Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen
Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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am 2023/08/25 13:50
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am 2024/06/14 16:08
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Zusammenfassung
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Seiteneigenschaften (2 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
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Anhänge (0 geändert, 7 hinzugefügt, 0 gelöscht)
Details
- Seiteneigenschaften
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- Titel
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Dokumente 1 +010.9 Dokumentvorlagen - Inhalt
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... ... @@ -1,41 +1,66 @@ 1 1 (% class="box" %) 2 2 ((( 3 -** Allesrundum dieDokumente:**3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:** 4 4 5 5 {{toc/}} 6 6 ))) 7 7 8 -= Dokumente intern und extern = 8 +(% class="box warningmessage" %) 9 +((( 10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar 11 +))) 9 9 10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden: 11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern". 12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern." 13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control. 13 += Dokumentvorlagen = 14 14 15 - =DokumenteinternerNatur=15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden. 16 16 17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen. 18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug. 19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen. 20 20 21 -== Allgemeine EinstellungenfürdasDokument==18 +== Dokumentvorlagen erstellen == 22 22 20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]] 21 + 22 +(% style="list-style-type:circle" %) 23 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 24 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 25 + 26 +(% start="2" %) 27 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 28 + 29 +(% style="list-style-type:circle" %) 30 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 31 + 32 +(% start="3" %) 33 +1. **+** Icon anklicken 34 + 35 +(% style="list-style-type:circle" %) 36 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 37 + 38 +(% start="4" %) 39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann) 40 +1. **Bezeichnung **eingeben 41 +1. **Kategorie **auswählen 42 +1. **Stiftung **auswählen 43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides 44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen 45 + 46 +(% style="list-style-type:circle" %) 47 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 48 + 49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage == 50 + 23 23 [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]] 24 24 25 25 (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %) 26 26 |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung 27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein,...)28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, obwelcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden. 56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen. 29 29 |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest. 30 30 |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest. 31 31 |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv". 32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. 60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden. 33 33 62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick == 34 34 35 - 36 - 37 -== Der Designer für das Dokument im Überblick == 38 - 39 39 [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]] 40 40 41 41 ... ... @@ -62,22 +62,8 @@ 62 62 |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten. 63 63 |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen. 64 64 90 +=== Seriendruckfelder im Überblick === 65 65 66 - 67 - 68 - 69 - 70 - 71 - 72 - 73 - 74 - 75 - 76 - 77 - 78 - 79 -== Seriendruckfeld im Überblick == 80 - 81 81 [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]] 82 82 83 83 ... ... @@ -94,7 +94,7 @@ 94 94 (% style="margin-right:auto; width:955.6px" %) 95 95 |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung 96 96 |(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch 97 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 108 +bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben. 98 98 Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.") 99 99 |(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. 100 100 |(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. ... ... @@ -104,10 +104,21 @@ 104 104 |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**. 105 105 |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**. 106 106 118 +==== Seriendruckfeld einfügen ==== 107 107 120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen 122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen 108 108 124 +(% style="list-style-type:circle" %) 125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt. 109 109 127 +(% start="4" %) 128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken 129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken 110 110 131 +(% style="list-style-type:circle" %) 132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt. 111 111 112 112 113 113 ... ... @@ -118,110 +118,127 @@ 118 118 119 119 120 120 121 -xx 122 122 123 -== Dokument im Windows Client intern erstellen == 124 124 125 -xx 126 126 127 -== Dokumentvorlagen == 128 128 129 -xx 130 130 131 -=== Dokumentvorlagen erstellen === 132 132 133 - 1.Begriff **Dokumentvorlagen **in SuchzeileunterNPO Schriftzugeingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right"width="378"]]149 +=== Formularfelder im Überblick === 134 134 135 -(% style="list-style-type:circle" %) 136 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet. 137 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt. 151 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]] 138 138 139 -(% start="2" %) 140 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken 153 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %) 154 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung** 155 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]]. 156 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt. 157 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]]. 158 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein. 159 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons. 141 141 142 -(% style="list-style-type:circle" %) 143 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet. 144 144 145 -(% start="3" %) 146 -1. **+** Symbol anklicken 147 147 148 -(% style="list-style-type:circle" %) 149 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet. 150 150 151 -(% start="4" %) 152 -1. **Bereich **auswählen 153 -1. **Bezeichnung **eingeben 154 -1. **Kategorie **auswählen 155 -1. **Stiftung **auswählen 156 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht 157 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen 158 158 159 -(% style="list-style-type:circle" %) 160 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet. 161 161 162 -=== Dokumentvorlagen formatieren === 163 163 164 -xx 165 165 166 -==== Formularvorlagen ==== 167 167 168 168 xx 169 169 170 -==== Seriendruckvorlagen ==== 171 171 172 -xx 173 173 174 -= Dokumente externer Natur = 175 175 176 -xx 177 177 178 -=== Mögliche Dateitypen === 179 179 180 -xx 181 181 182 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen === 183 183 184 184 179 +==== Textfeld einfügen ==== 185 185 181 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen 182 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 183 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 184 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen 186 186 186 +(% style="list-style-type:circle" %) 187 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt. 187 187 189 +xx 188 188 191 +==== Kontrollkästchen einfügen ==== 189 189 193 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]] 194 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 195 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 196 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen 190 190 198 +(% style="list-style-type:circle" %) 199 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. 191 191 201 +(% start="5" %) 202 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern 192 192 193 193 194 194 206 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ==== 195 195 208 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]] 209 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 210 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 211 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen 212 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken 213 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 214 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 196 196 197 -**Frühere Version:** 216 +(% style="list-style-type:circle" %) 217 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 198 198 199 - Esgibt die Möglichkeit, zuIhren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumentehinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die imSystem gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entwederdirekt inderDatenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.219 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ==== 200 200 221 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]] 222 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 223 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 224 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen 225 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken 226 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen 227 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen 201 201 202 -**Dokument hinzufügen** 229 +(% style="list-style-type:circle" %) 230 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt. 203 203 204 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 205 -2. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 206 -3. Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten: 207 -a. Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 208 -b. Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 209 -4. Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 210 -5. Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster. 211 -6. Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind. 232 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ==== 212 212 213 -**Dokument löschen** 234 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]] 235 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen 236 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren 237 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen 214 214 215 - Sollteein Dokumentnicht mehr aktuell sein, kann diesesüber die b4-Softwaregelöscht werden.216 - DasDokumentwird auchausdemAblagepfadgelöscht.239 +(% style="list-style-type:circle" %) 240 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen. 217 217 218 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 242 +(% start="5" %) 243 +1. Datum auswählen 219 219 220 -1. In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 221 -2. Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 222 -3. Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt. 245 +(% style="list-style-type:circle" %) 246 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt. 223 223 248 += Dokumentkategorien = 224 224 225 - **Dokumente perE-Mailverschicken**250 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden. 226 226 227 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“. 252 +== Dokumentkategorien anlegen == 253 + 254 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 255 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 256 +3. Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten 257 +4. Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben. 258 + 259 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen == 260 + 261 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor: 262 + 263 +1. Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 264 +2. Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 265 +3. In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern. 266 +4. Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
- Auswahllisten_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +34.6 KB - Inhalt
- Datumauswahl_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +50.5 KB - Inhalt
- Formularfelder_einfuegen.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +171.2 KB - Inhalt
- Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +21.9 KB - Inhalt
- Kombinationslisten_Formularfeld.png
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- Author
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +XWiki.MarcoBauer - Größe
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +21.2 KB - Inhalt
- Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
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- Text_Editior_Menuepunkte.png
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- Author
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