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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 19.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 13:28
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/09/26 16:00
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,43 +1,90 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 +|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 +
37 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
38 +
39 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 +
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44 +
45 +(% start="2" %)
46 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47 +
48 +(% style="list-style-type:circle" %)
49 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 +
51 +(% start="3" %)
52 +1. **+** Icon anklicken
53 +
54 +(% style="list-style-type:circle" %)
55 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56 +
57 +(% start="4" %)
58 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 +1. **Bezeichnung **eingeben
60 +1. **Kategorie **auswählen
61 +1. **Stiftung **auswählen
62 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64 +
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67 +
68 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
74 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
79 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
81 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
83 +[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
35 35  
36 36  
37 37  
38 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
39 39  
40 -[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
41 41  
42 42  
43 43  
... ... @@ -50,7 +50,8 @@
50 50  
51 51  
52 52  
53 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
100 +
101 +(% style="width:844.6px" %)
54 54  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
55 55  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
56 56  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -63,7 +63,9 @@
63 63  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
64 64  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
65 65  
114 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
66 66  
116 +[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
67 67  
68 68  
69 69  
... ... @@ -76,147 +76,181 @@
76 76  
77 77  
78 78  
129 +(% style="width:955.6px" %)
130 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
131 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
134 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
137 +|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
138 +|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
79 79  
80 -== Seriendruckfeld im Überblick ==
140 +(% class="box infomessage" %)
141 +(((
142 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
143 +)))
81 81  
82 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
145 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
83 83  
147 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
148 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
149 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
84 84  
151 +(% style="list-style-type:circle" %)
152 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
85 85  
154 +(% start="4" %)
155 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
156 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
157 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
86 86  
159 +(% style="list-style-type:circle" %)
160 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
87 87  
162 +=== Formularfelder im Überblick ===
88 88  
164 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
89 89  
166 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
167 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
168 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
169 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
170 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
171 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
172 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
90 90  
91 91  
92 92  
93 93  
94 94  
95 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
96 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
97 -|(% style="width:94px" %)1|(% style="width:860px" %)
98 -|(% style="width:94px" %)2|(% style="width:860px" %)
99 -|(% style="width:94px" %)3|(% style="width:860px" %)
100 -|(% style="width:94px" %)4|(% style="width:860px" %)
101 -|(% style="width:94px" %)5|(% style="width:860px" %)
102 -|(% style="width:94px" %)6|(% style="width:860px" %)
103 -|(% style="width:94px" %)7|(% style="width:860px" %)
104 -|(% style="width:94px" %)8|(% style="width:860px" %)
105 105  
106 106  
107 107  
181 +(% class="box infomessage" %)
182 +(((
183 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
184 +)))
108 108  
186 +==== Textfeld einfügen ====
109 109  
188 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
189 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
190 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
191 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
110 110  
193 +(% style="list-style-type:circle" %)
194 +* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
111 111  
196 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
112 112  
198 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
199 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
200 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
201 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
113 113  
203 +(% style="list-style-type:circle" %)
204 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
114 114  
206 +(% start="5" %)
207 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
115 115  
116 -xx
209 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
117 117  
118 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
211 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
212 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
215 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
216 +1. Gewünschte Werte eintippen
217 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
119 119  
120 -xx
219 +(% style="list-style-type:circle" %)
220 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden,.
121 121  
122 -== Dokumentvorlagen ==
222 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
123 123  
124 -xx
224 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
225 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
226 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
227 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
228 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
229 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
230 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
125 125  
126 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
127 -
128 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
129 -
130 130  (% style="list-style-type:circle" %)
131 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
132 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
233 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
133 133  
134 -(% start="2" %)
135 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
235 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
136 136  
137 -(% style="list-style-type:circle" %)
138 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
237 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
238 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
239 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
240 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
139 139  
140 -(% start="3" %)
141 -1. **+** Symbol anklicken
142 -
143 143  (% style="list-style-type:circle" %)
144 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
243 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
145 145  
146 -(% start="4" %)
147 -1. **Bereich **auswählen
148 -1. **Bezeichnung **eingeben
149 -1. **Kategorie **auswählen
150 -1. **Stiftung **auswählen
151 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
152 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
245 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
153 153  
154 -(% style="list-style-type:circle" %)
155 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
247 +[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
156 156  
157 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
249 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
250 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
251 +|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
252 +Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
253 +)))
254 +|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
255 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
256 +|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
158 158  
159 -xx
160 160  
161 -==== Formularvorlagen ====
162 162  
163 -xx
164 164  
165 -==== Seriendruckvorlagen ====
166 166  
167 -xx
168 168  
169 -= Dokumente externer Natur =
170 170  
171 -xx
172 172  
173 -=== Mögliche Dateitypen ===
174 174  
175 -xx
176 176  
177 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
178 178  
179 179  
180 180  
181 181  
182 182  
272 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
183 183  
274 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
275 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
276 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
184 184  
185 185  
279 +== Kopieren einer Dokumentvorlage ==
186 186  
281 +x
187 187  
283 +x
188 188  
285 +x
189 189  
190 190  
288 += Dokumentkategorien =
191 191  
192 -**Frühere Version:**
290 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
193 193  
194 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
292 +== Dokumentkategorien anlegen ==
195 195  
294 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
295 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
296 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
297 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
196 196  
197 -**Dokument hinzufügen**
299 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
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199 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
200 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
201 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
202 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
203 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
204 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
205 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
206 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
301 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
207 207  
208 -**Dokument löschen**
209 -
210 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
211 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
212 -
213 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
214 -
215 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
216 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
217 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
218 -
219 -
220 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
221 -
222 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
303 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
304 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
305 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
306 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
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