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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 23.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:49
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Auf Version 104.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2025/03/05 12:44
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,38 +1,90 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V25.1SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Bereiche ==
22 22  
20 +Ein Bereich legt fest, welche Seriendruckfelder verfügbar sind und wo die Vorlage ausgewählt werden kann.
21 +Folgende Bereiche sind verfügbar und werden je nach erworbenen Modul angezeigt:
22 +
23 +|**Bereich**|**Anzeige**
24 +|Aktivität|Druck von einer Aktivität aller Aktivitätstypen
25 +|Kontakt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Kontakt.
26 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Kontakt-Desktop erzeugt werden.
27 +|Förderung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Förderung.
28 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Förderungs-Desktop erzeugt werden.
29 +|Ausschüttung|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einer Ausschüttung.
30 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Ausschüttungs-Desktop erzeugt werden.
31 +|Beschluss|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Beschluss.
32 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Beschluss-Desktop erzeugt werden.
33 +|Mietvertrag|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Mietvertrag.
34 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Mietvertrags-Desktop erzeugt werden
35 +|Fundraisingprodukt|Erstellung einer Aktivität vom Typ Brief oder E-Mail mit Bezug zu einem Fundraisingprodukt (aktuell gibt es hier nur Einzelzuwender und Dauerzuwender).
36 +Auch ein "Freies Dokument" kann in einem Einzelzuwender-, oder Dauerzuwender-Desktop erzeugt werden.
37 +
38 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
39 +
40 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Schnellsuche** eingeben
41 +
42 +(% style="list-style-type:circle" %)
43 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
44 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
45 +
46 +(% start="2" %)
47 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
48 +
49 +(% style="list-style-type:circle" %)
50 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
51 +
52 +(% start="3" %)
53 +1. **+** Icon anklicken
54 +
55 +(% style="list-style-type:circle" %)
56 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
57 +
58 +(% start="4" %)
59 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
60 +1. **Bezeichnung **eingeben
61 +1. **Kategorie **auswählen
62 +1. **Stiftung **auswählen
63 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
64 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
65 +
66 +(% style="list-style-type:circle" %)
67 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
68 +
69 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
70 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
75 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
76 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
80 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)(((
81 +Die Checkbox **"Erlaubnis zur Bearbeitung nach dem Druck"** wird nur angezeigt, wenn es sich bei der Dokumentvorlage um einen **Brief** handelt.
33 33  
34 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
83 +Da gedruckte Briefe nachträglich nicht mehr bearbeitet werden dürfen, wird der untere Bereich in der Aktivität vom Typ **Brief** nach dem Druck automatisch gesperrt.
84 +)))
35 35  
86 +== Dokumentvorlage im Überblick ==
87 +
36 36  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37 37  
38 38  
... ... @@ -46,20 +46,27 @@
46 46  
47 47  
48 48  
49 -(% style="margin-right:auto; width:844.6px" %)
101 +
102 +
103 +
104 +
105 +
106 +(% style="width:844.6px" %)
50 50  |=(% style="width: 104px;" %)Nummer|=(% style="width: 738px;" %)Beschreibung
51 -|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik [[Allgemein>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAllgemeineEinstellungenfFCrdasDokument]]wechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest.
108 +|(% style="width:104px" %)**0**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik Allgemeinwechseln. Hier legt man allgemeine **Einstellungen **der Dokumentenvorlage fest wie beispielsweise, ob für Brief oder E-Mail oder aktiv und inaktiv.
52 52  |(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:738px" %)Zur Rubrik **Designer **wechseln. Dies ist der **Bearbeitungsbereich **der Dokumentenvorlage.
53 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich den Zwischenstand der Dokumentenvorlage **anzeigen **lassen.
110 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Vorschau **kann man sich die Dokumentenvorlage mit Beispieldaten **anzeigen **lassen.
54 54  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:738px" %)Über **Start **gelangt man die gängigen Funktionen eines **Text-Editors**, wie z.B. Schriftgröße ändern.
55 55  |(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der Schaltfläche **Seriendruck **kann man [[Seriendruckfelder>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSeriendruckfeldimDCberblick]] in die Dokumentenvorlage einbetten.
