Zum Inhalt springen

Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 11.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 09:17
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version
Auf Version 38.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:06
Änderungskommentar: Es gibt keinen Kommentar für diese Version

Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,156 +1,175 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 += Dokumentvorlagen =
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
10 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
14 14  
15 -== Dokumente interner Natur ==
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
13 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
20 20  
21 -(% class="wikigeneratedid" %)
22 -=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ===
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
23 23  
24 -[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
17 +(% style="list-style-type:circle" %)
18 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 25  
26 -(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
27 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
28 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
29 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
30 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
31 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
32 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
33 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
21 +(% start="2" %)
22 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
34 34  
24 +(% style="list-style-type:circle" %)
25 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
35 35  
27 +(% start="3" %)
28 +1. **+** Icon anklicken
36 36  
30 +(% style="list-style-type:circle" %)
31 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 37  
33 +(% start="4" %)
34 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 +1. **Bezeichnung **eingeben
36 +1. **Kategorie **auswählen
37 +1. **Stiftung **auswählen
38 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
38 38  
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
39 39  
44 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
40 40  
46 +[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
41 41  
48 +(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
52 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
42 42  
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
43 43  
59 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
44 44  
45 45  
46 46  
47 47  
48 -xx
49 49  
50 -xx
51 51  
52 -=== Dokument im Windows Client intern erstellen ===
53 53  
54 -xx
55 55  
56 -=== Dokumentvorlagen ===
57 57  
58 -xx
59 59  
60 -==== Dokumentvorlagen erstellen ====
61 61  
62 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
63 63  
64 -(% style="list-style-type:circle" %)
65 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
66 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
73 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
76 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
77 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
78 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
79 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
80 +|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
81 +|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
82 +|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 +|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
67 67  
68 -(% start="2" %)
69 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
70 70  
71 -(% style="list-style-type:circle" %)
72 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
73 73  
74 -(% start="3" %)
75 -1. **+** Symbol anklicken
76 76  
77 -(% style="list-style-type:circle" %)
78 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
88 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
79 79  
80 -(% start="4" %)
81 -1. **Bereich **auswählen
82 -1. **Bezeichnung **eingeben
83 -1. **Kategorie **auswählen
84 -1. **Stiftung **auswählen
85 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
86 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
90 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
87 87  
88 -(% style="list-style-type:circle" %)
89 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
90 90  
91 -==== Dokumentvorlagen formatieren ====
92 92  
93 -xx
94 94  
95 -==== Formularvorlagen ====
96 96  
97 -xx
98 98  
99 -==== Seriendruckvorlagen ====
100 100  
101 -xx
102 102  
103 -== Dokumente externer Natur ==
104 104  
105 -xx
106 106  
107 -=== Mögliche Dateitypen ===
108 108  
109 -xx
110 110  
111 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
103 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
104 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
105 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
106 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
107 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
108 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
109 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
110 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
111 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
112 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
113 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
114 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
112 112  
113 113  
114 114  
115 115  
116 116  
120 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
117 117  
122 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
123 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
124 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
118 118  
126 +(% style="list-style-type:circle" %)
127 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
119 119  
129 +(% start="4" %)
130 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
131 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
120 120  
133 +(% style="list-style-type:circle" %)
134 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
121 121  
136 +=== Formularfelder im Überblick ===
122 122  
138 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
123 123  
140 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
141 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
142 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
143 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
144 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
124 124  
146 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
125 125  
126 -**Frühere Version:**
148 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
149 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
150 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
151 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
127 127  
128 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
153 +(% style="list-style-type:circle" %)
154 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
129 129  
156 +(% start="5" %)
157 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
130 130  
131 -**Dokument hinzufügen**
159 +(% style="list-style-type:circle" %)
160 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
132 132  
133 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
134 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
135 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
136 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
137 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
138 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
139 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
140 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
162 +(% start="6" %)
163 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
141 141  
142 -**Dokument löschen**
165 +(% style="list-style-type:circle" %)
166 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
143 143  
144 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
145 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
146 146  
147 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
148 148  
149 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
150 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
151 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
152 152  
153 153  
154 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
155 155  
156 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
173 +
174 +
175 +
Designer_Seriendruck.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +285.0 KB
Inhalt
Designer_Start.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +302.5 KB
Inhalt
Formularfelder_einfuegen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +171.2 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.9 KB
Inhalt