010.9 Dokumentvorlagen
Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:
Dokumentvorlagen
Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
Bereiche
Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
| Bereich | Anzeige |
| Aktivität | Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen |
| Kontakt | Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt. Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden. |
| Förderung | Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung. Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden. |
| Ausschüttung | Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung. Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden. |
| Beschluss | Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss. Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden. |
| Mietvertrag | Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag. Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden |
| Fundraisingprodukt | Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender). Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden. |
Dokumentvorlagen erstellen
- Begriff Dokumentvorlagen in Schnellsuche eingeben
- Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
- Das Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen wird angezeigt.
- Programm Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen doppelklicken
- Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
- + Icon anklicken
- Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
- Bereich auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
- Bezeichnung eingeben
- Kategorie auswählen
- Stiftung auswählen
- Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
- Diskette-IconSpeichern auswählen
- Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hier wird die Kategorie definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. |
| 2 | Hier stellt man sich ein, welcher Stiftung das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine Stiftungsbezogenen Vorlage und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. |
| 3 | Ob es sich um ein Format für einen Brief handelt, legt man hier fest. |
| 4 | Ob es sich um ein Format für eine E-Mail handelt, legt man hier fest. |
| 5 | Darf die Dokumentenvorlage freigegeben werden, wählt man "Aktiv". |
| 6 | Die Checkbox "Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck" wird nur angezeigt, wenn es sich bei der Dokumentvorlage um einen Brief handelt. Da gedruckte Briefe nachträglich nicht mehr bearbeitet werden dürfen, wird der untere Bereich in der Aktivität vom Typ Brief nach dem Druck automatisch gesperrt. |
Dokumentvorlage im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 0 | Zur Rubrik Allgemeinwechseln. Hier legt man allgemeine Einstellungen der Dokumentenvorlage fest wie beispielsweise, ob für Brief oder E-Mail oder aktiv und inaktiv. |
| 1 | Zur Rubrik Designer wechseln. Dies ist der Bearbeitungsbereich der Dokumentenvorlage. |
| 2 | Mithilfe der Vorschau kann man sich die Dokumentenvorlage mit Beispieldaten anzeigen lassen. |
| 3 | Über Start gelangt man die gängigen Funktionen eines Text-Editors, wie z.B. Schriftgröße ändern. |
| 4 | Mithilfe der Schaltfläche Seriendruck kann man Seriendruckfelder in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 5 | Via Einfügen kann man beispielsweise eine Bilddatei, Tabellen, Fuß- und Kopfzeile zum Dokument hinzufügen. |
| 6 | Über den Punkt Ansicht legt man genauere Parameter fest, wie man sich die Vorlage anzeigen lässt. |
| 7 | Mit Seitenlayout formatiert man verschiedene Regeln für das Layout auf der Seite der Vorlage. |
| 8 | Hierüber lassen sich Referenzen in die Dokumentenvorlage einbetten. |
| 9 | Mithilfe der Formularfelder kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. |
Seriendruckfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Über dieses Icon lässt sich ein Spezialfeld einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen). |
| 2 | Die jeweiligen Feldeigenschaften lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt. |
| 3 | Ein Feld kann man über diese Funktion löschen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt. |
| 4 | Seriendruckfelder lassen sich über dieses Funktion einfügen. |
| 5 | Über diesen Menüpunkt fügt man einen sich wiederholenden Block ein. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. |
| 6 | Wiederholende Blöcke bearbeitet man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar. |
Spezialfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Mit dieser Option fügt man ein konditionales IF-Feld ein. Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein. |
| 2 | Mit dieser Option fügt man ein IncludeText-Feld ein. Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein. |
| 3 | Mithilfe dieser Option wird ein Datums-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus. |
| 4 | Mithilfe dieser Option wird ein Next-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt. |
| 5 | Mit diesem NextIf-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt. |
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Seriendruckfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Seriendruck auswählen
- Option Serienfelder einfügen auswählen.
- Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
- Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
- Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken.
- Auf Button Einfügen klicken.
- Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
Formularfelder im Überblick
| Nummer | Beschreibung |
| 1 | Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ Text. |
| 2 | Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von Kontrollkästchen einnimmt. |
| 3 | Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen. |
| 4 | Eine Auswahllistefügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. |
| 5 | Ein Datumsauswahlfelderzeugt man mithilfe dieses Icons. |
Textfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
- Option Text-Formularfeld einfügen auswählen
- In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
Kontrollkästchen einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
- Option Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen auswählen
- Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
- Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die Aktiviert-/Inaktiviert-Symbole angepasst werden.
Kombinationslisten einfügen und erweitern
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
- Option Kombinationslisten-Formularfeld einfügen auswählen
- Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
- Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
- Gewünschte Werte eintippen
- Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
- Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
- Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
Auswahllistenformularfeld einfügen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
- Option Auswahllisten-Formularfeld einfügen auswählen
- Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
- Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
- Gewünschte Werte eintippen
- Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
- Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
- Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
Datumauswahlformularfeld einfügen
Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen
- Im Startbildschirm des Softwaretools Designer auswählen
- Im Bereich Designer den Menüpunkt Formularfelder auswählen
- Zum Bereich Formularfelder einfügen navigieren
- Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
- Option Datumauswahl-Formularfeld einfügen auswählen
- Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
- Vorlage mit Disketten-Icon Speichern speichern
- Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die Formularfeldeigenschaften 
bearbeiten.
Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage
| Nummer | Beschreibung |
|---|---|
| 1 | Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat. Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
|
| 2 | Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen. |
| 3 | Mit klick auf Button Entfernen wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht. |
Löschen einer Dokumentvorlage
Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
Dokumentvorlage kopieren
- In Schnellsuche Begriff Dokumentvorlage eingeben und Enter-Taste drücken
- Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
- In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
- Auf Button Vorlage kopieren links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
- Im geöffneten Fenster Neue Vorlage Bezeichnung anpassen eingeben
- Mit OK-Button bestätigen
- Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
Dokumentkategorien
Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
Dokumentkategorien anlegen
1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
Dokumentkategorie inaktiv setzen
Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.