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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 19.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:28
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Auf Version 67.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 10:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,43 +1,85 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
33 +
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 +
36 +(% style="list-style-type:circle" %)
37 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39 +
40 +(% start="2" %)
41 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42 +
43 +(% style="list-style-type:circle" %)
44 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45 +
46 +(% start="3" %)
47 +1. **+** Icon anklicken
48 +
49 +(% style="list-style-type:circle" %)
50 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51 +
52 +(% start="4" %)
53 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54 +1. **Bezeichnung **eingeben
55 +1. **Kategorie **auswählen
56 +1. **Stiftung **auswählen
57 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59 +
60 +(% style="list-style-type:circle" %)
61 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62 +
63 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
69 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
74 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
78 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
35 35  
36 36  
37 37  
38 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
39 39  
40 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
41 41  
42 42  
43 43  
... ... @@ -50,7 +50,8 @@
50 50  
51 51  
52 52  
53 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
55 55  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
56 56  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -63,7 +63,9 @@
63 63  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
64 64  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
65 65  
109 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
66 66  
111 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
67 67  
68 68  
69 69  
... ... @@ -76,14 +76,40 @@
76 76  
77 77  
78 78  
124 +(% style="width:955.6px" %)
125 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
127 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
128 +Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
129 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
130 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
131 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
132 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
133 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
134 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
135 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
79 79  
80 -== Seriendruckfeld im Überblick ==
137 +(% class="box infomessage" %)
138 +(((
139 +Im System des Non Profit Managers existiert ein Dienstprogramm. Dieses **prüft **ob in den Vorlagen der Belege und Dokumente, ob die eingefügten **Seriendruckfelder aktuell **sind und **ob **sie **funktionieren**.
140 +Nur Anwender mit entsprechender Berechtigung gelangen in eben dieses Dienstprogramm.
141 +)))
81 81  
82 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
143 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
83 83  
145 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
146 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
147 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
84 84  
149 +(% style="list-style-type:circle" %)
150 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
85 85  
152 +(% start="4" %)
153 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
154 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
86 86  
156 +(% style="list-style-type:circle" %)
157 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
87 87  
88 88  
89 89  
... ... @@ -92,19 +92,19 @@
92 92  
93 93  
94 94  
95 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
96 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
97 -|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
98 -|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
99 -|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
100 -|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
101 -|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
102 -|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
103 -|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
104 -|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
166 +=== Formularfelder im Überblick ===
105 105  
168 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
106 106  
170 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
171 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
172 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
173 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
174 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
175 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
176 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
107 107  
178 +xx
108 108  
109 109  
110 110  
... ... @@ -113,68 +113,93 @@
113 113  
114 114  
115 115  
116 -xx
117 117  
118 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
188 +==== Textfeld einfügen ====
119 119  
120 -xx
190 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
191 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
192 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
193 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
121 121  
122 -== Dokumentvorlagen ==
195 +(% style="list-style-type:circle" %)
196 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
123 123  
124 124  xx
125 125  
126 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
200 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
127 127  
128 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
202 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
203 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
204 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
205 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
129 129  
130 130  (% style="list-style-type:circle" %)
131 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
132 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
208 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
133 133  
134 -(% start="2" %)
135 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
210 +(% start="5" %)
211 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
136 136  
213 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
214 +
215 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
216 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
217 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
218 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
219 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
220 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
221 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
222 +
137 137  (% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
224 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
139 139  
140 -(% start="3" %)
141 -1. **+** Symbol anklicken
226 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
142 142  
228 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
229 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
230 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
231 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
232 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
233 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
234 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
235 +
143 143  (% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
237 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
145 145  
146 -(% start="4" %)
147 -1. **Bereich **auswählen
148 -1. **Bezeichnung **eingeben
149 -1. **Kategorie **auswählen
150 -1. **Stiftung **auswählen
151 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
152 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
239 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
153 153  
241 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
242 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
245 +
154 154  (% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
247 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
156 156  
157 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
249 +(% start="5" %)
250 +1. Datum auswählen
158 158  
159 -xx
252 +(% style="list-style-type:circle" %)
253 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
160 160  
161 -==== Formularvorlagen ====
255 +== Löschen eines Formularfeldes ==
162 162  
163 -xx
257 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
164 164  
165 -==== Seriendruckvorlagen ====
259 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
260 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
261 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
262 +Erste **Voraussetzung **ist, dass man eine Vorlage erstellt hat, in der mindestens ein [[Formularfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HFormularfelderimDCberblick]] eingefügt wurde.
166 166  
167 -xx
264 +Anschließend ruft man einen gewünschten Kontakt auf und geht auf das **+**Icon im Bereich der Aktivitäten.
265 +)))
266 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Wenn man z.B. mal **Brief **ausgewählt hat, so öffnet sich das Fenster der **Neuanlage**. Im Bereich der Vorlagen wählt man nun eine Vorlage aus, die mindestens ein Formularfeld enthält. Ähnlich verhält es sich auch beim Löschen eines Formularfeldes bei der Aktivität E-Mail.
267 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Ein solches Formularfeld sieht man wie in diesem Beispiel zum Beispiel an dem roten Balken. In der Vorlage befindet sich an dieser Stelle ein Formularfeld. im **Dropdown **der Formularfelder direkt darunter kann man nun aus der **Auswahl **der **Formularfelder **dieser Vorlage wählen. Wenn man hier nun ein gewünschtes Formularfeld wählt...
268 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)...und dann auf den Button **Entfernen **klickt, dann wird eben dieses Formularfeld gelöscht.
168 168  
169 -= Dokumente externer Natur =
170 170  
171 -xx
172 172  
173 -=== Mögliche Dateitypen ===
174 174  
175 -xx
176 176  
177 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
178 178  
179 179  
180 180  
... ... @@ -185,38 +185,50 @@
185 185  
186 186  
187 187  
284 +xx
188 188  
286 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
189 189  
288 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
190 190  
290 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
191 191  
192 -**Frühere Version:**
292 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
193 193  
194 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
294 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
195 195  
196 196  
197 -**Dokument hinzufügen**
198 198  
199 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
200 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
201 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
202 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
203 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
204 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
205 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
206 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
207 207  
208 -**Dokument löschen**
209 209  
210 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
211 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
212 212  
213 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
214 214  
215 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
216 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
217 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
218 218  
303 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
219 219  
220 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
305 +x
221 221  
222 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
307 +x
308 +
309 +x
310 +
311 +
312 += Dokumentkategorien =
313 +
314 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
315 +
316 +== Dokumentkategorien anlegen ==
317 +
318 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
319 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
320 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
321 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
322 +
323 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
324 +
325 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
326 +
327 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
328 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
329 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
330 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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