010 - Modul Kontaktmanagement
010 - Modul Kontaktmanagement
Das Modul Kontaktmanagement
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Menüpunkt Kontakte koordiniert man die erstellen Kontakte, verwaltet sie, fügt neue hinzu oder entfernt sie. Mehr zum Menüpunkt Kontakte. |
| 2 | Unter dem Menüpunkt Mein Desktop finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten. |
| 3 | Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu. |
| 4 | Im Menüpunkt E-Mailverwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind. |
| 5 | Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. |
| 6 | Im Menüpunkt Aktivitäten hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste. |
| 7 | In DSGVO Auskunft kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist. |
| 8 | Hierüber lassen sich Kontakte via Excel-Importeinfügen. |
Erläuterung Kontakt-Desktop
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Bearbeitung des Kontaktes möglich (Kontakt bearbeiten) |
| 2 | Dokumenten-Ablage und -Einsicht (Siehe: Dokumente) |
| 3 | Zuwendungen-Übersicht (Modul Zuwendungen) |
| 4 | Kontaktlisten managen (Kontakte der Kontaktliste zuteilen) |
| 5 | Übersicht der Projektbeteiligten (Das Modul Förderungen wird erst verfügbar, wenn man das Modul hierzu erworben hat). |
| 6 | Übersicht der Gremienmitglieder |
| 7 | Zum FiBu-Buchführungskonto (Optionen des FiBu-Buchungskonto) |
| 8 | Übersicht der Bankverbindungen (Übersicht der Bankverbindungen) |
| 9 | Standort des Kontaktes über Maps einsehbar |
Übersichtsliste aller Kontakte
Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff Suchen. Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend. |
| 2 | Hierüber legt man Filter fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will. |
| 3 | Möchte man schließlich den aus Ziffer 2 festgelegten Filter anwenden, klickt man auf dieses Häkchen. |
| 4 | Möchte man schließlich den aus Ziffer 2 festgelegten Filter löschen, dann klickt man auf dieses X. |
| 5 | Hier wird die Anzahl der gefundenen Datensätze angegeben. |
Kontakt öffnen
- Auf die die nach unten zeigenden Pfeile beim Button Kontaktmanagement klicken
- Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
- Unterpunkt Kontakte auswählen
- Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
- Auf gewünschten Kontakt aus der Liste doppelklicken
- Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen
Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung
- In Desktop (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
- Auf das + Symbol Neue Beziehung hinzufügen klicken
- Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
- Bei Kontakt1 wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
- Auf das Lupen-Symbol bei Kontakt2 klicken
- Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
- Gewünschten Namen eingeben
- Auf das Lupen-Symbol klicken
- Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
- Gewünschten Kontakt doppelklicken
- Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
- Beziehungstyp auswählen
- Beschreibung angeben
- Status aktiv setzen
- Auf Button OK klicken
- Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
Zwei Kontakte verbinden
- In der Kontaktübersicht auf das ovale Icon klicken (Siehe Optionen im Kontaktebereich einer Organisation, Ziffer 2)
- Die Eingabemaske wird angezeigt.
- Eingaben tätigen
- Diskette Icon Speichern klicken
- Die beiden ausgewählten Kontakte werden verbunden.
Dublettenprüfung
Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer Dublettenprüfung unterzogen.
Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
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Schnellsuche
Schnellsuche Zeile unterhalb NPO
Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
Über das Zahnrad-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei Suchoptionen genauer eingrenzen:
- Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
- Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
- Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche
Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
Die Schnellsuche bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
Die Phonetische Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
Eine genauere Prüfung bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des Schärfegrads nach oben skaliert.
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