Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
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am 2023/08/25 13:28
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am 2024/06/14 15:43
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Dokumente 1 +010.9 Dokumentvorlagen - Inhalt
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... ... @@ -1,42 +1,66 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** Allesrundum dieDokumente:**3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -= Dokumente intern und extern = 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 9 9 10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 13 += Dokumentvorlagen = 14 14 15 - =DokumenteinternerNatur=15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 16 16 17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen. 18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug. 19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen. 20 20 21 -== Allgemeine EinstellungenfürdasDokument==18 +== Dokumentvorlagen erstellen == 22 22 20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 21 + 22 +(% style="list-style-type:circle" %) 23 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 24 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 25 + 26 +(% start="2" %) 27 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 28 + 29 +(% style="list-style-type:circle" %) 30 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 31 + 32 +(% start="3" %) 33 +1. **+** Icon anklicken 34 + 35 +(% style="list-style-type:circle" %) 36 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 37 + 38 +(% start="4" %) 39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 40 +1. **Bezeichnung **eingeben 41 +1. **Kategorie **auswählen 42 +1. **Stiftung **auswählen 43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 45 + 46 +(% style="list-style-type:circle" %) 47 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 48 + 49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 50 + 23 23 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 24 24 25 25 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 26 26 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein,...)28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, obwelcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. 56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. 29 29 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 30 30 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 31 31 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 33 33 62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 34 34 35 - 36 - 37 - 38 -== Der Designer für das Dokument im Überblick == 39 - 40 40 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 41 41 42 42 ... ... @@ -63,7 +63,9 @@ 63 63 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 64 64 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 65 65 90 +=== Seriendruckfelder im Überblick === 66 66 92 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] 67 67 68 68 69 69 ... ... @@ -76,13 +76,34 @@ 76 76 77 77 78 78 105 +(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %) 106 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 107 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 108 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 109 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 110 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 111 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. 112 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen. 113 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. 114 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. 115 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 116 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 79 79 80 -== Seriendruckfeld im Überblick==118 +==== Seriendruckfeld einfügen ==== 81 81 82 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] 120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 83 83 124 +(% style="list-style-type:circle" %) 125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 84 84 127 +(% start="4" %) 128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken 85 85 131 +(% style="list-style-type:circle" %) 132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 86 86 87 87 88 88 ... ... @@ -92,16 +92,6 @@ 92 92 93 93 94 94 95 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %) 96 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 97 -|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %) 98 -|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %) 99 -|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %) 100 -|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %) 101 -|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %) 102 -|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %) 103 -|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %) 104 -|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %) 105 105 106 106 107 107 ... ... @@ -113,110 +113,138 @@ 113 113 114 114 115 115 116 - xx153 +=== Formularfelder im Überblick === 117 117 118 - == Dokumentim Windows Clientintern erstellen==155 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 119 119 120 -xx 157 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 158 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 159 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 160 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 161 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 162 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 163 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 121 121 122 -== Dokumentvorlagen == 123 123 166 + 167 + 168 + 169 + 170 + 171 + 172 + 173 + 174 + 175 + 176 + 124 124 xx 125 125 126 -=== Dokumentvorlagen erstellen === 127 127 128 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 129 129 130 -(% style="list-style-type:circle" %) 131 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 132 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 133 133 134 -(% start="2" %) 135 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 136 136 137 -(% style="list-style-type:circle" %) 138 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 139 139 140 -(% start="3" %) 141 -1. **+** Symbol anklicken 142 142 143 -(% style="list-style-type:circle" %) 144 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 145 145 146 -(% start="4" %) 147 -1. **Bereich **auswählen 148 -1. **Bezeichnung **eingeben 149 -1. **Kategorie **auswählen 150 -1. **Stiftung **auswählen 151 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht 152 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen 153 153 187 +==== Textfeld einfügen ==== 188 + 189 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 190 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 191 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 192 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 193 + 154 154 (% style="list-style-type:circle" %) 155 -* De r eigentlicheTexteditorTextControlwird geöffnet.195 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 156 156 157 -=== Dokumentvorlagen formatieren === 158 158 159 159 xx 160 160 161 -==== Formularvorlagen ====200 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 162 162 163 -xx 202 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 203 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 204 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 205 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 164 164 165 -==== Seriendruckvorlagen ==== 207 +(% style="list-style-type:circle" %) 208 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 166 166 167 -xx 210 +(% start="5" %) 211 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 168 168 169 -= Dokumente externer Natur = 170 170 171 -xx 172 172 173 -=== Mögliche Dateitypen === 174 174 175 -xx 176 176 177 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen === 178 178 179 179 219 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 180 180 221 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 222 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 223 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 224 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 225 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 226 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 227 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 181 181 229 +(% style="list-style-type:circle" %) 230 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 182 182 183 183 233 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 184 184 235 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 236 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 237 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 238 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 239 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 240 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 241 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 185 185 243 +(% style="list-style-type:circle" %) 244 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 186 186 187 187 247 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="161" style="float:right" width="282"]] ==== 188 188 249 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 250 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 251 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 252 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 189 189 254 +(% style="list-style-type:circle" %) 255 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 190 190 257 +(% start="5" %) 258 +1. Datum auswählen 191 191 192 -**Frühere Version:** 260 +(% style="list-style-type:circle" %) 261 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 193 193 194 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen. 195 195 196 196 197 - **Dokumenthinzufügen**265 += Dokumentkategorien = 198 198 199 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 200 -2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 201 -3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 202 -a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 203 -b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 204 -4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 205 -5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 206 -6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 267 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 207 207 208 - **Dokument löschen**269 +== Dokumentkategorien anlegen == 209 209 210 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 211 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht. 271 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 272 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 273 +3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 274 +4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 212 212 213 - WennSie dasDokumentüberdieb4-Softwarelöschen möchten,gehen Sie wie folgt vor:276 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 214 214 215 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 216 -2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 217 -3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 278 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 218 218 280 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 281 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 282 +3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 283 +4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten. 219 219 220 -**Dokumente per E-Mail verschicken** 221 221 222 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“. 286 + 287 +
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +34.6 KB - Inhalt
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