56 -|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei zum Dokument hinzufügen.
113 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:738px" %)Via **Einfügen **kann man beispielsweise eine Bilddatei, Tabellen, Fuß- und Kopfzeile zum Dokument hinzufügen.
57 57  |(% style="width:104px" %)**6**|(% style="width:738px" %)Über den Punkt **Ansicht** legt man genauere Parameter fest, wie man sich die **Vorlage anzeigen **lässt.
58 58  |(% style="width:104px" %)**7**|(% style="width:738px" %)Mit **Seitenlayout **formatiert man verschiedene **Regeln für **das **Layout **auf der Seite der Vorlage.
59 59  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 60  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61 61  
119 +=== Seriendruckfelder im Überblick ===
62 62  
121 +[[image:Seriendruckfelder_V3.png||alt="Designer_Seriendruck.png" height="336" style="float:left" width="957"]]
63 63  
64 64  
65 65  
... ... @@ -72,14 +72,39 @@
72 72  
73 73  
74 74  
134 +(% style="width:955.6px" %)
135 +|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
136 +|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein [[Spezialfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HSpezialfelderimDCberblick]] einfügen. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Wenn Feld A gefüllt, dann folgenden Text anzeigen).
137 +|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Feldeigenschaften". Hier können weitere Formatierungen der Felder vorgenommen werden. Ab V25.1 werden mögliche Formatierungen in einer Auswahlliste angezeigt.
138 +|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**. Markieren Sie hierfür das Seriendruckfeld und klicken Sie auf den Button "Löschen". Das Feld wird entfernt.
139 +|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
140 +|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
141 +|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt. Dieser ist ausschließlich für die Module „Förderungen“, „Ausschüttungen“ und „Mietverträge“ verfügbar.
75 75  
76 -=== Seriendruckfelder im Überblick ===
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +Im System des Non-Profit-Managers gibt es ein Dienstprogramm, das überprüft, ob die Seriendruckfelder in den Beleg- und Dokumentvorlagen aktuell und funktionsfähig sind. Der Zugriff auf dieses Dienstprogramm ist ausschließlich Anwendern mit den entsprechenden Berechtigungen vorbehalten.
146 +)))
77 77  
78 -[[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
148 +=== Spezialfelder im Überblick ===
79 79  
150 +[[image:Spezialfelder_Ueberblick.png||height="503" style="float:left" width="272"]]
80 80  
152 +(% style="margin-left:auto; width:1246px" %)
153 +|=(% style="width: 83px;" %)Nummer|=(% style="width: 1159px;" %)Beschreibung
154 +|(% style="width:83px" %)**1**|(% style="width:1159px" %)(((
155 +Mit dieser Option fügt man ein konditionales **IF**-Feld ein.
81 81  
157 +Dieses vergleicht ein anderes Seriendruckfeld mit einem Wert und dann einen entsprechenden positiven oder negativen Text ein.
158 +)))
159 +|(% style="width:83px" %)**2**|(% style="width:1159px" %)(((
160 +Mit dieser Option fügt man ein **IncludeText**-Feld ein.
82 82  
162 +Dieses fügt eine referenzierte Untervorlage an der Feldposition ein.
163 +)))
164 +|(% style="width:83px" %)**3**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Datums**-Feld eingefügt. Dieses gibt das aktuelle Datum in einem spezifischen Format aus.
165 +|(% style="width:83px" %)**4**|(% style="width:1159px" %)Mithilfe dieser Option wird ein **Next**-Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird mit diesem Feld die nächste Datenzeile ausgewählt.
166 +|(% style="width:83px" %)**5**|(% style="width:1159px" %)Mit diesem **NextIf**-Feld wird ein Feld eingefügt. Erfolgt nun ein Seriendruckvorgang, so wird unter speziellen Voraussetzungen die nächste Datenzeile ausgewählt.
