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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 23.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:49
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Auf Version 39.1
bearbeitet von Katharina Prummer
am 2023/11/03 13:07
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.4 Dokumentvorlagen
Dokument-Autor
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.MarcoBauer
1 +XWiki.kprummer
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,60 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 += Dokumentvorlagen =
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
10 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
13 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
15 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
22 22  
17 +(% style="list-style-type:circle" %)
18 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
19 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
20 +
21 +(% start="2" %)
22 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
23 +
24 +(% style="list-style-type:circle" %)
25 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
26 +
27 +(% start="3" %)
28 +1. **+** Icon anklicken
29 +
30 +(% style="list-style-type:circle" %)
31 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
32 +
33 +(% start="4" %)
34 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
35 +1. **Bezeichnung **eingeben
36 +1. **Kategorie **auswählen
37 +1. **Stiftung **auswählen
38 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
39 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
40 +
41 +(% style="list-style-type:circle" %)
42 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
43 +
44 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
45 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
50 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
51 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
55 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
34 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
57 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
35 35  
36 36  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37 37  
... ... @@ -61,18 +61,6 @@
61 61  
62 62  
63 63  
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 76  === Seriendruckfelder im Überblick ===
77 77  
78 78  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -104,18 +104,22 @@
104 104  
105 105  
106 106  
118 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
107 107  
120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
108 108  
124 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
109 109  
127 +(% start="4" %)
128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
110 110  
131 +(% style="list-style-type:circle" %)
132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
111 111  
112 -
113 -
114 -
115 -
116 -
117 -
118 -
119 119  === Formularfelder im Überblick ===
120 120  
121 121  [[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
... ... @@ -122,7 +122,7 @@
122 122  
123 123  (% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
124 124  |(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
125 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen.
140 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
126 126  |(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
127 127  |(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
128 128  
... ... @@ -134,13 +134,9 @@
134 134  
135 135  
136 136  
137 -xx
138 138  
139 -==== Kombinationslisten einfügen ====
140 140  
141 -xx
142 142  
143 -xx
144 144  
145 145  
146 146  
... ... @@ -149,108 +149,34 @@
149 149  
150 150  
151 151  
152 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
153 153  
154 -xx
155 155  
156 -== Dokumentvorlagen ==
165 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
157 157  
158 -xx
167 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
168 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
169 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
170 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
159 159  
160 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
161 -
162 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
163 -
164 164  (% style="list-style-type:circle" %)
165 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
166 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
173 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
167 167  
168 -(% start="2" %)
169 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
175 +(% start="5" %)
176 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
170 170  
171 171  (% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
179 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
173 173  
174 -(% start="3" %)
175 -1. **+** Symbol anklicken
181 +(% start="6" %)
182 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
176 176  
177 177  (% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
185 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
179 179  
180 -(% start="4" %)
181 -1. **Bereich **auswählen
182 -1. **Bezeichnung **eingeben
183 -1. **Kategorie **auswählen
184 -1. **Stiftung **auswählen
185 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
186 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
187 187  
188 -(% style="list-style-type:circle" %)
189 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
190 190  
191 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
192 192  
193 -xx
194 194  
195 -==== Formularvorlagen ====
196 196  
197 -xx
198 198  
199 -==== Seriendruckvorlagen ====
200 -
201 -xx
202 -
203 -= Dokumente externer Natur =
204 -
205 -xx
206 -
207 -=== Mögliche Dateitypen ===
208 -
209 -xx
210 -
211 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
212 -
213 -
214 -
215 -
216 -
217 -
218 -
219 -
220 -
221 -
222 -
223 -
224 -
225 -
226 -**Frühere Version:**
227 -
228 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
229 -
230 -
231 -**Dokument hinzufügen**
232 -
233 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
234 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
235 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
236 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
237 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
238 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
239 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
240 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
241 -
242 -**Dokument löschen**
243 -
244 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
245 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
246 -
247 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
248 -
249 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
250 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
251 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
252 -
253 -
254 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
255 -
256 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
193 +
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