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Version 99.1 von Marco Bauer am 2023/09/01 19:43
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1 (% class="box" %)
2 (((
3 **010 - Modul Kontaktmanagement**
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5 {{toc/}}
6 )))
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8 = Mein Desktop =
9
10 Die Desktopansicht ist die erste Bedienoberfläche, die sich nach dem [[Einloggen-Prozedere>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Admin%20Bereich%20Enterprise/#HWindowsClientVersiondesNon-Profit-Managerstarten]] zeigt.
11 Das Prinzip des Desktops des Non Profit Manager im Windows Client ist in der Regel immer ähnlich aufgebaut.
12 [[image:NPM_Uebersicht_Start_Prinzip.png||height="334" style="float:left" width="651"]]
13
14 (% style="margin-left:auto; width:502.6px" %)
15 |=(% style="width: 81px;" %)Nummer|=(% style="width: 420px;" %)Beschreibung
16 |(% style="width:81px" %)**1**|(% style="width:420px" %)Einstellung zur Konfiguration und Verwaltung oder Zugriff zum Hilfe-Bereich findet man hier.
17 |(% style="width:81px" %)**2**|(% style="width:420px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
18 |(% style="width:81px" %)**3**|(% style="width:420px" %)Grundfunktionen wie beispielsweise das Aktualisieren, die Kontakte und [[Aktivitäten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Aktivit%C3%A4ten/]]befinden sich hier.
19 |(% style="width:81px" %)**4**|(% style="width:420px" %)Bestehende Aktivitäten werden hier aufgelistet.
20 |(% style="width:81px" %)**5**|(% style="width:420px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
21
22 == Desktopansicht bei geöffnetem Kontakt ==
23
24 Ist beispielsweise ein Kontakt geöffnet worden, verändert sich die grundlegende Darstellung des Desktops wie folgt:
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26 [[image:Uebersicht_Prinzip_wenn_Kontakt_geoeffnet.png||height="333" style="float:left" width="647"]]
27
28 (% style="margin-left:auto; width:509.6px" %)
29 |=(% style="width: 74px;" %)Nummer|=(% style="width: 434px;" %)Beschreibung
30 |(% style="width:74px" %)**1**|(% style="width:434px" %)Alle Module, die man erworben hat, werden hier aufgelistet. Per Klick auf den Doppelpfeil werden alle Menüpunkte des Moduls ausgeklappt.
31 |(% style="width:74px" %)**2**|(% style="width:434px" %)Details zum ausgewählten Kontakt werden hier angezeigt.
32 Ferner sind weitere [[Funktionen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCberKontakte28Ansicht29]]hinzugekommen.
33 |(% style="width:74px" %)**3**|(% style="width:434px" %)Mit dem Kontakt verbundene Aktivitäten werden hier angezeigt.
34 |(% style="width:74px" %)**4**|(% style="width:434px" %)Eine Auflistung aller Namen und Orte, in denen der Kontakt einen [[Kontakttypen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]belegt, werden hier aufgelistet. Durch das Wechseln zu den anderen Registern kann man z.B. auch die Beziehungen des Kontaktes sehen.
35 |(% style="width:74px" %)**5**|(% style="width:434px" %)Die [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] befindet sich hier.
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41
42 = Kontakte =
43
44 Ob einzelne natürliche Person, Organisation oder Haushalt - im Kontaktmanagement lassen sich alle Kontakte in einer Liste einsehen. Via Anklicken erhält man Auskunft über gemachte Eingaben des jeweiligen Kontaktes. Obendrein kann man einzelnen oder mehreren Kontakten auch Aktivitäten zuordnen.
45
46 == Kontakttypen ==
47
48 |= Icon & Kontaktbereiche|=Kontakttypen|=Beschreibung
49 |[[image:Icons_Kontakttypen_Organisation.png]]|(((
50 Organisationsadresse
51
52 Ansprechpartner
53 )))|(((
54 Eine Organisation ist eine juristische Person.
55 Beispiele einer Organisation sind:
56
57 * Gewerblicher Betrieb
58 * Verein
59 )))
60 |[[image:Icons_Kontakttypen_Person.png]]|(((
61 Personenadresse
62
63 Ansprechpartner
64
65 Haushaltsmitglied
66 )))|Eine Person ist eine natürliche Person, also **ein physischer Mensch**.