83 83  
84 84  
85 85  
... ... @@ -88,127 +88,180 @@
88 88  
89 89  
90 90  
91 -(% style="margin-right:auto; width:955.6px" %)
92 -|=(% style="width: 94px;" %)Nummer|=(% style="width: 860px;" %)Beschreibung
93 -|(% style="width:94px" %)**1**|(% style="width:860px" %)Über dieses Icon lässt sich ein **Spezialfeld einfügen**. Ein Spezialfeld ist dynamisch. Das heißt, ein solches Feld ändert sich durch
94 -bestimmte Einflüsse. So nimmt das Feld DATE immer das aktuelle Datum ein und in welchem Format das Datum ausgeschrieben sein wird. Das Feld IF erzeugt je nach bestimmten Wert einen positiven und negativen Text (Zum Beispiel: "Ab Zahl 5 aufrunden, ansonsten abrunden." Der Wert 4 wird eingegeben.
95 -Daraufhin erscheint der Text: "Ergebnis wird abgerundet.")
96 -|(% style="width:94px" %)**2**|(% style="width:860px" %)Die jeweiligen **Feldeigenschaften **lassen sich hier einsehen.
97 -|(% style="width:94px" %)**3**|(% style="width:860px" %)Ein **Feld **kann man über diese Funktion **löschen**.
98 -|(% style="width:94px" %)**4**|(% style="width:860px" %)**Seriendruckfelder **lassen sich über dieses Funktion einfügen.
99 -|(% style="width:94px" %)**5**|(% style="width:860px" %)Über diesen Menüpunkt **fügt **man einen sich **wiederholenden Block ein**.
100 -|(% style="width:94px" %)**6**|(% style="width:860px" %)**Wiederholende Blöcke bearbeitet **man über diesen Menüpunkt.
101 -|(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102 -|(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103 103  
104 104  
105 105  
178 +xx
106 106  
180 +=== Seriendruckfeld einfügen ===
107 107  
182 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
183 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
184 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen.
108 108  
186 +(% style="list-style-type:circle" %)
187 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
109 109  
189 +(% start="4" %)
190 +1. Den Cursor im Dokument an die Stelle setzen, an der das Seriendruckfeld eingefügt werden soll.
191 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken.
192 +1. Auf Button **Einfügen **klicken.
110 110  
194 +(% style="list-style-type:circle" %)
195 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
111 111  
112 -
113 -
114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 119  === Formularfelder im Überblick ===
120 120  
121 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
199 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
122 122  
123 123  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
124 124  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
125 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen.
126 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
127 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
203 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ [[Text>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HTextfeldeinfFCgen]].
204 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld, das die Funktion von [[Kontrollkästchen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKontrollkE4stcheneinfFCgen]] einnimmt.
205 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
206 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine [[Auswahlliste>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HAuswahllistenformularfeldeinfFCgen]]fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
207 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein [[Datumsauswahlfeld>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HDatumauswahlformularfeldeinfFCgen]]erzeugt man mithilfe dieses Icons.
128 128  
209 +(% class="box infomessage" %)
210 +(((
211 +Wichtig: Möchte man ein Formularfeld in einer bereits ausgewählten Dokumentvorlage, z. B. bei einer Aktivität, wieder löschen, muss jedes Formularfeld mit einer Bezeichnung im Feld „Name“ versehen sein. Nur so kann es später gelöscht werden. Dies kann im Bereich Formularfeld-Eigenschaften getätigt werden.
212 +)))
129 129  
214 +(% class="wikigeneratedid" %)
215 +(((
216 +
217 +)))
130 130  
219 +(% class="wikigeneratedid" %)
220 +(((
221 +
222 +)))
131 131  
224 +(% class="wikigeneratedid" %)
225 +(((
226 +
227 +)))
132 132  
229 +(% class="wikigeneratedid" %)
230 +(((
231 +
232 +)))
133 133  
234 +(% class="wikigeneratedid" %)
235 +(((
236 +
237 +)))
134 134  
239 +==== Textfeld einfügen ====
135 135  
241 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
242 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
243 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
244 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
245 +1. Option **Text-Formularfeld einfügen** auswählen
136 136  
137 -xx
247 +(% style="list-style-type:circle" %)
248 +* In der Vorlage erscheint nun ein Textformularfeld. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein beliebiger Text eingetragen werden.
