Zum Inhalt springen
Version 169.1 von Marco Bauer am 2023/11/03 10:45
Zeige letzte Bearbeiter
1 (% class="box" %)
2 (((
3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
4
5 {{toc/}}
6 )))
7
8 = Das Modul Kontaktmanagement =
9
10 [[image:Menuepunkte_Uebersicht.png||height="438" style="float:left" width="489"]]
11
12 (% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
17 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt E-Mail verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
20 Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
21 )))
22 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
23 |(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34 Zum Modul Kontaktmanagement gehört noch der Excel-Import. Es fehlt hier noch der Excel-Import
35
36 [[image:image-20231102094415-1.png]]
37
38
39
40 = Über Kontakte (Ansicht) =
41
42 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
43
44 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
45 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
46 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
47 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
48 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
49 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
50 Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
51 )))
52 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
53 **Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
54 Das Modul zu den Kontaktlisten wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
55 )))
56 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe: 
57 Das Modul zu den Projektbeteiligungen wird **erst verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
58 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)Das Modul Zuwendungen wird **erst **in der Sidebar **verfügbar**, wenn man das Modul hierzu erworben hat.
59 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
60 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
61 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87 = Übersichtsliste aller Kontakte =
88
89 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
90 Mithilfe des Moduls **Import **kann man zum Menüpunkt **Excel-Import **gelangen. Listen mit Kontakten, die man bereits anderweitig erstellt hat, lassen sich über den Excel-Import ebenfalls in den Non Profit Manager importieren und werden in dieser Übersichtsliste angezeigt.
91
92 [[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="293" style="float:left" width="674"]]
93
94 (% style="margin-left:auto; width:806px" %)
95 |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 724px;" %)Beschreibung
96 |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Spalte **Suchen **ausführen.
97 |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:724px" %)Hierüber legt man **Filter **fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will.
98 |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter anwenden**, klickt man auf dieses **Häkchen**.
99 |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter löschen**, dann klickt man auf dieses **X**.
100 |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:724px" %)Hier wird die **Anzahl **der gefundenen **Datensätze **angegeben.
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116 (% class="box infomessage" %)
117 (((
118 Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
119 Alles zum Thema **Zusatzfelder **gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HZusatzfelder]].
120 )))
121
122
123
124 = Kontakt öffnen =
125
126 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
127
128 (% style="list-style-type:circle" %)
129 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
130
131 (% start="2" %)
132 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
133
134 (% style="list-style-type:circle" %)
135 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
136
137 (% start="3" %)
138 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
139
140 (% style="list-style-type:circle" %)
141 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
142
143 = Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
144
145 (% style="float:right" %)
146 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
147
148 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
149 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
150
151 (% style="list-style-type:circle" %)
152 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
153 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
154
155 (% start="3" %)
156 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
157
158 (% style="list-style-type:circle" %)
159 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
160
161 (% start="4" %)
162 1. Gewünschten Namen eingeben
163 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
164
165 (% style="list-style-type:circle" %)
166 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
167
168 (% start="6" %)
169 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
170
171 (% style="list-style-type:circle" %)
172 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
173
174 (% start="7" %)
175 1. **Beziehungstyp **auswählen
176 1. **Beschreibung **angeben
177 1. **Status **aktiv setzen
178 1. Auf Button **OK **klicken
179
180 (% style="list-style-type:circle" %)
181 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
182
183 = Zwei Kontakte verbinden =
184
185 1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
186
187 (% style="list-style-type:circle" %)
188 * Die Eingabemaske wird angezeigt.
189
190 (% start="2" %)
191 1. Eingaben tätigen
192 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
193
194 (% style="list-style-type:circle" %)
195 * Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
196
197 (% class="box infomessage" %)
198 (((
199 **Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
200 Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
201 )))
202
203 = Dublettenprüfung =
204
205 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
206 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
207 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
208
209 x
210
211 x
212
213 x
214
215
216
217 = Schnellsuche =
218
219 (% style="float:right" %)
220 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
221
222 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
223 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
224 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
225 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
226 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
227
228 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
229 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
230 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
231
232 (% style="float:right" %)
233 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
234
235 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
236 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
237 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
238 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
239 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
240
241 xx
242
243 xx
244
245 xx
246
247
248
249 (% class="box infomessage" %)
250 (((
251 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
252
253 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
254 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
255 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
256 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
257 ...
258 ...
259 )))