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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 11.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 09:17
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Auf Version 97.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/02/28 14:35
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,38 +1,86 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -== Dokumente interner Natur ==
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -(% class="wikigeneratedid" %)
22 -=== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ===
18 +== Bereiche ==
23 23  
20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 +|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 +
37 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
38 +
39 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 +
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44 +
45 +(% start="2" %)
46 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47 +
48 +(% style="list-style-type:circle" %)
49 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 +
51 +(% start="3" %)
52 +1. **+** Icon anklicken
53 +
54 +(% style="list-style-type:circle" %)
55 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56 +
57 +(% start="4" %)
58 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 +1. **Bezeichnung **eingeben
60 +1. **Kategorie **auswählen
61 +1. **Stiftung **auswählen
62 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64 +
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67 +
68 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69 +
24 24  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
25 25  
26 26  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
27 27  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
28 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
29 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
74 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
30 30  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
32 32  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
33 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
79 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
34 34  
81 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
35 35  
83 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
36 36  
37 37  
38 38  
... ... @@ -45,112 +45,293 @@
45 45  
46 46  
47 47  
48 -xx
49 49  
50 -xx
51 51  
52 -=== Dokument im Windows Client intern erstellen ===
53 53  
54 -xx
55 55  
56 -=== Dokumentvorlagen ===
57 57  
101 +(% style="width:844.6px" %)
102 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
103 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
104 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
105 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
106 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
107 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
108 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
109 +|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
110 +|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
111 +|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
112 +|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
113 +
114 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
115 +
116 +[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
117 +
118 +
119 +
120 +
121 +
122 +
123 +
124 +
125 +
126 +
127 +
128 +
129 +(% style="width:955.6px" %)
130 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 +
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
140 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 +)))
142 +
143 +=== Spezialfelder im Überblick ===
144 +
145 +[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
146 +
147 +(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
148 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
149 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
150 +Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
151 +
152 +Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
153 +)))
154 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
155 +Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
156 +
157 +Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
158 +)))
159 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
160 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
161 +|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
162 +
163 +
164 +
165 +
166 +
167 +
168 +
169 +
170 +
171 +
172 +
173 +
174 +
175 +
176 +
177 +
178 +
179 +
58 58  xx
59 59  
60 -==== Dokumentvorlagen erstellen ====
182 +=== Seriendruckfeld einfügen ===
61 61  
62 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
184 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
185 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
186 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
63 63  
64 64  (% style="list-style-type:circle" %)
65 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
66 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
189 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
67 67  
68 -(% start="2" %)
69 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
191 +(% start="4" %)
192 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
193 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
194 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
70 70  
71 71  (% style="list-style-type:circle" %)
72 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
197 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
73 73  
74 -(% start="3" %)
75 -1. **+** Symbol anklicken
199 +=== Formularfelder im Überblick ===
76 76  
77 -(% style="list-style-type:circle" %)
78 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
201 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
79 79  
80 -(% start="4" %)
81 -1. **Bereich **auswählen
82 -1. **Bezeichnung **eingeben
83 -1. **Kategorie **auswählen
84 -1. **Stiftung **auswählen
85 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
86 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
203 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
204 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
205 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
206 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
207 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
208 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
209 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
87 87  
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
214 +)))
215 +
216 +(% class="wikigeneratedid" %)
217 +(((
218 +
219 +)))
220 +
221 +(% class="wikigeneratedid" %)
222 +(((
223 +
224 +)))
225 +
226 +(% class="wikigeneratedid" %)
227 +(((
228 +
229 +)))
230 +
231 +(% class="wikigeneratedid" %)
232 +(((
233 +
234 +)))
235 +
236 +(% class="wikigeneratedid" %)
237 +(((
238 +
239 +)))
240 +
241 +==== Textfeld einfügen ====
242 +
243 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
244 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
245 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
246 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
247 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
248 +
88 88  (% style="list-style-type:circle" %)
89 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
250 +* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
90 90  
91 -==== Dokumentvorlagen formatieren ====
252 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
92 92  
93 -xx
254 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
255 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
256 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
257 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
258 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
94 94  
95 -==== Formularvorlagen ====
260 +(% style="list-style-type:circle" %)
261 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
96 96  
97 -xx
263 +(% start="5" %)
264 +1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
98 98  
99 -==== Seriendruckvorlagen ====
266 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
100 100  
101 -xx
268 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
269 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
270 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
271 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
272 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
102 102  
103 -== Dokumente externer Natur ==
274 +(% style="list-style-type:circle" %)
275 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
104 104  
105 -xx
277 +(% start="6" %)
278 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
279 +1. Gewünschte Werte eintippen
280 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
106 106  
107 -=== Mögliche Dateitypen ===
282 +(% start="8" %)
283 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
284 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
108 108  
109 -xx
286 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
110 110  
111 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
288 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
289 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
290 +[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
291 +)))
292 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
293 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
294 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
295 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
112 112  
297 +(% style="list-style-type:circle" %)
298 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
113 113  
300 +(% start="6" %)
301 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
302 +1. Gewünschte Werte eintippen
303 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
304 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
305 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
114 114  
307 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
115 115  
309 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
310 +[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
116 116  
312 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
313 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
314 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
315 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
316 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
117 117  
318 +(% style="list-style-type:circle" %)
319 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
118 118  
321 +(% start="6" %)
322 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
323 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
119 119  
325 +(% class="box infomessage" %)
326 +(((
327 +Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
328 +Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
329 +)))
120 120  
121 121  
332 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
122 122  
334 +[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
123 123  
336 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
337 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
338 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
339 +Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
124 124  
341 +Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
125 125  
126 -**Frühere Version:**
343 +* es sich um eine Neuanlage handelt
344 +* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
345 +)))
346 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
347 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
127 127  
128 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
349 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
129 129  
351 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
352 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
353 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
130 130  
131 -**Dokument hinzufügen**
132 132  
133 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
134 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
135 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
136 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
137 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
138 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
139 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
140 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
356 +== Dokumentvorlage kopieren ==
141 141  
142 -**Dokument löschen**
358 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
359 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
360 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
361 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
362 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
363 +1. Mit **OK**-Button bestätigen
143 143  
144 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
145 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
365 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
146 146  
147 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
367 += Dokumentkategorien =
148 148  
149 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
150 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
151 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
369 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
152 152  
371 +== Dokumentkategorien anlegen ==
153 153  
154 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
373 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
374 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
375 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
376 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
155 155  
156 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
378 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
379 +
380 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
381 +
382 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
383 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
384 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
385 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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