67 Eine Person, die bei einer Organisation arbeitet, wird Ansprechpartner genannt.
68 Eine Person kann für sich alleine stehen oder mit mehreren Personen einen Haushalt bilden.
69 |[[image:Icons_Kontakttypen_Haushalt.png]]|(((
70 Haushaltsadresse
71
72 Haushaltsmitglied
73 )))|Ein Haushalt ist ein Zusammenschluss mehrerer Personen unter einem Dach.
74 Beispiele eines Haushalts sind:(((
75 * Familie
76 * Personen, die in einer Gemeinschaft leben
77 )))
78
79 [[image:Kontakttyp_Beispiel.png||height="418" width="705"]]
80
81 **Alfred Analog** ist eine **Person **und hat eine** Personenadresse.**
82 Er arbeitet für eine **Organisation**. Diese hat einen Sitz in München (**Organisationsadresse**).
83 Weil Alfred bei der **Organisation** arbeitet, wird er zu einem **Ansprechpartner** in der **Organisation**.
84 Alfred gründet einen **Haushalt.** Der Haushalt hat eine **Haushaltsadresse **und Alfred ist dort **Haushaltsmitglied.**
85
86 == Kontakt erstellen ==
87
88 1. In Desktop auf **Kontaktmanagement **klicken(((
89 (% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
90 [[Alternativ das Plus Symbol in Kontaktliste anklicken>>image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="198" id="IKontakt_Bezug_erstellen.png" width="303"]]
91 )))
92
93 (% style="list-style-type:circle" %)
94 * Die Unteroptionen des Kontaktmanagement werden ausgeklappt.
95
96 (% start="2" %)
97 1. Option **Kontakte **auswählen
98
99 (% style="list-style-type:circle" %)
100 * Die Option Kontakte wird geöffnet.
101
102 (% start="3" %)
103 1. Auf **+ **Symbol rechts unten vom Bildschirm klicken
104
105 (% style="list-style-type:circle" %)
106 * Die Dropdown-Auswahl mit den Möglichkeiten Organisation, Haushalt und Person wird geöffnet.
107
108 (% start="4" %)
109 1. Option **Person **auswählen
110
111 (% style="list-style-type:circle" %)
112 * Das Eingabeformular zur Person (**Personenadresse**) wird geöffnet.
113
114 (% start="5" %)
115 1. Eingaben zur Person machen
116 1. **Diskette**-Symbol **Speichern **anklicken
117
118 (% style="list-style-type:circle" %)
119 * Ein neuer Kontakt wurde erstellt.
120
121 (% class="box infomessage" %)
122 (((
123 Neben der genannten Methode gibt es noch **weitere Möglichkeiten**, wie man einen Kontakt erstellen kann. Es geht zum Beispiel auch über die Übersichtsliste oder die Suchleiste in den Kontakten.
124 )))
125
126 == Kontakt auswählen ==
127
128 1. Auf die die nach **unten zeigenden Pfeile **beim Button **Kontaktmanagement **klicken
129
130 (% style="list-style-type:circle" %)
131 * Die Auswahl mehrerer Unterpunkte wird geöffnet.
132
133 (% start="2" %)
134 1. Unterpunkt **Kontakte **auswählen
135
136 (% style="list-style-type:circle" %)
137 * Die Liste angelegter Kontakte wird geöffnet.
138
139 (% start="3" %)
140 1. Auf gewünschten Kontakt aus der Liste **doppelklicken**
141
142 (% style="list-style-type:circle" %)
143 * Der Kontakt mit den gemachten Angaben wird geöffnet.
