Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (1 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 0 hinzugefügt, 3 gelöscht)
  • Formularfelder-Eigenschaften.png
  • Formularfeldname_2.png
  • Spezialfelder_Ueberblick.png

Details

Seiteneigenschaften

Inhalt

...	...	@@ -7,7 +7,7 @@
7	7
8	8	(% class="box warningmessage" %)
9	9	(((
10		-Ab Version **V25.1SP00 **verfügbar
	10	+Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11	11	)))
12	12
13	13	= Dokumentvorlagen =
...	...	@@ -32,12 +32,11 @@
32	32	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33	33	|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34	34	Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35		-|Fundraisingprodukt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender).
36		-Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden.
	35	+|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
37	37
38	38	== Dokumentvorlagen erstellen ==
39	39
40		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben
	39	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
41	41
42	42	(% style="list-style-type:circle" %)
43	43	* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
...	...	@@ -77,12 +77,8 @@
77	77	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
78	78	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
79	79	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
80		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)(((
81		-Die Checkbox **"Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck"** wird nur angezeigt, wenn es sich bei der Dokumentvorlage um einen **Brief** handelt.
	79	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
82	82
83		-Da gedruckte Briefe nachträglich nicht mehr bearbeitet werden dürfen, wird der untere Bereich in der Aktivität vom Typ **Brief** nach dem Druck automatisch gesperrt.
84		-)))
85		-
86	86	== Dokumentvorlage im Überblick ==
87	87
88	88	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
...	...	@@ -105,12 +105,12 @@
105	105
106	106	(% style="width:844.6px" %)
107	107	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
108		-|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Allgemeinwechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest wie beispielsweise, ob für Brief oder E-Mail oder aktiv und inaktiv.
	103	+|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
109	109	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
110		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich die Dokumentenvorlage mit Beispieldaten **anzeigen **lassen.
	105	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
111	111	|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
112	112	|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
113		-|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei, Tabellen, Fuß- und Kopfzeile zum Dokument hinzufügen.
	108	+|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
114	114	|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
115	115	|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
116	116	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
...	...	@@ -133,8 +133,8 @@
133	133
134	134	(% style="width:955.6px" %)
135	135	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
136		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
137		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
	131	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
	132	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
138	138	|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
139	139	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
140	140	|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
...	...	@@ -145,40 +145,8 @@
145	145	Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
146	146	)))
147	147
148		-=== Spezialfelder im Überblick ===
	143	+==== Seriendruckfeld einfügen ====
149	149
150		-[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
151		-
152		-(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
153		-|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
154		-|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
155		-Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
156		-
157		-Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
158		-)))
159		-|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
160		-Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
161		-
162		-Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
163		-)))
164		-|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
165		-|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
166		-|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
167		-
168		-
169		-
170		-
171		-
172		-
173		-
174		-
175		-
176		-
177		-
178		-xx
179		-
180		-=== Seriendruckfeld einfügen ===
181		-
182	182	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
183	183	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
184	184	1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
...	...	@@ -206,6 +206,7 @@
206	206	|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
207	207	|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
208	208
	172	+
209	209	(% class="box infomessage" %)
210	210	(((
211	211	Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
...	...	@@ -263,24 +263,29 @@
263	263
264	264	==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
265	265
266		-1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
	230	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
	231	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	232	+[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
	233	+)))
267	267	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
268	268	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
269		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
270	270	1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
	237	+1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
	238	+1. Gewünschte Werte eintippen
	239	+1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
271	271
272	272	(% style="list-style-type:circle" %)
273		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
	242	+* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
274	274
275		-(% start="6" %)
276		-1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
277		-1. Gewünschte Werte eintippen
278		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
279		-
280	280	(% start="8" %)
281	281	1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
282		-1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
283	283
	247	+(% class="box infomessage" %)
	248	+(((
	249	+Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
	250	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	251	+)))
	252	+
284	284	==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
285	285
286	286	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
...	...	@@ -289,19 +289,23 @@
289	289	)))
290	290	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
291	291	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
292		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
293	293	1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
	262	+1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
	263	+1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	264	+1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
294	294
295	295	(% style="list-style-type:circle" %)
296		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
	267	+* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
297	297
298		-(% start="6" %)
299		-1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
300		-1. Gewünschte Werte eintippen
301		-1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
	269	+(% start="8" %)
302	302	1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
303		-1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
304	304
	272	+(% class="box infomessage" %)
	273	+(((
	274	+Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
	275	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	276	+)))
	277	+
305	305	==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
306	306
307	307	(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
...	...	@@ -310,43 +310,41 @@
310	310	1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
311	311	1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
312	312	1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
313		-1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
314	314	1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
315	315
316	316	(% style="list-style-type:circle" %)
317		-* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
	289	+* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
318	318
319		-(% start="6" %)
	291	+(% start="5" %)
320	320	1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
321		-1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
322	322
	294	+
	295	+
323	323	(% class="box infomessage" %)
324	324	(((
325		-Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
326		-Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
	298	+Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
	299	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
327	327	)))
328	328
329	329
330		-== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
331	331
332		-[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
333	333
334		-(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
335		-|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
336		-|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
337		-Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
338	338
339		-Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
340	340
341		-* es sich um eine Neuanlage handelt
342		-* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
343		-)))
344		-|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
345		-|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
346	346
347	347
	309	+== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
348	348
	311	+[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
349	349
	313	+(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	314	+|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
	315	+|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
	316	+Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
	317	+)))
	318	+|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
	319	+|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
	320	+|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
350	350
351	351
352	352
...	...	@@ -354,6 +354,8 @@
354	354
355	355
356	356
	328	+
	329	+
357	357	== Löschen einer Dokumentvorlage ==
358	358
359	359	Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
...	...	@@ -372,6 +372,8 @@
372	372
373	373	* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
374	374
	348	+
	349	+
375	375	= Dokumentkategorien =
376	376
377	377	Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.

Formularfelder-Eigenschaften.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-11.9 KB

Inhalt

Formularfeldname_2.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-228.9 KB

Inhalt

Spezialfelder_Ueberblick.png

Author

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.MarcoBauer

Größe

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-79.5 KB

Inhalt