Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zusammenfassung

• Seiteneigenschaften (3 geändert, 0 hinzugefügt, 0 gelöscht)
• Anhänge (0 geändert, 9 hinzugefügt, 0 gelöscht)
  • Auswahllisten_Formularfeld.png
  • Datumauswahl_Formularfeld.png
  • Dokumentvorlage_loeschen.png
  • Formularfelder_entfernen.png
  • Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
  • Kombinationslisten_Formularfeld.png
  • Kontrollkaestchen_Formularfeld.png
  • Seriendruckfelder_V3.png
  • Text_Editior_Menuepunkte.png

Details

Seiteneigenschaften

Titel

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Dokumente
	1	+010.9 Dokumentvorlagen

Dokument-Autor

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.MarcoBauer
	1	+XWiki.kprummer

Inhalt

...	...	@@ -1,39 +1,85 @@
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-**Alles rund um die Dokumente:**
	3	+**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4	4
5	5	{{toc/}}
6	6	)))
7	7
8		-= Dokumente intern und extern =
	8	+(% class="box warningmessage" %)
	9	+(((
	10	+Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
	11	+)))
9	9
10		-Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11		-Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12		-Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13		-Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
	13	+= Dokumentvorlagen =
14	14
15		-= Dokumente interner Natur =
	15	+Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16	16
17		-Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18		-Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19		-Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20	20
21		-== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
	18	+== Bereiche ==
22	22
	20	+Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
	21	+Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
	22	+
	23	+|**Bereich**|**Anzeige**
	24	+|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
	25	+|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
	26	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
	27	+|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
	28	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
	29	+|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
	30	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
	31	+|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
	32	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
	33	+|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
	34	+Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
	35	+|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
	36	+
	37	+== Dokumentvorlagen erstellen ==
	38	+
	39	+1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	40	+
	41	+(% style="list-style-type:circle" %)
	42	+* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
	43	+* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
	44	+
	45	+(% start="2" %)
	46	+1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
	47	+
	48	+(% style="list-style-type:circle" %)
	49	+* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
	50	+
	51	+(% start="3" %)
	52	+1. **+** Icon anklicken
	53	+
	54	+(% style="list-style-type:circle" %)
	55	+* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
	56	+
	57	+(% start="4" %)
	58	+1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
	59	+1. **Bezeichnung **eingeben
	60	+1. **Kategorie **auswählen
	61	+1. **Stiftung **auswählen
	62	+1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
	63	+1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
	64	+
	65	+(% style="list-style-type:circle" %)
	66	+* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
	67	+
	68	+== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
	69	+
23	23	[[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24	24
25	25	(% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26	26	|=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27		-|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28		-|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
	74	+|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
	75	+|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29	29	|(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30	30	|(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31	31	|(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32		-|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
	79	+|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33	33
	81	+== Dokumentvorlage im Überblick ==
34	34
35		-== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
36		-
37	37	[[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
38	38
39	39
...	...	@@ -47,7 +47,12 @@
47	47
48	48
49	49
50		-(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
	96	+
	97	+
	98	+
	99	+
	100	+
	101	+(% style="width:844.6px" %)
51	51	|=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
52	52	|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
53	53	|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
...	...	@@ -60,7 +60,9 @@
60	60	|(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
61	61	|(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
62	62
	114	+=== Seriendruckfelder im Überblick ===
63	63
	116	+[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
64	64
65	65
66	66
...	...	@@ -73,138 +73,175 @@
73	73
74	74
75	75
76		-
77		-== Seriendruckfeld im Überblick ==
78		-
79		-[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
80		-
81		-
82		-
83		-
84		-
85		-
86		-
87		-
88		-
89		-
90		-
91		-
92		-(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
	129	+(% style="width:955.6px" %)
93	93	|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
94		-|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
95		-bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
96		-Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
97		-|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
98		-|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
	131	+|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
	132	+|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
	133	+|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
99	99	|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
100		-|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
101		-|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
102		-|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
103		-|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
	135	+|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
	136	+|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
104	104
	138	+(% class="box infomessage" %)
	139	+(((
	140	+Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
	141	+)))
105	105
	143	+==== Seriendruckfeld einfügen ====
106	106
	145	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
	146	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
	147	+1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
107	107
	149	+(% style="list-style-type:circle" %)
	150	+* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
108	108
	152	+(% start="4" %)
	153	+1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
	154	+1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
	155	+1. Auf Button **Einfügen **klicken.
109	109
	157	+(% style="list-style-type:circle" %)
	158	+* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
110	110
	160	+=== Formularfelder im Überblick ===
111	111
	162	+[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
112	112
113		-
114		-
115		-
116		-
117		-
118		-
119		-
120		-== Formularfeld im Überblick ==
121		-
122		-[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
123		-
124	124	(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
125	125	|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
126		-|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)
127		-|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)
128		-|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)
	166	+|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
	167	+|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
	168	+|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
	169	+|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
	170	+|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
129	129
130	130
131	131
	174	+(% class="box infomessage" %)
	175	+(((
	176	+Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
	177	+)))
132	132
	179	+==== Textfeld einfügen ====
133	133
	181	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
	182	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	183	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	184	+1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
134	134
	186	+(% style="list-style-type:circle" %)
	187	+* Im Dokument erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
135	135
	189	+==== Kontrollkästchen einfügen ====
