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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 16.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:26
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Auf Version 65.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 09:59
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,82 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +
33 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
34 +
35 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
36 +
37 +(% style="list-style-type:circle" %)
38 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
39 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
40 +
41 +(% start="2" %)
42 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
43 +
44 +(% style="list-style-type:circle" %)
45 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
46 +
47 +(% start="3" %)
48 +1. **+** Icon anklicken
49 +
50 +(% style="list-style-type:circle" %)
51 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
52 +
53 +(% start="4" %)
54 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
55 +1. **Bezeichnung **eingeben
56 +1. **Kategorie **auswählen
57 +1. **Stiftung **auswählen
58 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
59 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
60 +
61 +(% style="list-style-type:circle" %)
62 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
63 +
64 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
65 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
70 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
71 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
75 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
77 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
79 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
35 35  
36 36  
37 37  
... ... @@ -38,9 +38,7 @@
38 38  
39 39  
40 40  
41 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
42 42  
43 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
44 44  
45 45  
46 46  
... ... @@ -51,15 +51,13 @@
51 51  
52 52  
53 53  
54 -
55 -
56 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
97 +(% style="width:844.6px" %)
57 57  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
58 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Allgemein **wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
99 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
59 59  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
60 60  |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
61 61  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
62 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man **Seriendruckfelder **in die Dokumentenvorlage einbetten.
103 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
63 63  |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
64 64  |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
65 65  |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
... ... @@ -66,7 +66,9 @@
66 66  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
67 67  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
68 68  
110 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
69 69  
112 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
70 70  
71 71  
72 72  
... ... @@ -79,14 +79,40 @@
79 79  
80 80  
81 81  
125 +(% style="width:955.6px" %)
126 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
127 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
128 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
129 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
130 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
131 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
132 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
133 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
134 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
135 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
136 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
82 82  
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
140 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
141 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
142 +)))
83 83  
84 -== Seriendruckfeld im Überblick ==
144 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
85 85  
86 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
146 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
147 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
148 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
87 87  
150 +(% style="list-style-type:circle" %)
151 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
88 88  
153 +(% start="4" %)
154 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
155 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
89 89  
157 +(% style="list-style-type:circle" %)
158 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
90 90  
91 91  
92 92  
... ... @@ -96,22 +96,22 @@
96 96  
97 97  
98 98  
99 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
100 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
101 -|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
102 -|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
103 -|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
104 -|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
105 -|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
106 -|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
107 -|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
108 -|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
109 109  
169 +=== Formularfelder im Überblick ===
110 110  
171 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
111 111  
173 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
174 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
175 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
176 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
177 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
178 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
179 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
112 112  
113 113  
114 114  
183 +xx
115 115  
116 116  
117 117  
... ... @@ -120,68 +120,93 @@
120 120  
121 121  
122 122  
123 -xx
124 124  
125 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
193 +==== Textfeld einfügen ====
126 126  
127 -xx
195 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
196 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
197 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
198 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
128 128  
129 -== Dokumentvorlagen ==
200 +(% style="list-style-type:circle" %)
201 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
130 130  
131 131  xx
132 132  
133 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
205 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
134 134  
135 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
207 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
208 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
209 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
210 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
136 136  
137 137  (% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
139 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
213 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
140 140  
141 -(% start="2" %)
142 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
215 +(% start="5" %)
216 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
143 143  
218 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
219 +
220 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
221 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
222 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
223 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
224 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
225 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
226 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
227 +
144 144  (% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
229 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
146 146  
147 -(% start="3" %)
148 -1. **+** Symbol anklicken
231 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
149 149  
233 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
234 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
235 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
236 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
237 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
238 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
239 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
240 +
150 150  (% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
242 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
152 152  
153 -(% start="4" %)
154 -1. **Bereich **auswählen
155 -1. **Bezeichnung **eingeben
156 -1. **Kategorie **auswählen
157 -1. **Stiftung **auswählen
158 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
159 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
244 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
160 160  
246 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
247 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
248 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
249 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
250 +
161 161  (% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
252 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
163 163  
164 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
254 +(% start="5" %)
255 +1. Datum auswählen
165 165  
166 -xx
257 +(% style="list-style-type:circle" %)
258 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
167 167  
168 -==== Formularvorlagen ====
260 +== Löschen eines Formularfeldes ==
169 169  
170 -xx
262 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
171 171  
172 -==== Seriendruckvorlagen ====
264 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
265 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
266 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
267 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
173 173  
174 -xx
269 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
270 +)))
271 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
272 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
273 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
175 175  
176 -= Dokumente externer Natur =
177 177  
178 -xx
179 179  
180 -=== Mögliche Dateitypen ===
181 181  
182 -xx
183 183  
184 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
185 185  
186 186  
187 187  
... ... @@ -194,36 +194,43 @@
194 194  
195 195  
196 196  
291 +xx
197 197  
293 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
198 198  
199 -**Frühere Version:**
295 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
200 200  
201 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
297 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
202 202  
299 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
203 203  
204 -**Dokument hinzufügen**
301 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
205 205  
206 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
207 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
208 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
209 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
210 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
211 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
212 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
213 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
214 214  
215 -**Dokument löschen**
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217 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
218 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
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220 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
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222 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
223 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
224 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
225 225  
226 226  
227 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
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229 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
310 +xx
311 +
312 += Dokumentkategorien =
313 +
314 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
315 +
316 +== Dokumentkategorien anlegen ==
317 +
318 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
319 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
320 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
322 +
323 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
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325 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
326 +
327 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
328 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
329 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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