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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 19.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:28
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Auf Version 75.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2024/09/20 11:06
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,43 +1,85 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest welche Seriendruckfelderverfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vpm Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +
32 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
33 +
34 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
35 +
36 +(% style="list-style-type:circle" %)
37 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
38 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
39 +
40 +(% start="2" %)
41 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
42 +
43 +(% style="list-style-type:circle" %)
44 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
45 +
46 +(% start="3" %)
47 +1. **+** Icon anklicken
48 +
49 +(% style="list-style-type:circle" %)
50 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
51 +
52 +(% start="4" %)
53 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
54 +1. **Bezeichnung **eingeben
55 +1. **Kategorie **auswählen
56 +1. **Stiftung **auswählen
57 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
58 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
59 +
60 +(% style="list-style-type:circle" %)
61 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
62 +
63 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
64 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
69 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
70 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
74 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
76 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
78 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
35 35  
36 36  
37 37  
38 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
39 39  
40 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
41 41  
42 42  
43 43  
... ... @@ -50,7 +50,8 @@
50 50  
51 51  
52 52  
53 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
95 +
96 +(% style="width:844.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
55 55  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
56 56  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -63,7 +63,9 @@
63 63  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
64 64  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
65 65  
109 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
66 66  
111 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
67 67  
68 68  
69 69  
... ... @@ -76,32 +76,55 @@
76 76  
77 77  
78 78  
124 +(% style="width:955.6px" %)
125 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
126 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
127 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
128 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
129 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
130 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
131 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
132 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
133 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
79 79  
80 -== Seriendruckfeld im Überblick ==
135 +(% class="box infomessage" %)
136 +(((
137 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
138 +)))
81 81  
82 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
140 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
83 83  
142 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
143 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
144 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
84 84  
146 +(% style="list-style-type:circle" %)
147 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
85 85  
149 +(% start="4" %)
150 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
151 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
152 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
86 86  
154 +(% style="list-style-type:circle" %)
155 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
87 87  
157 +=== Formularfelder im Überblick ===
88 88  
159 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
89 89  
161 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
162 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
163 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
164 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
165 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
166 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
167 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
90 90  
91 91  
92 92  
93 93  
94 94  
95 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
96 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
97 -|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
98 -|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
99 -|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
100 -|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
101 -|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
102 -|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
103 -|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
104 -|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
105 105  
106 106  
107 107  
... ... @@ -108,80 +108,104 @@
108 108  
109 109  
110 110  
179 +(% class="box infomessage" %)
180 +(((
181 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
182 +)))
111 111  
184 +==== Textfeld einfügen ====
112 112  
186 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
187 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
188 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
189 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
113 113  
191 +(% style="list-style-type:circle" %)
192 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
114 114  
194 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
115 115  
116 -xx
196 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
197 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
198 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
199 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
117 117  
118 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
201 +(% style="list-style-type:circle" %)
202 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
119 119  
120 -xx
204 +(% start="5" %)
205 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
121 121  
122 -== Dokumentvorlagen ==
207 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
123 123  
124 -xx
209 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
210 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
211 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
212 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
213 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
214 +1. Gewünschte Werte eintippen
215 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
125 125  
126 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
127 -
128 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
129 -
130 130  (% style="list-style-type:circle" %)
131 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
132 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
218 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
133 133  
134 -(% start="2" %)
135 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
220 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
136 136  
222 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
223 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
224 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
225 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
226 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
227 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
228 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
229 +
137 137  (% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
231 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
139 139  
140 -(% start="3" %)
141 -1. **+** Symbol anklicken
233 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
142 142  
235 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
236 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
237 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
238 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
239 +
143 143  (% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
241 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
145 145  
146 -(% start="4" %)
147 -1. **Bereich **auswählen
148 -1. **Bezeichnung **eingeben
149 -1. **Kategorie **auswählen
150 -1. **Stiftung **auswählen
151 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
152 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
243 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
153 153  
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
245 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
156 156  
157 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
247 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
248 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
249 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
250 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
251 +)))
252 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
253 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
254 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
158 158  
159 -xx
160 160  
161 -==== Formularvorlagen ====
162 162  
163 -xx
164 164  
165 -==== Seriendruckvorlagen ====
166 166  
167 -xx
168 168  
169 -= Dokumente externer Natur =
170 170  
171 -xx
172 172  
173 -=== Mögliche Dateitypen ===
174 174  
175 -xx
176 176  
177 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
178 178  
179 179  
180 180  
268 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
181 181  
270 +Wenn man eine Dokumentvorlage löschen möchte, führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.[[image:Dokumentvorlage_loeschen.png||height="168" style="float:right" width="331"]]
182 182  
272 +Wenn das System feststellt, dass eben diese Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, kann man die Dokumentvorlage nicht löschen.
183 183  
274 +Ein Hinweis erscheint und berichtet dann, dass erst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
184 184  
276 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
185 185  
186 186  
187 187  
... ... @@ -189,34 +189,32 @@
189 189  
190 190  
191 191  
192 -**Frühere Version:**
193 193  
194 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
285 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
195 195  
287 +x
196 196  
197 -**Dokument hinzufügen**
289 +x
198 198  
199 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
200 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
201 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
202 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
203 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
204 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
205 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
206 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
291 +x
207 207  
208 -**Dokument löschen**
209 209  
210 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
211 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
294 += Dokumentkategorien =
212 212  
213 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
296 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
214 214  
215 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
216 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
217 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
298 +== Dokumentkategorien anlegen ==
218 218  
300 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
301 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
302 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
303 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
219 219  
220 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
305 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
221 221  
222 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
307 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
308 +
309 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
310 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
311 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
312 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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