144
145 == Über Kontakte (Ansicht) ==
146
147 [[image:Kontaktmanagement_Kontakt_Optionen.png||height="417" style="float:left" width="621"]]
148
149 (% style="margin-left:auto; width:530.6px" %)
150 |=(% style="width: 77px;" %)Nummer|=(% style="width: 452px;" %)Beschreibung
151 |(% style="width:77px" %)**1**|(% style="width:452px" %)**Bearbeitung **des Kontaktes möglich ([[Kontakt bearbeiten>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktbearbeiten]])
152 |(% style="width:77px" %)**2**|(% style="width:452px" %)**Dokumenten**-Ablage und -Einsicht (Siehe:
153 |(% style="width:77px" %)**3**|(% style="width:452px" %)(((
154 **Zuwendungen**-Übersicht ([[Zur Übersicht der Zuwendungen gelangen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HZurDCbersichtderZuwendungengelangen]])
155 )))
156 |(% style="width:77px" %)**4**|(% style="width:452px" %)**Kontaktlisten** managen ([[Kontakte der Kontaktliste zuteilen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontaktederKontaktlistehinzufFCgen]])
157 |(% style="width:77px" %)**5**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Projektbeteiligten **(Siehe:
158 |(% style="width:77px" %)**6**|(% style="width:452px" %)
159 |(% style="width:77px" %)**7**|(% style="width:452px" %)Zum **FiBu**-**Buchführungskonto **([[Optionen des FiBu-Buchungskonto>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HOptionendesFiBu-Buchungskonto]])
160 |(% style="width:77px" %)**8**|(% style="width:452px" %)Übersicht der **Bankverbindungen **([[Übersicht der Bankverbindungen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDCbersichtderBankverbindungen]])
161 |(% style="width:77px" %)**9**|(% style="width:452px" %)**Standort **des **Kontaktes **über Maps einsehbar
162
163 === Kontaktliste ===
164
165 Mittels des Unterpunktes Kontakte wird man[[image:Kontaktliste.png||height="143" style="float:right" width="326"]] direkt zur Kontaktliste weiter geleitet. 
166 Die Ergebnisse, die hierbei angezeigt werden, können gefiltert werden.
167 Möchte man ein Filter-Kriterium **ergänzen**, bestätigt man mit dem **Häkchen**.
168 Möchte man ein Filter-Kriterium **entfernen**, bestätigt man mit dem **X**.
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172
173 (% class="box infomessage" %)
174 (((
175 Kontakte, die man anlegt, werden vom Non Profit Manager stets einer **Dublettenprüfung **unterzogen.
176 Das bedeutet, der Non Profit Manager prüft, ob der Kontakt, den man gerade anlegen möchte, bereits in irgendeiner Form im System existiert.
177 Stellt das System bereits einen gleichen Kontakt fest, schlägt es all die Einträge vor, die den Kontakt bereits abbilden könnten.
178 )))
179
180
181 === Kontakt bearbeiten ===
182
183 1. Auf das **Stift**-Symbol **Bearbeiten **im Kontaktmenü klicken
184
185 (% style="list-style-type:circle" %)
186 * Das Eingabeformular zum jeweiligen Kontakt wird geöffnet.
187
188 (% start="2" %)
189 1. Gewünschte Änderungen vornehmen
190 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
191
192 (% style="list-style-type:circle" %)
193 * Gewünschte Änderungen wurden vorgenommen.
194
195 === Beziehung zwischen 2 Kontakten erzeugen ===
196
197 (% style="float:right" %)
198 [[Beziehung zwischen zwei Kontakten: Das Eingabeformular zur Erstellung der Beziehung>>image:Beziehung_zwischen_2_Kontakten.png||height="253" width="601"]]
199
200 1. In [[Desktop>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HDesktopansichtbeigeF6ffnetemKontakt]] (Punkt 4) zum Register Beziehungen wechseln
201 1. Auf das **+** Symbol **Neue Beziehung hinzufügen** klicken
202
203 (% style="list-style-type:circle" %)
204 * Ein Eingabeformular (Siehe Screenshot) wird angezeigt.
205 * Bei **Kontakt1 **wird der Name des aktuell ausgewählten Kontaktes angezeigt.
206
207 (% start="3" %)
208 1. Auf das **Lupen**-Symbol bei **Kontakt2 **klicken
209
210 (% style="list-style-type:circle" %)
211 * Eine Suchzeile zur Kontaktsuche wird angezeigt.
212
213 (% start="4" %)
214 1. Gewünschten Namen eingeben
215 1. Auf das **Lupen**-Symbol klicken
216
217 (% style="list-style-type:circle" %)
218 * Alle Kontakte bezüglich des Suchbegriffs werden angezeigt.
