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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 15.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:18
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Auf Version 101.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/03/05 08:40
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,87 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V25.1SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 +|Fundraisingprodukt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender).
36 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden.
37 +
38 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
39 +
40 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
41 +
42 +(% style="list-style-type:circle" %)
43 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
44 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
45 +
46 +(% start="2" %)
47 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
48 +
49 +(% style="list-style-type:circle" %)
50 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
51 +
52 +(% start="3" %)
53 +1. **+** Icon anklicken
54 +
55 +(% style="list-style-type:circle" %)
56 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
57 +
58 +(% start="4" %)
59 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
60 +1. **Bezeichnung **eingeben
61 +1. **Kategorie **auswählen
62 +1. **Stiftung **auswählen
63 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
64 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
65 +
66 +(% style="list-style-type:circle" %)
67 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
68 +
69 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
70 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
75 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
76 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
80 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
82 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
84 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
35 35  
36 36  
37 37  
... ... @@ -39,9 +39,7 @@
39 39  
40 40  
41 41  
42 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
43 43  
44 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
45 45  
46 46  
47 47  
... ... @@ -51,21 +51,23 @@
51 51  
52 52  
53 53  
102 +(% style="width:844.6px" %)
103 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
104 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
105 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
106 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich die Dokumentenvorlage mit Beispieldaten **anzeigen **lassen.
107 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
108 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
109 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei, Tabellen, Fuß- und Kopfzeile zum Dokument hinzufügen.
110 +|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
111 +|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
112 +|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
113 +|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
54 54  
115 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
55 55  
117 +[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
56 56  
57 -(% style="margin-right:auto; width:849.6px" %)
58 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 744px;" %)Beschreibung
59 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:744px" %)Zur Rubrik **Allgemein **wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
60 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:744px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
61 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
62 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:744px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
63 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man **Seriendruckfelder **in die Dokumentenvorlage einbetten.
64 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:744px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
65 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:744px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
66 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:744px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
67 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:744px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
68 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
69 69  
70 70  
71 71  
... ... @@ -77,119 +77,269 @@
77 77  
78 78  
79 79  
130 +(% style="width:955.6px" %)
131 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
132 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
133 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
134 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
135 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
136 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
80 80  
139 +(% class="box infomessage" %)
140 +(((
141 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
142 +)))
81 81  
144 +=== Spezialfelder im Überblick ===
82 82  
146 +[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
83 83  
148 +(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
149 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
150 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
151 +Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
84 84  
153 +Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
154 +)))
155 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
156 +Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
85 85  
158 +Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
159 +)))
160 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
161 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
162 +|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
86 86  
87 -xx
88 88  
89 -xx
90 90  
91 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
92 92  
93 -xx
94 94  
95 -== Dokumentvorlagen ==
96 96  
169 +
170 +
171 +
172 +
173 +
174 +
175 +
176 +
97 97  xx
98 98  
99 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
179 +=== Seriendruckfeld einfügen ===
100 100  
101 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
181 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
182 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
183 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
102 102  
103 103  (% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
105 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
186 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
106 106  
107 -(% start="2" %)
108 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
188 +(% start="4" %)
189 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
190 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
191 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
109 109  
110 110  (% style="list-style-type:circle" %)
111 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
194 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
112 112  
113 -(% start="3" %)
114 -1. **+** Symbol anklicken
196 +=== Formularfelder im Überblick ===
115 115  
198 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
199 +
200 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
201 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
202 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
203 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
204 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
205 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
206 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
207 +
208 +(% class="box infomessage" %)
209 +(((
210 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
211 +)))
212 +
213 +(% class="wikigeneratedid" %)
214 +(((
215 +
216 +)))
217 +
218 +(% class="wikigeneratedid" %)
219 +(((
220 +
221 +)))
222 +
223 +(% class="wikigeneratedid" %)
224 +(((
225 +
226 +)))
227 +
228 +(% class="wikigeneratedid" %)
229 +(((
230 +
231 +)))
232 +
233 +(% class="wikigeneratedid" %)
234 +(((
235 +
236 +)))
237 +
238 +==== Textfeld einfügen ====
239 +
240 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
241 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
242 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
243 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
244 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
245 +
116 116  (% style="list-style-type:circle" %)
117 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
247 +* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
118 118  
119 -(% start="4" %)
120 -1. **Bereich **auswählen
121 -1. **Bezeichnung **eingeben
122 -1. **Kategorie **auswählen
123 -1. **Stiftung **auswählen
124 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
125 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
249 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
126 126  
251 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
252 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
253 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
254 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
255 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
256 +
127 127  (% style="list-style-type:circle" %)
128 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
258 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
129 129  
130 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
260 +(% start="5" %)
261 +1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
131 131  
132 -xx
263 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
133 133  
134 -==== Formularvorlagen ====
265 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
266 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
267 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
268 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
269 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
135 135  
136 -xx
271 +(% style="list-style-type:circle" %)
272 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
137 137  
138 -==== Seriendruckvorlagen ====
274 +(% start="6" %)
275 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
276 +1. Gewünschte Werte eintippen
277 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
139 139  
140 -xx
279 +(% start="8" %)
280 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
281 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
141 141  
142 -= Dokumente externer Natur =
283 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
143 143  
144 -xx
285 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
286 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
287 +[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
288 +)))
289 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
290 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
291 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
292 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
145 145  
146 -=== Mögliche Dateitypen ===
294 +(% style="list-style-type:circle" %)
295 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
147 147  
148 -xx
297 +(% start="6" %)
298 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
299 +1. Gewünschte Werte eintippen
300 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
301 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
302 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
149 149  
150 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
304 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
151 151  
306 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
307 +[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
152 152  
309 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
310 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
311 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
312 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
313 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
153 153  
315 +(% style="list-style-type:circle" %)
316 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
154 154  
318 +(% start="6" %)
319 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
320 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
155 155  
322 +(% class="box infomessage" %)
323 +(((
324 +Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
325 +Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
326 +)))
156 156  
157 157  
329 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
158 158  
331 +[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
159 159  
333 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
334 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
335 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
336 +Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
160 160  
338 +Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
161 161  
340 +* es sich um eine Neuanlage handelt
341 +* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
342 +)))
343 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
344 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
162 162  
163 163  
164 164  
165 -**Frühere Version:**
166 166  
167 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
168 168  
169 169  
170 -**Dokument hinzufügen**
171 171  
172 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
173 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
174 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
175 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
176 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
177 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
178 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
179 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
180 180  
181 -**Dokument löschen**
182 182  
183 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
184 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
185 185  
186 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
187 187  
188 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
189 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
190 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
191 191  
192 192  
193 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
194 194  
195 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
359 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
360 +
361 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
362 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
363 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
364 +
365 +
366 +== Dokumentvorlage kopieren ==
367 +
368 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
369 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
370 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
371 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
372 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
373 +1. Mit **OK**-Button bestätigen
374 +
375 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
376 +
377 += Dokumentkategorien =
378 +
379 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
380 +
381 +== Dokumentkategorien anlegen ==
382 +
383 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
384 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
385 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
386 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
387 +
388 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
389 +
390 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
391 +
392 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
393 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
394 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
395 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
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Datumauswahl_Formularfeld.png
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