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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 21.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:10
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 16:08
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,40 +1,66 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
22 22  
20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 +
22 +(% style="list-style-type:circle" %)
23 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 +
26 +(% start="2" %)
27 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 +
29 +(% style="list-style-type:circle" %)
30 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 +
32 +(% start="3" %)
33 +1. **+** Icon anklicken
34 +
35 +(% style="list-style-type:circle" %)
36 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 +
38 +(% start="4" %)
39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 +1. **Bezeichnung **eingeben
41 +1. **Kategorie **auswählen
42 +1. **Stiftung **auswählen
43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45 +
46 +(% style="list-style-type:circle" %)
47 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 +
49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
35 -
36 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
37 -
38 38  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
39 39  
40 40  
... ... @@ -61,21 +61,8 @@
61 61  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
62 62  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
63 63  
90 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
64 64  
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -== Seriendruckfeld im Überblick ==
78 -
79 79  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
80 80  
81 81  
... ... @@ -102,10 +102,21 @@
102 102  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
103 103  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
104 104  
118 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
105 105  
120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
106 106  
124 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
107 107  
127 +(% start="4" %)
128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
108 108  
131 +(% style="list-style-type:circle" %)
132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
109 109  
110 110  
111 111  
... ... @@ -117,110 +117,126 @@
117 117  
118 118  
119 119  
120 -xx
121 121  
122 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
123 123  
124 -xx
125 125  
126 -== Dokumentvorlagen ==
127 127  
128 -xx
129 129  
130 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
149 +=== Formularfelder im Überblick ===
131 131  
132 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
151 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
133 133  
134 -(% style="list-style-type:circle" %)
135 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
136 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
153 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
154 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
155 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
156 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
157 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
158 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
159 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
137 137  
138 -(% start="2" %)
139 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
140 140  
141 -(% style="list-style-type:circle" %)
142 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
143 143  
144 -(% start="3" %)
145 -1. **+** Symbol anklicken
146 146  
147 -(% style="list-style-type:circle" %)
148 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
149 149  
150 -(% start="4" %)
151 -1. **Bereich **auswählen
152 -1. **Bezeichnung **eingeben
153 -1. **Kategorie **auswählen
154 -1. **Stiftung **auswählen
155 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
156 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
157 157  
158 -(% style="list-style-type:circle" %)
159 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
160 160  
161 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
162 162  
168 +
163 163  xx
164 164  
165 -==== Formularvorlagen ====
166 166  
167 -xx
168 168  
169 -==== Seriendruckvorlagen ====
170 170  
171 -xx
172 172  
173 -= Dokumente externer Natur =
174 174  
175 -xx
176 176  
177 -=== Mögliche Dateitypen ===
178 178  
179 -xx
180 180  
181 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
179 +==== Textfeld einfügen ====
182 182  
181 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
182 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
183 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
184 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
183 183  
186 +(% style="list-style-type:circle" %)
187 +* In Dokument wird nun ein Textformularfeld angezeigt.
184 184  
189 +xx
185 185  
191 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
186 186  
193 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
194 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
195 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
196 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
187 187  
198 +(% style="list-style-type:circle" %)
199 +* In Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt.
188 188  
201 +(% start="5" %)
202 +1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
189 189  
190 190  
191 191  
206 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
192 192  
208 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen [[image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="119" style="float:right" width="276"]]
209 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
210 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
211 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
212 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
213 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
214 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
193 193  
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
194 194  
219 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
195 195  
196 -**Frühere Version:**
221 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="124" style="float:right" width="277"]]
222 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
223 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
224 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
225 +1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
226 +1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
227 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
197 197  
198 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
229 +(% style="list-style-type:circle" %)
230 +* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
199 199  
232 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
200 200  
201 -**Dokument hinzufügen**
234 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="152" style="float:right" width="266"]]
235 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
236 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
237 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
202 202  
203 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
204 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
205 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
206 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
207 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
208 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
209 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
210 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
239 +(% style="list-style-type:circle" %)
240 +* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
211 211  
212 -**Dokument löschen**
242 +(% start="5" %)
243 +1. Datum auswählen
213 213  
214 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
215 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
245 +(% style="list-style-type:circle" %)
246 +* Das ausgewählte Datum wird in einem Textfeld angezeigt.
216 216  
217 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
248 += Dokumentkategorien =
218 218  
219 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
220 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
221 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
250 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
222 222  
252 +== Dokumentkategorien anlegen ==
223 223  
224 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
254 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
255 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
256 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
257 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
225 225  
226 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
259 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
260 +
261 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
262 +
263 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
264 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
265 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
266 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +34.6 KB
Inhalt
Datumauswahl_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +50.5 KB
Inhalt
Formularfelder_einfuegen.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +171.2 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.9 KB
Inhalt
Kombinationslisten_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.2 KB
Inhalt
Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +55.7 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.9 KB
Inhalt