138 138  
139 -==== Kombinationslisten einfügen ====
250 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
140 140  
141 -xx
252 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kontrollkaestchen_Formularfeld.png||height="155" style="float:right" width="174"]]
253 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
254 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
255 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
256 +1. Option **Kontrollkästchen-Formularfeld einfügen** auswählen
142 142  
143 -xx
258 +(% style="list-style-type:circle" %)
259 +* Im Dokument wird nun ein Kontrollkästchen angezeigt. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann in diesem Feld ein Kontrollkästchen aktiviert oder deaktiviert werden.
144 144  
261 +(% start="5" %)
262 +1. Das Kontrollkästchen anklichen, dann kann rechts oben bei Kontrollkästchen-Eigenschaften bei Bedarf auch die **Aktiviert**-/**Inaktiviert**-Symbole angepasst werden.
145 145  
264 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
146 146  
266 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
267 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
268 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
269 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
270 +1. Option **Kombinationslisten-Formularfeld einfügen** auswählen
147 147  
272 +(% style="list-style-type:circle" %)
273 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
148 148  
275 +(% start="6" %)
276 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Kombinationsliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
277 +1. Gewünschte Werte eintippen
278 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
149 149  
280 +(% start="8" %)
281 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
282 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
150 150  
284 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
151 151  
152 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
286 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen(((
287 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
288 +[[Auswahl der Optionen, aus denen gewählt werden kann>>image:Auswahllisten_Formularfeld.png||height="148" id="IAuswahllisten_Formularfeld.png" width="330"]]
289 +)))
290 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
291 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
292 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
293 +1. Option **Auswahllisten-Formularfeld einfügen** auswählen
153 153  
154 -xx
155 -
156 -== Dokumentvorlagen ==
157 -
158 -xx
159 -
160 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
161 -
162 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
163 -
164 164  (% style="list-style-type:circle" %)
165 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
166 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
296 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
167 167  
168 -(% start="2" %)
169 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
298 +(% start="6" %)
299 +1. Jetzt müssen noch die Werte eingepflegt werden. Die Auswahlliste anklicken und oben rechts bei Eigenschaften der Kombinationsliste den Button Neues Listenelement anklicken.
300 +1. Gewünschte Werte eintippen
301 +1. Eingabe mit Entertaste bestätigen. Punkte 7 und 8 solange wiederholen bis alle Werte eingepflegt sind.
302 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
303 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann bei dieser Kombinationsliste ein Wert ausgewählt werden.
170 170  
171 -(% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
305 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
173 173  
174 -(% start="3" %)
175 -1. **+** Symbol anklicken
307 +(% class="wikigeneratedid" style="float:right" %)
308 +[[Das Datum kann man aus der Kalenderansicht wählen>>image:Datumauswahl_Formularfeld.png||height="177" id="IDatumauswahl_Formularfeld.png" width="310"]]
176 176  
177 -(% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
310 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
311 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
312 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
313 +1. Den Cursor in der Vorlage an die Stelle setzen, an der das Feld eingefügt werden soll.
314 +1. Option **Datumauswahl-Formularfeld einfügen** auswählen
179 179  
180 -(% start="4" %)
181 -1. **Bereich **auswählen
182 -1. **Bezeichnung **eingeben
183 -1. **Kategorie **auswählen
184 -1. **Stiftung **auswählen
185 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
186 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
187 -
188 188  (% style="list-style-type:circle" %)
189 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
317 +* Im Dokument wird nun ein Dropdownmenü angezeigt.
190 190  
191 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
319 +(% start="6" %)
320 +1. Vorlage mit **Disketten**-Icon **Speichern **speichern
321 +1. Sobald diese Dokumentvorlage ausgewählt wird, kann im entsprechenden Feld ein Datum ausgewählt werden. Nach einem Klick erscheint ein Kalender, in dem das aktuelle Datum voreingestellt ist
192 192  
193 -xx
323 +(% class="box infomessage" %)
324 +(((
325 +Wenn man Formularfelder eingefügt hat, dann kann man die **Formularfeldeigenschaften **[[image:Formularfelder-Eigenschaften.png||height="56" width="123"]] bearbeiten.
