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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 15.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:18
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Auf Version 37.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:02
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,45 +1,60 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 += Dokumentvorlagen =
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
10 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
13 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
22 22  
23 -[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
17 +(% style="list-style-type:circle" %)
18 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
24 24  
25 -(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 -|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
29 -|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 -|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 -|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
21 +(% start="2" %)
22 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
33 33  
24 +(% style="list-style-type:circle" %)
25 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
34 34  
27 +(% start="3" %)
28 +1. **+** Icon anklicken
35 35  
30 +(% style="list-style-type:circle" %)
31 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
36 36  
33 +(% start="4" %)
34 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 +1. **Bezeichnung **eingeben
36 +1. **Kategorie **auswählen
37 +1. **Stiftung **auswählen
38 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
37 37  
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
38 38  
44 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
39 39  
46 +[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
40 40  
48 +(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
49 +|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
50 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
52 +|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
53 +|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
54 +|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
55 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
41 41  
42 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
43 43  
44 44  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
45 45  
... ... @@ -54,24 +54,26 @@
54 54  
55 55  
56 56  
57 -(% style="margin-right:auto; width:849.6px" %)
58 -|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 744px;" %)Beschreibung
59 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:744px" %)Zur Rubrik **Allgemein **wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
60 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:744px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
61 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
62 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:744px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
63 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man **Seriendruckfelder **in die Dokumentenvorlage einbetten.
64 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:744px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
65 -|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:744px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
66 -|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:744px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
67 -|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:744px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
68 -|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:744px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
72 +(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
73 +|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
74 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
75 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
76 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
77 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
78 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
79 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
80 +|(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
81 +|(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
82 +|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
83 +|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
69 69  
70 70  
71 71  
72 72  
73 73  
89 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
74 74  
91 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
75 75  
76 76  
77 77  
... ... @@ -84,70 +84,72 @@
84 84  
85 85  
86 86  
87 -xx
104 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
105 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
106 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
107 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
108 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
109 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
110 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
111 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
112 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
113 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
114 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
115 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
88 88  
89 -xx
90 90  
91 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
92 92  
93 -xx
94 94  
95 -== Dokumentvorlagen ==
96 96  
97 -xx
98 98  
99 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
122 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
100 100  
101 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
124 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
125 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
126 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
102 102  
103 103  (% style="list-style-type:circle" %)
104 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
105 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
129 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
106 106  
107 -(% start="2" %)
108 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
109 -
110 -(% style="list-style-type:circle" %)
111 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
112 -
113 -(% start="3" %)
114 -1. **+** Symbol anklicken
115 -
116 -(% style="list-style-type:circle" %)
117 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
118 -
119 119  (% start="4" %)
120 -1. **Bereich **auswählen
121 -1. **Bezeichnung **eingeben
122 -1. **Kategorie **auswählen
123 -1. **Stiftung **auswählen
124 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
125 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
132 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
133 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
126 126  
127 127  (% style="list-style-type:circle" %)
128 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
136 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
129 129  
130 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
138 +=== Formularfelder im Überblick ===
131 131  
132 -xx
140 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
133 133  
134 -==== Formularvorlagen ====
142 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
143 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
144 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
145 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
146 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
135 135  
136 -xx
148 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
137 137  
138 -==== Seriendruckvorlagen ====
150 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
151 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
152 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
153 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
139 139  
140 -xx
155 +(% style="list-style-type:circle" %)
156 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
141 141  
142 -= Dokumente externer Natur =
158 +(% start="5" %)
159 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
143 143  
144 -xx
161 +(% style="list-style-type:circle" %)
162 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
145 145  
146 -=== Mögliche Dateitypen ===
164 +(% start="6" %)
165 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
147 147  
148 -xx
167 +(% style="list-style-type:circle" %)
168 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
149 149  
150 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
151 151  
152 152  
153 153  
... ... @@ -156,12 +156,6 @@
156 156  
157 157  
158 158  
159 -
160 -
161 -
162 -
163 -
164 -
165 165  **Frühere Version:**
166 166  
167 167  Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
Designer_Seriendruck.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +285.0 KB
Inhalt
Formularfelder_einfuegen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +171.2 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.9 KB
Inhalt