %)
174 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
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177 ==== Zwei Kontakte verbinden ====
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179 1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionenimKontaktebereicheinerOrganisation]], Ziffer **2**)
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181 (% style="list-style-type:circle" %)
182 * Die Eingabemaske wird angezeigt.
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184 (% start="2" %)
185 1. Eingaben tätigen
186 1. **Diskette **Symbol **Speichern **klicken
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188 (% style="list-style-type:circle" %)
189 * Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
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191 (% class="box infomessage" %)
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193 **Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
194 Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
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197 = Schnellsuche =
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200 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
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202 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
203 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
204 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
205 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
206 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
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208 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
209 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
210 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
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212 (% style="float:right" %)
213 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
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215 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
216 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
217 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
218 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
219 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
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221 xx
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229 (% class="box infomessage" %)
230 (((
231 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
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233 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
234 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
235 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
236 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
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