010 - Modul Kontaktmanagement
010 - Modul Kontaktmanagement
Das Modul Kontaktmanagement
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über den Menüpunkt Kontakte werden alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kontakte in Form einer Liste dargestellt. Eine Neuanlage weiterer Kontakte ist hier ebenfalls möglich. Mehr zum Menüpunkt Kontakte. |
| 2 | Unter dem Menüpunkt Mein Desktop finden Sie eine Übersicht aller für Sie relevanten Aktivitäten. |
| 3 | Der Menüpunkt Beziehungen bietet einen Überblick über alle bestehenden Beziehungen, lässt aber auch die Erstellung neuer Beziehungen zwischen Kontakten zu. |
| 4 | GENAUERE ERLÄUTERUNG (E-mail einen Kontakt zuordnen, e-mail in das b4-system importieren) Im Menüpunkt E-Mailverwaltet man die E-Mails, die E-Mail-Anbindung und weitere Einstellungen, die hiermit verbunden sind. |
| 5 | Im Menüpunkt Dokumente werden Ihnen alle vorhandenen Dokumente, die dem System hinzugefügt sind, in Form einer Liste angezeigt. |
| 6 | Im Menüpunkt Aktivitäten hat man die Einsicht über die bestehenden Aktivitäten in Form einer Liste. |
| 7 | In DSGVO Auskunft kann man nach Personen suchen und erhält eine Übersicht wo diese Person überall vorhanden ist. |
| 8 | Hierüber lassen sich Kontakte via Excel-Importimportieren. |
Erläuterung Kontakt-Desktop
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Bearbeitung des Kontaktes (Kontakt bearbeiten) |
| 2 | Dokumenten-Ablage und -Einsicht (Siehe: Dokumente) |
| 3 | Hierüber gelingt man zu den Zuwendungen. Die Zuwendungen sind erst verfügbar wenn das Modul hierzu erworben worden ist. Über Zuwendungen verwaltet man unter anderem Sachspenden, Dankschreiben und ZWB. |
| 4 | Hierüber kann man Kontakte einer Kontaktlisten managen. Hierfür benötigt man das Modul Kampagnen. Mittels einer Kampagne wickelt man die verschiedenen Schritte z.B. einer Veranstaltung wie einem Golfturnier ab. |
| 5 | Hier gelangt man zur Übersicht der Projektbeteiligten. Diese Option schaltet sich erst mit dem Erwerb des Moduls Förderungen frei. Über das Modul Förderungen kann man die Prozessschritte eines Arbeitsablaufes verwalten und die Förderungen im Blick behalten. |
| 6 | Hier gelangt man zur Übersicht der Gremienmitglieder. Die Erstellung von Gremien wird erst mit dem erwerbbaren Modul Beschlüsse verfügbar. Hierin verwaltet man Gremien, deren Gremienmitglieder aber auch die Beschlüsse. |
| 7 | Zum FiBu-Buchführungskonto (Optionen des FiBu-Buchungskonto) |
| 8 | Übersicht der Bankverbindungen (Übersicht der Bankverbindungen) |
| 9 | Standort des Kontaktes über Maps einsehbar |
Übersichtsliste aller Kontakte
Mit dem Menüpunkt Kontakte gelangt man direkt zur Übersichtsliste der Kontakte. Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über diese Leiste kann man in der Zeile nach einen Suchbgeriff Suchen. Begriff eintragen und die Taste Enter klicken. Die Liste aktualisiert sich dementsprechend. |
| 2 | Hierüber legt man Filter fest, nach denen man die Kontakte gefiltert haben will. |
| 3 | Möchte man schließlich den aus Ziffer 2 festgelegten Filter anwenden, klickt man auf dieses Häkchen. |
| 4 | Möchte man schließlich den aus Ziffer 2 festgelegten Filter löschen, dann klickt man auf dieses X. |
| 5 | Hier wird die Anzahl der gefundenen Datensätze angegeben. |
Schnellsuche
Schnellsuche Zeile unterhalb NPO
Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man nach Kontakten, Förderungen, Aktivitäten/Dokumente und auch noch Programmen suchen.
Über das Zahnrad-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei Suchoptionen genauer eingrenzen:
- Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
- Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
- Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche
Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
Die Schnellsuche bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
Die Phonetische Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
Eine genauere Prüfung bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des Schärfegrads nach oben skaliert.