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Version 172.1 von Katharina Prummer am 2023/11/06 09:24
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3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
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5 {{toc/}}
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8 = Das Modul Kontaktmanagement =
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10 [[image:Kontaktmanagement_Import_Uebersicht.png||alt="Menuepunkte_Uebersicht.png" height="583" style="float:left" width="493"]]
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12 (% style="margin-left:auto; width:990px" %)
13 |=(% style="width: 76px;" %)Nummer|=(% style="width: 911px;" %)Beschreibung
14 |(% style="width:76px" %)**1**|(% style="width:911px" %)Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie.
15 Mehr zum Menüpunkt [[Kontakte>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/]].
16 |(% style="width:76px" %)**2**|(% style="width:911px" %)Unter dem Menüpunkt [[Mein Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/]]  finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten.
17 |(% style="width:76px" %)**3**|(% style="width:911px" %)Der Menüpunkt [[Beziehungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Beziehungen/]] bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu.
18 |(% style="width:76px" %)**4**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[E-Mail>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/E-Mail%20Anbindung/]]verwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind.
19 |(% style="width:76px" %)**5**|(% style="width:911px" %)(((
20 Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. 
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22 |(% style="width:76px" %)**6**|(% style="width:911px" %)Im Menüpunkt [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.3%20Aktivit%C3%A4ten/]] hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste.
23 |(% style="width:76px" %)**7**|(% style="width:911px" %)In [[DSGVO Auskunft>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.7%20DSGVO%20Auskunft/]] kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist.
24 |(% style="width:76px" %)**8**|(% style="width:911px" %)Hierüber lassen sich Kontakte via [[Excel-Import>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.5%20Import%20Kontakte/]]einfügen.
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47 = Erläuterung Kontakt-Desktop =
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49 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="589" style="float:left" width="879"]]
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51 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
52 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
53 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HKontaktbearbeiten]])
54 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe: [[Dokumente>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HZusammenhangzwischenDokumenteundKontakt]])
55 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
56 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Modul Zuwendungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/14%20-%20Modul%20Zuwendungen/]])
57 (Das Modul Zuwendungen wird erst im Navigationsmenü verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
58 )))
59 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)(((
60 **Kontaktlisten** managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen)
61 (Das Modul Kampagnen wird erst verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
62 )))
63 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten**
64 (Das Modul Förderungen wird erst verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
65 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)(((
66 Übersicht der **Gremienmitglieder**
67 (Das Modul Beschlüsse wird erst in der Sidebar verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat).
68 )))
69 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/]])
70 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.6%20FiBu%20Buchungskonto/#HBestandteilederBankverbindungen]])
71 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
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94 = Übersichtsliste aller Kontakte =
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96 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
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99 [[image:Kontaktliste_Eigenschaften.png||height="293" style="float:left" width="674"]]
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101 (% style="margin-left:auto; width:806px" %)
102 |=(% style="width: 79px;" %)Nummer|=(% style="width: 724px;" %)Beschreibung
103 |(% style="width:79px" %)**1**|(% style="width:724px" %)Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff **Suchen. **Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend.
104 |(% style="width:79px" %)**2**|(% style="width:724px" %)Hierüber legt man **Filter **fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will.
105 |(% style="width:79px" %)**3**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter anwenden**, klickt man auf dieses **Häkchen**.
106 |(% style="width:79px" %)**4**|(% style="width:724px" %)Möchte man schließlich den aus Ziffer **2 **festgelegten **Filter löschen**, dann klickt man auf dieses **X**.
107 |(% style="width:79px" %)**5**|(% style="width:724px" %)Hier wird die **Anzahl **der gefundenen **Datensätze **angegeben.
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122 Um im Kontaktmanagement noch zusätzlich **Auswertungen **vornehmen zu können, kann man sich vorab Zusatzfelder anlegen und festlegen.
123 Alles zum Thema **Zusatzfelder **gibt es [[hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/%C3%9Cbergreifenden%20Funktionen/#HZusatzfelder]].
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127 = Kontakt öffnen =
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129 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
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131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
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135 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
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137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
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141 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
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143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
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146 = Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen =
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148 (% style="float:right" %)
149 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
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151 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.2%20Mein%20Desktop/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
152 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
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154 (% style="list-style-type:circle" %)
155 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
156 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
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158 (% start="3" %)
159 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
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161 (% style="list-style-type:circle" %)
162 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
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164 (% start="4" %)
165 1. Gewünschten Namen eingeben
166 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
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168 (% style="list-style-type:circle" %)
169 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
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171 (% start="6" %)
172 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
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174 (% style="list-style-type:circle" %)
175 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
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177 (% start="7" %)
178 1. **Beziehungstyp **auswählen
179 1. **Beschreibung **angeben
180 1. **Status **aktiv setzen
181 1. Auf Button **OK **klicken
182
183 (% style="list-style-type:circle" %)
184 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
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186 = Zwei Kontakte verbinden =
187
188 1. In der Kontaktübersicht auf das **ovale **Icon klicken (Siehe [[Optionen im Kontaktebereich einer Organisation>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/010.1%20Kontakte/#HOptionenimKontaktebereicheinesHaushalts]], Ziffer **2**)
189
190 (% style="list-style-type:circle" %)
191 * Die Eingabemaske wird angezeigt.
192
193 (% start="2" %)
194 1. Eingaben tätigen
195 1. **Diskette **Icon **Speichern **klicken
196
197 (% style="list-style-type:circle" %)
198 * Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
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200 (% class="box infomessage" %)
201 (((
202 **Verbindet **man **zwei Kontakte **miteinander, kann man in einem ausgehenden Dokument **zwei Personen gleichzeitig anschreiben**.
203 Die Person, die man bei **Person 2 **angibt, wird im Brief oder in der E-Mail **als zweites angesprochen**.
204 )))
205
206 = Dublettenprüfung =
207
208 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
209 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
210 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
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212 x
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214 x
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216 x
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220 = Schnellsuche =
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222 (% style="float:right" %)
223 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
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225 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
226 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
227 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
228 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
229 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
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231 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
232 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
233 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
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235 (% style="float:right" %)
236 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
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238 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
239 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
240 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
241 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
242 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
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244 xx
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246 xx
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248 xx
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252 (% class="box infomessage" %)
253 (((
254 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
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256 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
257 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
258 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
259 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
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