326 +Hierbei kann man die Standardbreite und je nach Formularfeld z.B. das Anzeigeformat oder den Auswahllisteninhalt bearbeiten/ändern.
327 +)))
194 194  
195 -==== Formularvorlagen ====
196 196  
197 -xx
330 +== Löschen eines Formularfeldes bei verwendeter Dokumentvorlage ==
198 198  
199 -==== Seriendruckvorlagen ====
332 +[[image:Formularfeldname_2.png||alt="Formularfelder_entfernen.png" height="443" style="float:left" width="766"]]
200 200  
201 -xx
334 +(% style="margin-left:auto; width:751px" %)
335 +|=(% style="width: 82px;" %)Nummer|=(% style="width: 665px;" %)Beschreibung
336 +|(% style="width:82px" %)**1**|(% style="width:665px" %)(((
337 +Hierüber öffnet man die jeweilige Aktivität, in der man die Dokumentvorlage verwendet hat.
202 202  
203 -= Dokumente externer Natur =
339 +Ist in dieser Ansicht nur anzupassen, wenn:
204 204  
205 -xx
341 +* es sich um eine Neuanlage handelt
342 +* die Bearbeitung noch offen ist (also nicht gedruckt oder versendet wurde)
343 +)))
344 +|(% style="width:82px" %)**2**|(% style="width:665px" %)Alle verwendeten Formularfelder aus dieser Dokumentvorlage werden hier aufgelistet. Formaularfeld welches gelöscht werden soll in dem DropDown auswählen.
345 +|(% style="width:82px" %)**3**|(% style="width:665px" %)Mit klick auf Button **Entfernen **wird das Formularfeld in dieser Aktivität gelöscht.
206 206  
207 -=== Mögliche Dateitypen ===
208 208  
209 -xx
210 210  
211 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
212 212  
213 213  
214 214  
... ... @@ -217,40 +217,40 @@
217 217  
218 218  
219 219  
357 +== Löschen einer Dokumentvorlage ==
220 220  
359 +Beim Löschen einer Dokumentvorlage führt das System zunächst zwei Prüfungen durch.
360 +Wird festgestellt, dass die betreffende Dokumentvorlage in einer Aktivitätsvorlage verwendet wird, ist das Löschen der Dokumentvorlage nicht möglich. In diesem Fall erscheint ein Hinweis, der darauf hinweist, dass zuerst die Aktivitätsvorlage gelöscht werden muss.
361 +Wenn die Dokumentvorlage innerhalb einer Aktivität Anwendung findet, dann wird der Betreff automatisch entfernt.
221 221  
222 222  
364 +== Dokumentvorlage kopieren ==
223 223  
366 +1. In Schnellsuche Begriff **Dokumentvorlage** eingeben und **Enter**-Taste drücken
367 +1. Dokumentvorlagen aus den Suchergebnissen wählen
368 +1. In der Übersicht auf gewünschte Dokumentvorlage durch Doppelklick öffnen
369 +1. Auf Button **Vorlage kopieren **links unten vom Desktop der gewünschten Dokumentvorlage klicken
370 +1. Im geöffneten Fenster Neue Vorlage **Bezeichnung anpassen **eingeben
371 +1. Mit **OK**-Button bestätigen
224 224  
373 +* Die Kopie der Dokumentvorlage wurde erstellt und man gelangt direkt nach der Erstellung automatisch in den Desktop der Kopie.
225 225  
226 -**Frühere Version:**
375 += Dokumentkategorien =
227 227  
228 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
377 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
229 229  
379 +== Dokumentkategorien anlegen ==
230 230  
231 -**Dokument hinzufügen**
381 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
382 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
383 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
384 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
232 232  
233 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
234 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
235 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
236 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
237 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
238 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
239 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
240 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
386 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
241 241  
242 -**Dokument löschen**
388 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
243 243  
244 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
245 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
246 -
247 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
248 -
249 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
250 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
251 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
252 -
253 -
254 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
255 -
256 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
390 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
391 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
392 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
393 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
Auswahllisten_Formularfeld.png
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Datumauswahl_Formularfeld.png
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