136	136
	191	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
	192	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	193	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	194	+1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
137	137
	196	+(% style="list-style-type:circle" %)
	197	+* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
138	138
139		-xx
	199	+(% start="5" %)
	200	+1. Rechts oben kann bei Bedarf nun auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole ändern
140	140
	202	+==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
141	141
	204	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen (((
	205	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	206	+[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Kombinationslisten_Formularfeld.png||height="142" id="IKombinationslisten_Formularfeld.png" width="329"]]
	207	+)))
	208	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	209	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	210	+1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
	211	+1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Kombinationsliste klicken
	212	+1. Gewünschte Werte eintippen
	213	+1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
142	142
	215	+(% style="list-style-type:circle" %)
	216	+* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
143	143
	218	+(% start="8" %)
	219	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
144	144
	221	+(% class="box infomessage" %)
	222	+(((
	223	+Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
	224	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	225	+)))
145	145
	227	+==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
146	146
	229	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
	230	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	231	+[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
	232	+)))
	233	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	234	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	235	+1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
	236	+1. Oben rechts in den weißen Bereich über den Eigenschaften der Auswahlliste klicken
	237	+1. Gewünschte Auswahlmöglichkeit eintippen
	238	+1. Eingabe mit Entertaste bestätigen
147	147
148		-== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
	240	+(% style="list-style-type:circle" %)
	241	+* In Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt. Beim Aufklappen werden alle festgelegten Auswahlmöglichkeiten angezeigt.
149	149
150		-xx
	243	+(% start="8" %)
	244	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
151	151
152		-== Dokumentvorlagen ==
	246	+(% class="box infomessage" %)
	247	+(((
	248	+Wenn man nun **z.B. **eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Auswahllistenformularfelder **eingefügt hat.
	249	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	250	+)))
153	153
154		-xx
	252	+==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
155	155
156		-=== Dokumentvorlagen erstellen ===
	254	+(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
	255	+[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
157	157
158		-1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
	257	+1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
	258	+1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
	259	+1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
	260	+1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
159	159
160	160	(% style="list-style-type:circle" %)
161		-* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
162		-* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
	263	+* Ein Kalender wird angezeigt. In der Vorauswahl ist das aktuelle Datum zu sehen.
163	163
164		-(% start="2" %)
165		-1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
	265	+(% start="5" %)
	266	+1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
166	166
167		-(% style="list-style-type:circle" %)
168		-* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
169	169
170		-(% start="3" %)
171		-1. **+** Symbol anklicken
172	172
173		-(% style="list-style-type:circle" %)
174		-* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
175	175
176		-(% start="4" %)
177		-1. **Bereich **auswählen
178		-1. **Bezeichnung **eingeben
179		-1. **Kategorie **auswählen
180		-1. **Stiftung **auswählen
181		-1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
182		-1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
	271	+(% class="box infomessage" %)
	272	+(((
	273	+Wenn man nun **z.B.** eine **Aktivität **vom **Typ E-Mail** erstellt, kann man bei Vorlage die erstellte Vorlage auswählen, in der man **Kombinationslisten **eingefügt hat.
	274	+Diese werden genau so angezeigt, wie sie in der Vorschau des Editors im **Designer**-Bereich zu sehen gewesen sind.
	275	+)))
183	183
184		-(% style="list-style-type:circle" %)
185		-* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
186	186
187		-=== Dokumentvorlagen formatieren ===
188	188
189		-xx
190	190
191		-==== Formularvorlagen ====
192	192
193		-xx
194	194
195		-==== Seriendruckvorlagen ====
196	196
197		-xx
198	198
199		-= Dokumente externer Natur =
	284	+== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
200	200
201		-xx
	286	+[[image:Formularfelder_entfernen.png||height="424" style="float:left" width="732"]]
202	202
203		-=== Mögliche Dateitypen ===
	288	+(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
	289	+|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
	290	+|(% style="width:82px" %)1|(% style="width:665px" %)(((
	291	+Man öffnet die jeweilige Aktivität inder man die Dokumentvorlage verwendet hat.
	292	+)))
	293	+|(% style="width:82px" %) |(% style="width:665px" %)
	294	+|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieer Dokumentvorlage werden hier aufgelistet.
	295	+|(% style="width:82px" %)**4**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen ** wird das Formularfeld in dieser Aktivität geelöscht.
204	204
205		-xx
206	206
207		-=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
208	208
209	209
210	210
...	...	@@ -213,40 +213,43 @@
213	213
214	214
215	215
	306	+== Löschen einer Dokumentvorlage ==
216	216
	308	+Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
	309	+Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
	310	+Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
217	217
218	218
	313	+== Dokumentvorlage kopieren ==
219	219
	315	+1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
	316	+1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
	317	+1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
	318	+1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
	319	+1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
	320	+1. Mit **OK**-Button bestätigen
220	220
	322	+* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
221	221
222		-**Frühere Version:**
223	223
224		-Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
225	225
226	226
227		-**Dokument hinzufügen**
	327	+= Dokumentkategorien =
228	228
229		-1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
230		-2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können.
231		-3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
232		-a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“.
233		-b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“.
234		-4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente.
235		-5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
236		-6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
	329	+Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
237	237
238		-**Dokument löschen**
	331	+== Dokumentkategorien anlegen ==
239	239
240		-Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden.
241		-Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
	333	+1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	334	+2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	335	+3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
	336	+4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
242	242
243		-Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
	338	+== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
244	244
245		-1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“.
246		-2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“.
247		-3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
	340	+Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
248	248
249		-
250		-**Dokumente per E-Mail verschicken**
251		-
252		-Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
	342	+1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt.
	343	+2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick.
	344	+3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
	345	+4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.

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