Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

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am 2023/08/25 13:26

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bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:02

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Rohform
Im Layout

Zusammenfassung

Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Anhänge (0 geändert, 2 hinzugefügt, 0 gelöscht)
- Formularfelder_einfuegen.png
- Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

@@ -1,1 +1,1 @@
--Dokumente
++010.4 Dokumentvorlagen

Dokument-Autor

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.MarcoBauer
++XWiki.kprummer

Inhalt

@@ -1,44 +1,61 @@
  (% class="box" %)
  (((
--**Alles rund um die Dokumente:**
++**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
  {{toc/}}
  )))
--= Dokumente intern und extern =
++= Dokumentvorlagen =
--Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
--Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
--Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
--Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
++Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
--= Dokumente interner Natur =
--Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
--Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
--Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
++== Dokumentvorlagen erstellen ==
--== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
++1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
--[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
++* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
--(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
--|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
--|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
--|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
--|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
--|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
--|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
++(% start="2" %)
++1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
++(% start="3" %)
++1. **+** Icon anklicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
++(% start="4" %)
++1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
++1. **Bezeichnung **eingeben
++1. **Kategorie **auswählen
++1. **Stiftung **auswählen
++1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
++1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
++== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
--== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
++[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
++(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
++|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
++|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
++|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
++|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
++|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
++|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
++|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
++
++== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
++
  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
@@ -54,11 +54,11 @@
  (% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Allgemein **wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
++|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
  |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
--|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man **Seriendruckfelder **in die Dokumentenvorlage einbetten.
++|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
  |(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
  |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
  |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
@@ -69,18 +69,8 @@
++=== Seriendruckfelder im Überblick ===
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--== Seriendruckfeld im Überblick ==
--
  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
@@ -96,14 +96,16 @@
  (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
--|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
--|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
--|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
--|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
--|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
--|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
--|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
--|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
++|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
++bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
++Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
++|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
++|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
++|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
++|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
++|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
++|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
++|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
@@ -110,89 +110,62 @@
++==== Seriendruckfeld einfügen ====
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
++1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
++(% start="4" %)
++1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
++1. Auf Button **Einfügen **klicken
++(% style="list-style-type:circle" %)
++* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
++=== Formularfelder im Überblick ===
++[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
--xx
++(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
++|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
++|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
++|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
++|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
--== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
++==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
--xx
++1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
++1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
++1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
++1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
--== Dokumentvorlagen ==
--
--xx
--
--=== Dokumentvorlagen erstellen ===
--
--1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
--
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
--* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
++* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
--(% start="2" %)
--1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
++(% start="5" %)
++1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
++* Das Eingabefenster wird geöffnet.
--(% start="3" %)
--1. **+** Symbol anklicken
++(% start="6" %)
++1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
  (% style="list-style-type:circle" %)
--* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
++* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
--(% start="4" %)
--1. **Bereich **auswählen
--1. **Bezeichnung **eingeben
--1. **Kategorie **auswählen
--1. **Stiftung **auswählen
--1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
--1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
--(% style="list-style-type:circle" %)
--* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
--=== Dokumentvorlagen formatieren ===
--xx
--==== Formularvorlagen ====
--xx
--==== Seriendruckvorlagen ====
--xx
--= Dokumente externer Natur =
--
--xx
--
--=== Mögliche Dateitypen ===
--
--xx
--
--=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
--
  **Frühere Version:**
  Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.

Formularfelder_einfuegen.png

Author

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