219
220 (% start="6" %)
221 1. Gewünschten Kontakt doppelklicken
222
223 (% style="list-style-type:circle" %)
224 * Es wird wieder zum Eingabeformular (Siehe Screenshot) gewechselt.
225
226 (% start="7" %)
227 1. **Beziehungstyp **auswählen
228 1. **Beschreibung **angeben
229 1. **Status **aktiv setzen
230 1. Auf Button **OK **klicken
231
232 (% style="list-style-type:circle" %)
233 * Eine Beziehung zwischen den beiden ausgewählten Kontakten wird gemäß der gemachten Rahmenbedingungen erstellt.
234
235 === Optionen des FiBu-Buchungskonto ===
236
237 Im Menü des FiBU-Buchungskonto hat man folgende Optionen in Verbindung mit dem ausgewählten Kontakt:
238
239 * FiBu-Buchungskonto anzeigen
240 * FiBu-Buchungskonto verknüpfen
241 * Verknüpfung lösen
242
243 === Übersicht der Bankverbindungen ===
244
245 ==== Bestandteile der Bankverbindungen ====
246
247 Eine Bankverbindung im Kontaktmanagement setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen:
248
249 * Land
250 * Bankleitzahl
251 * Bankname
252 * Kontonummer
253 * IBAN
254 * BIC
255 * Abweichender Kontoinhaber
256 * Status
257
258 ==== Neue Bankverbindung erstellen ====
259
260 1. Auf das Icon **Bankverbindungen **im Kontaktmenü klicken
261
262 (% style="list-style-type:circle" %)
263 * Die Übersicht über alle bereits angelegten Bankverbindungen wird geöffnet.
264
265 (% start="2" %)
266 1. Auf das **+ **Symbol oberhalb der Tabelle klicken
267
268 (% style="list-style-type:circle" %)
269 * Das Eingabeformular zur Erstellung einer Bankverbindung wird geöffnet.
270
271 (% start="3" %)
272 1. Alle erforderlichen Eingaben tätigen
273 1. Auf das **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
274
275 (% style="list-style-type:circle" %)
276 * Neue **Bankverbindung **wurde erstellt.
277
278 = Schnellsuche =
279
280 (% style="float:right" %)
281 [[Schnellsuche Zeile unterhalb NPO>>image:Schnellsuche_Fundort.png||height="127" width="211"]]
282
283 Über die Schnellsuche im linken unteren Bildschirmbereich kann man unter anderem nach Kontakten suchen.
284 Diese schnelle direkte Suche erspart manches Mal den Weg über Kontaktlisten.
285 Die Schnellsuche bietet jedoch auch viele weitere Möglichkeiten, die eingegebene Suche noch weiter einzugrenzen.
286 Über das **Zahnrad**-Symbol etwa nimmt man das Filtern von Suchkriterien vor.
287 \\Hierbei kann man beim Filtern bei folgenden drei **Suchoptionen **genauer eingrenzen:
288
289 * Kontakte (z.B. Namen, IBAN, Ort,...)
290 * Förderprojekte (z.B. Nummer, Bezeichnung)
291 * Aktivitäten/Dokumente (z.B. Betreff, Bezeichnung)
292
293 (% style="float:right" %)
294 [[Unterschiedlicher Schärfegrad bei der Phonetischen Suche>>image:Schaerfegrad_bei_Suche.png||height="210" width="582"]]
295
296 Neben den Filtereinstellungen bei den Suchoptionen gibt es jedoch auch zwei verschiedene Suchverfahren,
297 nach denen teilweise unterschiedlich viele Suchergebnisse ausgegeben werden.
298 Die **Schnellsuche** bezieht sich darauf, welche Eingabe gemacht wird. Im Beispiel wird jeder Datensatz rausgesucht, in dem der Begriff "Frank" auftaucht. Hierbei wird auch gesucht, ob zum Beispiel der Kontakt auch ein Ansprechpartner oder Haushaltsmitglied ist. Ist er beides, werden diese beiden Ergebnisse angegeben.
299 Die **Phonetische **Suche hingegen geht nach dem Wortlaut. Nach "Frank" oder alles was so ähnlich klingt, wird gesucht. Allerdings werden nur Personen aufgelistet, ohne tiefgehende Suche, ob Frank Ansprechpartner und Haushaltsmitglied wäre.
