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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 16.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:26
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Auf Version 72.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 11:02
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,81 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
33 +
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 +
36 +(% style="list-style-type:circle" %)
37 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39 +
40 +(% start="2" %)
41 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42 +
43 +(% style="list-style-type:circle" %)
44 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45 +
46 +(% start="3" %)
47 +1. **+** Icon anklicken
48 +
49 +(% style="list-style-type:circle" %)
50 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51 +
52 +(% start="4" %)
53 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54 +1. **Bezeichnung **eingeben
55 +1. **Kategorie **auswählen
56 +1. **Stiftung **auswählen
57 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59 +
60 +(% style="list-style-type:circle" %)
61 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62 +
63 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
69 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
74 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
78 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
35 35  
36 36  
37 37  
... ... @@ -38,9 +38,7 @@
38 38  
39 39  
40 40  
41 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
42 42  
43 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
44 44  
45 45  
46 46  
... ... @@ -51,15 +51,13 @@
51 51  
52 52  
53 53  
54 -
55 -
56 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
96 +(% style="width:844.6px" %)
57 57  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
58 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Allgemein **wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
98 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
59 59  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
60 60  |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
61 61  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
62 -|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man **Seriendruckfelder **in die Dokumentenvorlage einbetten.
102 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
63 63  |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
64 64  |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
65 65  |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
... ... @@ -66,7 +66,9 @@
66 66  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
67 67  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
68 68  
109 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
69 69  
111 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
70 70  
71 71  
72 72  
... ... @@ -79,17 +79,50 @@
79 79  
80 80  
81 81  
124 +(% style="width:955.6px" %)
125 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
129 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
132 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
82 82  
135 +(% class="box infomessage" %)
136 +(((
137 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 +)))
83 83  
84 -== Seriendruckfeld im Überblick ==
140 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
85 85  
86 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
142 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
87 87  
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
88 88  
149 +(% start="4" %)
150 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
89 89  
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
90 90  
157 +=== Formularfelder im Überblick ===
91 91  
159 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
92 92  
161 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
93 93  
94 94  
95 95  
... ... @@ -96,16 +96,6 @@
96 96  
97 97  
98 98  
99 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
100 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
101 -|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
102 -|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
103 -|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
104 -|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
105 -|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
106 -|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
107 -|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
108 -|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
109 109  
110 110  
111 111  
... ... @@ -114,78 +114,105 @@
114 114  
115 115  
116 116  
182 +(% class="box infomessage" %)
183 +(((
184 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
185 +)))
117 117  
187 +==== Textfeld einfügen ====
118 118  
189 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
190 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
191 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
192 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
119 119  
194 +(% style="list-style-type:circle" %)
195 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
120 120  
197 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
121 121  
199 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
200 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
201 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
202 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
122 122  
123 -xx
204 +(% style="list-style-type:circle" %)
205 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
124 124  
125 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
207 +(% start="5" %)
208 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
126 126  
127 -xx
210 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
128 128  
129 -== Dokumentvorlagen ==
212 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
213 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
214 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
215 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
216 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
217 +1. Gewünschte Werte eintippen
218 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
130 130  
131 -xx
220 +(% style="list-style-type:circle" %)
221 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
132 132  
133 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
223 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
134 134  
135 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
225 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
226 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
227 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
228 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
229 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
230 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
231 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
136 136  
137 137  (% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
139 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
234 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
140 140  
141 -(% start="2" %)
142 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
236 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
143 143  
238 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
239 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
240 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
241 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
242 +
144 144  (% style="list-style-type:circle" %)
145 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
244 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
146 146  
147 -(% start="3" %)
148 -1. **+** Symbol anklicken
246 +== Löschen eines Formularfeldes ==
149 149  
150 -(% style="list-style-type:circle" %)
151 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
248 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
152 152  
153 -(% start="4" %)
154 -1. **Bereich **auswählen
155 -1. **Bezeichnung **eingeben
156 -1. **Kategorie **auswählen
157 -1. **Stiftung **auswählen
158 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
159 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
250 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
251 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
252 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
253 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
160 160  
161 -(% style="list-style-type:circle" %)
162 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
255 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
256 +)))
257 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
258 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
259 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
163 163  
164 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
165 165  
166 -xx
167 167  
168 -==== Formularvorlagen ====
169 169  
170 -xx
171 171  
172 -==== Seriendruckvorlagen ====
173 173  
174 -xx
175 175  
176 -= Dokumente externer Natur =
177 177  
178 -xx
179 179  
180 -=== Mögliche Dateitypen ===
181 181  
182 182  xx
183 183  
184 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
272 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
185 185  
274 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
186 186  
276 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
187 187  
278 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
188 188  
280 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
189 189  
190 190  
191 191  
... ... @@ -194,36 +194,31 @@
194 194  
195 195  
196 196  
289 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
197 197  
291 +x
198 198  
199 -**Frühere Version:**
293 +x
200 200  
201 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
295 +x
202 202  
203 203  
204 -**Dokument hinzufügen**
298 += Dokumentkategorien =
205 205  
206 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
207 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
208 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
209 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
210 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
211 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
212 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
213 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
300 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
214 214  
215 -**Dokument löschen**
302 +== Dokumentkategorien anlegen ==
216 216  
217 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
218 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
304 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
305 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
306 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
307 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
219 219  
220 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
309 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
221 221  
222 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
223 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
224 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
311 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
225 225  
226 -
227 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
228 -
229 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
313 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
314 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
315 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
316 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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