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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 19.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:28
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Auf Version 37.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:02
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,42 +1,61 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 += Dokumentvorlagen =
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
10 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
13 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
22 22  
17 +(% style="list-style-type:circle" %)
18 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
20 +
21 +(% start="2" %)
22 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
23 +
24 +(% style="list-style-type:circle" %)
25 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 +
27 +(% start="3" %)
28 +1. **+** Icon anklicken
29 +
30 +(% style="list-style-type:circle" %)
31 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32 +
33 +(% start="4" %)
34 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 +1. **Bezeichnung **eingeben
36 +1. **Kategorie **auswählen
37 +1. **Stiftung **auswählen
38 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 +
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
43 +
44 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
45 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
50 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
55 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
35 -
36 -
37 -
38 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
39 -
40 40  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
41 41  
42 42  
... ... @@ -67,18 +67,8 @@
67 67  
68 68  
69 69  
89 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
70 70  
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -
78 -
79 -
80 -== Seriendruckfeld im Überblick ==
81 -
82 82  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
83 83  
84 84  
... ... @@ -94,14 +94,16 @@
94 94  
95 95  (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
96 96  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
97 -|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
98 -|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
99 -|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
100 -|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
101 -|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
102 -|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
103 -|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
104 -|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
106 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
107 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
108 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
109 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
110 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
111 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
112 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
113 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
114 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
115 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
105 105  
106 106  
107 107  
... ... @@ -108,87 +108,62 @@
108 108  
109 109  
110 110  
122 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
111 111  
124 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
125 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
126 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
112 112  
128 +(% style="list-style-type:circle" %)
129 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
113 113  
131 +(% start="4" %)
132 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
133 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
114 114  
135 +(% style="list-style-type:circle" %)
136 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
115 115  
116 -xx
138 +=== Formularfelder im Überblick ===
117 117  
118 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
140 +[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
119 119  
120 -xx
142 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
143 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
144 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
145 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
146 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
121 121  
122 -== Dokumentvorlagen ==
148 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
123 123  
124 -xx
150 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
151 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
152 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
153 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
125 125  
126 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
127 -
128 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
129 -
130 130  (% style="list-style-type:circle" %)
131 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
132 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
156 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
133 133  
134 -(% start="2" %)
135 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
158 +(% start="5" %)
159 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
136 136  
137 137  (% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
162 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
139 139  
140 -(% start="3" %)
141 -1. **+** Symbol anklicken
164 +(% start="6" %)
165 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
142 142  
143 143  (% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
168 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
145 145  
146 -(% start="4" %)
147 -1. **Bereich **auswählen
148 -1. **Bezeichnung **eingeben
149 -1. **Kategorie **auswählen
150 -1. **Stiftung **auswählen
151 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
152 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
153 153  
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
156 156  
157 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
158 158  
159 -xx
160 160  
161 -==== Formularvorlagen ====
162 162  
163 -xx
164 164  
165 -==== Seriendruckvorlagen ====
166 166  
167 -xx
168 168  
169 -= Dokumente externer Natur =
170 -
171 -xx
172 -
173 -=== Mögliche Dateitypen ===
174 -
175 -xx
176 -
177 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
178 -
179 -
180 -
181 -
182 -
183 -
184 -
185 -
186 -
187 -
188 -
189 -
190 -
191 -
192 192  **Frühere Version:**
193 193  
194 194  Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
Formularfelder_einfuegen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +171.2 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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