300 Eine **genauere Prüfung **bei der Phonetischen Suche erreicht, wenn man den Wertebereich des **Schärfegrads** nach oben skaliert.
301
302 xx
303
304 xx
305
306 xx
307
308 = Aktivitätsvorlagen erstellen =
309
310 (% style="float:right" %)
311 [[Neuanlage einer Aktivitätsvorlage: Bezeichnung und Betreff sind Pflichtfelder>>image:Aktivitaetsvorlage_erstellen.png||height="275" width="486"]]
312
313 1. Begriff **Aktivitätsvorlagen **in [[Schnellsuche>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HSchnellsuche]] eingeben
314
315 (% style="list-style-type:circle" %)
316 * Die Ergebnisse der Schnellsuche werden angezeigt.
317
318 (% start="2" %)
319 1. Suchergebnis **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Aktivitätsvorlagen** doppelklicken
320
321 (% style="list-style-type:circle" %)
322 * Alle bisherigen Aktivitätsvorlagen werden angezeigt.
323
324 (% start="3" %)
325 1. **+** Symbol rechts unten auswählen
326
327 (% style="list-style-type:circle" %)
328 * Das Eingabeformular für **Neuanlage Aktivitätsvorlage **wird geöffnet.
329
330 (% start="4" %)
331 1. Einzelne Felder ausfüllen (mindestens Bezeichnung und Betreff um die Vorlage speichern zu können)
332 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
333
334 (% style="list-style-type:circle" %)
335 * Ein **Texteditor **zur weiteren Erstellung der Vorlage wird geöffnet.
336
337 (% start="6" %)
338 1. Aktivitätsvorlage in Editor erstellen
339 1. Auf **Disketten**-Symbol **Speichern **klicken
340
341 (% style="list-style-type:circle" %)
342 * Eine neue Aktivitätsvorlage wird erstellt.
343
344 xx
345
346 xx
347
348 xx
349
350
351
352 (% class="wikigeneratedid" id="HKontaktenKontakttypen-Attributezuteilen" %)
353 Oben umgewandelt, Beschreibung nicht notwendig: Kontakten Kontakttypen-Attribute zuteilen
354
355 [[image:Kontakt_Bezug_erstellen.png||height="240" style="float:left" width="367"]]
356
357 (% style="margin-left:auto; width:785.6px" %)
358 |=(% style="width: 115px;" %)Nummer|=(% style="width: 669px;" %)Beschreibung
359 |(% style="width:115px" %)**1**|(% style="width:669px" %)Die** Adresse** des Kontaktes anlegen
360 |(% style="width:115px" %)**2**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Ansprechpartner bei **einer **Organisation **machen
361 |(% style="width:115px" %)**3**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Mitglied im Haushalt **machen
362 |(% style="width:115px" %)**4**|(% style="width:669px" %)Den Kontakt zu einem **Gründer eines Haushalts **machen
363
364 (% class="box infomessage" %)
365 (((
366 Der **Unterschied **zwischen einem Kontakt, einem Ansprechpartner und einem Haushalt ist **unklar?**
367 [[Hier>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/#HKontakttypen]]** **gibt es eine genauere Unterscheidung der einzelnen Kategorien.
368 )))
369
370
371
372 = Beziehungen =
373
374 xx
375
376 (Hier scheint man Passwort zu brauchen, siehe Screenshot 813)
377
378 = E-Mail =
379
380 xx
381
382
383 (% class="box infomessage" %)
384 (((
385 = **Nicht das Richtige dabei? Trifft Folgendes eher zu?** =
386
387 Sie wollen mehr über Aktivitäten erfahren und wie man diese erstellt? (Siehe Kapitel: Aktivitäten)
388 Sie wollen mehr über den Bereich Beziehungen zwischen Kontakten und Stiftungen erfahren? (Siehe Kapitel: Beziehungen)
389 Welche Arten von Dokumenten gibt es mehr. Mehr zu diesem Thema (Siehe Kapitel: Dokumente)
390 Zur DSGVO Auskunft (Siehe DSGVO Auskunft)
391 ...
392 ...
393 )))