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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:21
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bearbeitet von Marco Bauer
am 2025/01/30 12:20
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,39 +1,85 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 +|Fundraisingprodukt|?? (noch nicht gehabt)
36 +
37 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
38 +
39 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
40 +
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
43 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
44 +
45 +(% start="2" %)
46 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
47 +
48 +(% style="list-style-type:circle" %)
49 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
50 +
51 +(% start="3" %)
52 +1. **+** Icon anklicken
53 +
54 +(% style="list-style-type:circle" %)
55 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
56 +
57 +(% start="4" %)
58 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
59 +1. **Bezeichnung **eingeben
60 +1. **Kategorie **auswählen
61 +1. **Stiftung **auswählen
62 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
63 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
64 +
65 +(% style="list-style-type:circle" %)
66 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
67 +
68 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
69 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
74 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
75 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
79 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
81 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
34 34  
35 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
36 -
37 37  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
38 38  
39 39  
... ... @@ -47,7 +47,12 @@
47 47  
48 48  
49 49  
50 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
96 +
97 +
98 +
99 +
100 +
101 +(% style="width:844.6px" %)
51 51  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
52 52  |(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
53 53  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
... ... @@ -60,7 +60,9 @@
60 60  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
61 61  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
62 62  
114 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
63 63  
116 +[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
64 64  
65 65  
66 66  
... ... @@ -73,40 +73,39 @@
73 73  
74 74  
75 75  
76 -
77 -== Seriendruckfeld im Überblick ==
78 -
79 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
80 -
81 -
82 -
83 -
84 -
85 -
86 -
87 -
88 -
89 -
90 -
91 -
92 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
129 +(% style="width:955.6px" %)
93 93  |=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
94 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
95 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
96 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
97 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
98 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
131 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
132 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden.
133 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
99 99  |(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
100 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
101 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
102 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
103 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
135 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
136 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
104 104  
138 +(% class="box infomessage" %)
139 +(((
140 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
141 +)))
105 105  
143 +=== Spezialfelder im Überblick ===
106 106  
145 +[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
107 107  
147 +(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
148 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
149 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
150 +Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
108 108  
152 +Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
153 +)))
154 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
155 +Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
109 109  
157 +Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
158 +)))
159 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
160 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
161 +|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
110 110  
111 111  
112 112  
... ... @@ -117,15 +117,8 @@
117 117  
118 118  
119 119  
120 -== Formularfeld im Überblick ==
121 121  
122 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
123 123  
124 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
125 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
126 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)
127 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)
128 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)
129 129  
130 130  
131 131  
... ... @@ -133,120 +133,209 @@
133 133  
134 134  
135 135  
181 +xx
136 136  
183 +=== Seriendruckfeld einfügen ===
137 137  
185 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
186 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
187 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
138 138  
139 -xx
189 +(% style="list-style-type:circle" %)
190 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
140 140  
192 +(% start="4" %)
193 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
194 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
195 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
141 141  
197 +(% style="list-style-type:circle" %)
198 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
142 142  
200 +=== Formularfelder im Überblick ===
143 143  
202 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
144 144  
204 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
205 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
206 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
207 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
208 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
209 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
210 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
145 145  
212 +(% class="box infomessage" %)
213 +(((
214 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
215 +)))
146 146  
217 +(% class="wikigeneratedid" %)
218 +(((
219 +
220 +)))
147 147  
148 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
222 +(% class="wikigeneratedid" %)
223 +(((
224 +
225 +)))
149 149  
150 -xx
227 +(% class="wikigeneratedid" %)
228 +(((
229 +
230 +)))
151 151  
152 -== Dokumentvorlagen ==
232 +(% class="wikigeneratedid" %)
233 +(((
234 +
235 +)))
153 153  
154 -xx
237 +(% class="wikigeneratedid" %)
238 +(((
239 +
240 +)))
155 155  
156 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
242 +==== Textfeld einfügen ====
157 157  
158 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
244 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
245 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
246 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
247 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
248 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
159 159  
160 160  (% style="list-style-type:circle" %)
161 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
162 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
251 +* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
163 163  
164 -(% start="2" %)
165 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
253 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
166 166  
255 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
256 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
257 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
258 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
259 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
260 +
167 167  (% style="list-style-type:circle" %)
168 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
262 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
169 169  
170 -(% start="3" %)
171 -1. **+** Symbol anklicken
264 +(% start="5" %)
265 +1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
172 172  
173 -(% style="list-style-type:circle" %)
174 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
267 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
175 175  
176 -(% start="4" %)
177 -1. **Bereich **auswählen
178 -1. **Bezeichnung **eingeben
179 -1. **Kategorie **auswählen
180 -1. **Stiftung **auswählen
181 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
182 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
269 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
270 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
271 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
272 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
273 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
183 183  
184 184  (% style="list-style-type:circle" %)
185 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
276 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
186 186  
187 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
278 +(% start="6" %)
279 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
280 +1. Gewünschte Werte eintippen
281 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
188 188  
189 -xx
283 +(% start="8" %)
284 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
285 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
190 190  
191 -==== Formularvorlagen ====
287 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
192 192  
193 -xx
289 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
290 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
291 +[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
292 +)))
293 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
294 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
295 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
296 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
194 194  
195 -==== Seriendruckvorlagen ====
298 +(% style="list-style-type:circle" %)
299 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
196 196  
197 -xx
301 +(% start="6" %)
302 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
303 +1. Gewünschte Werte eintippen
304 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
305 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
306 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
198 198  
199 -= Dokumente externer Natur =
308 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
200 200  
201 -xx
310 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
311 +[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
202 202  
203 -=== Mögliche Dateitypen ===
313 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
314 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
315 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
316 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
317 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
204 204  
205 -xx
319 +(% style="list-style-type:circle" %)
320 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
206 206  
207 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
322 +(% start="6" %)
323 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
324 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
208 208  
326 +(% class="box infomessage" %)
327 +(((
328 +Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
329 +Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
330 +)))
209 209  
210 210  
333 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
211 211  
335 +[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
212 212  
337 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
338 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
339 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
340 +Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
213 213  
342 +Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
214 214  
344 +* es sich um eine Neuanlage handelt
345 +* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
346 +)))
347 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
348 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
215 215  
350 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
216 216  
352 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
353 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
354 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
217 217  
218 218  
357 +== Dokumentvorlage kopieren ==
219 219  
359 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
360 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
361 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
362 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
363 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
364 +1. Mit **OK**-Button bestätigen
220 220  
366 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
221 221  
222 -**Frühere Version:**
368 += Dokumentkategorien =
223 223  
224 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
370 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
225 225  
372 +== Dokumentkategorien anlegen ==
226 226  
227 -**Dokument hinzufügen**
374 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
375 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
376 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
377 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
228 228  
229 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
230 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
231 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
232 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
233 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
234 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
235 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
236 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
379 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
237 237  
238 -**Dokument löschen**
381 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
239 239  
240 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
241 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
242 -
243 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
244 -
245 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
246 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
247 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
248 -
249 -
250 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
251 -
252 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
383 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
384 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
385 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
386 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
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