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Version 98.1 von Marco Bauer am 2023/09/01 19:42
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1 (% class="box" %)
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3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Mein Desktop =
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10 Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.
11 Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.
12 [[image:NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png||height="334" style="float:left" width="651"]]
13
14 (% style="margin-left:auto; width:502.6px" %)
15 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 420px;" %)Beschreibung
16 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:420px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.
17 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:420px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
18 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:420px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Aktivit%C3%A4ten/]]befinden sich hier.
19 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:420px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.
20 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:420px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
21
22 == Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt ==
23
24 Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
25
26 [[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="333" style="float:left" width="647"]]
27
28 (% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)
29 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
30 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
31 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.
32 Ferner sind weitere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCberKontakte28Ansicht29]]hinzugekommen.
33 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.
34 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.
35 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
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42
43 = Kontakte =
44
45 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
46
47 == Kontakttypen ==
48
49 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
50 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
51 Organisationsadresse
52
53 Ansprechpartner
54 )))|(((
55 Eine Organisation ist eine juristische Person.
56 Beispiele einer Organisation sind:
57
58 * Gewerblicher Betrieb
59 * Verein
60 )))
61 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
62 Personenadresse
63
64 Ansprechpartner
65
66 Haushaltsmitglied
67 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
68 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
69 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
70 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
71 Haushaltsadresse
72
73 Haushaltsmitglied
74 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
75 Beispiele eines Haushalts sind:(((
76 * Familie
77 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
78 )))
79
80 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
81
82 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
83 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
84 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
85 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
86
87 == Kontakt erstellen ==
88
89 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
90 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
91 [[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
92 )))
93
94 (% style="list-style-type:circle" %)
95 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
96
97 (% start="2" %)
98 1. Option **Kontakte **auswählen
99
100 (% style="list-style-type:circle" %)
101 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
102
103 (% start="3" %)
104 1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
105
106 (% style="list-style-type:circle" %)
107 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
108
109 (% start="4" %)
110 1. Option **Person **auswählen
111
112 (% style="list-style-type:circle" %)
113 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
114
115 (% start="5" %)
116 1. Eingaben zur Person machen
117 1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
118
119 (% style="list-style-type:circle" %)
120 * Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
121
122 (% class="box infomessage" %)
123 (((
124 Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
125 )))
126
127 == Kontakt auswählen ==
128
129 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
130
131 (% style="list-style-type:circle" %)
132 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
133
134 (% start="2" %)
135 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
136
137 (% style="list-style-type:circle" %)
138 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
139
140 (% start="3" %)
141 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
142
143 (% style="list-style-type:circle" %)
144 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
145
146 == Über Kontakte (Ansicht) ==
147
148 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
149
150 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
151 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
152 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
153 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
154 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
155 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
156 )))
157 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
158 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:
159 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)
160 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
161 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
162 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
163
164 === Kontaktliste ===
165
166 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
167 Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
168 Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
169 Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
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171
172 (% class="box infomessage" %)
173 (((
174 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
175 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
176 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
177 )))
178
179
180 === Kontakt bearbeiten ===
181
182 1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
183
184 (% style="list-style-type:circle" %)
185 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
186
187 (% start="2" %)
188 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
189 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
190
191 (% style="list-style-type:circle" %)
192 * Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
193
194 === Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
195
196 (% style="float:right" %)
197 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
198
199 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
200 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
201
202 (% style="list-style-type:circle" %)
203 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
204 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
205
206 (% start="3" %)
207 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
208
209 (% style="list-style-type:circle" %)
210 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
211
212 (% start="4" %)
213 1. Gewünschten Namen eingeben
214 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
215
216 (% style="list-style-type:circle" %)
217 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
218
219 (% start="6" %)
220 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
221
222 (% style="list-style-type:circle" %)
223 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
224
225 (% start="7" %)
226 1. **Beziehungstyp **auswählen
227 1. **Beschreibung **angeben
228 1. **Status **aktiv setzen
229 1. Auf Button **OK **klicken
230
231 (% style="list-style-type:circle" %)
232 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
233
234 === Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
235
236 Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
237
238 * FiBu-Buchungskonto anzeigen
239 * FiBu-Buchungskonto verknüpfen
240 * Verknüpfung lösen
241
242 === Übersicht der Bankverbindungen ===
243
244 ==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
245
246 Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
247
248 * Land
249 * Bankleitzahl
250 * Bankname
251 * Kontonummer
252 * IBAN
253 * BIC
254 * Abweichender Kontoinhaber
255 * Status
256
257 ==== Neue Bankverbindung erstellen ====
258
259 1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
260
261 (% style="list-style-type:circle" %)
262 * Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
263
264 (% start="2" %)
265 1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
266
267 (% style="list-style-type:circle" %)
268 * Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
269
270 (% start="3" %)
271 1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
272 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
273
274 (% style="list-style-type:circle" %)
275 * Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
276
277 = Schnellsuche =
278
279 (% style="float:right" %)
280 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
281
282 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
283 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
284 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
285 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
286 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
287
288 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
289 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
290 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
291
292 (% style="float:right" %)
293 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
294
295 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
296 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
297 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
298 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
299 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
300
301 xx
302
303 xx
304
305 xx
306
307 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
308
309 (% style="float:right" %)
310 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="275" width="486"]]
311
312 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben
313
314 (% style="list-style-type:circle" %)
315 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
316
317 (% start="2" %)
318 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
319
320 (% style="list-style-type:circle" %)
321 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
322
323 (% start="3" %)
324 1. **+** Symbol rechts unten auswählen
325
326 (% style="list-style-type:circle" %)
327 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
328
329 (% start="4" %)
330 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
331 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
332
333 (% style="list-style-type:circle" %)
334 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
335
336 (% start="6" %)
337 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
338 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
339
340 (% style="list-style-type:circle" %)
341 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
342
343 xx
344
345 xx
346
347 xx
348
349
350
351 (% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
352 Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
353
354 [[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
355
356 (% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
357 |=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
358 |(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
359 |(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
360 |(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
361 |(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
362
363 (% class="box infomessage" %)
364 (((
365 Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
366 [[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
367 )))
368
369
370
371 = Beziehungen =
372
373 xx
374
375 (Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
376
377 = E-Mail =
378
379 xx
380
381
382 (% class="box infomessage" %)
383 (((
384 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
385
386 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
387 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
388 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
389 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
390 ...
391 ...
392 )))