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Änderungen von Dokument 010.9 Dokumentvorlagen

Zuletzt geändert von Katharina Prummer am 2025/03/05 12:44
Von Version 23.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2023/08/25 14:49
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Auf Version 50.1
bearbeitet von Marco Bauer
am 2024/06/14 14:17
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Titel
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Dokumente
1 +010.9 Dokumentvorlagen
Inhalt
... ... @@ -1,37 +1,65 @@
1 1  (% class="box" %)
2 2  (((
3 -**Alles rund um die Dokumente:**
3 +**Der Menüpunkt Dokumentvorlagen im Überblick:**
4 4  
5 5  {{toc/}}
6 6  )))
7 7  
8 -= Dokumente intern und extern =
8 +(% class="box warningmessage" %)
9 +(((
10 +Ab Version **V23.2SP00 **verfügbar
11 +)))
9 9  
10 -Dokumente im Non Profit Manager im Windows Client können auf zwei Arten erzeugt werden:
11 -Entweder importiert man bereits bestehende Dokumente, bezieht sie also "extern".
12 -Oder man erzeugt die Dokumente innerhalb des Windows Client "intern."
13 -Für die Erstellung der Dokumente intern dient die Software Text Control.
13 += Dokumentvorlagen =
14 14  
15 -= Dokumente interner Natur =
15 +Mithilfe einer Dokumentvorlagen können Dokumente aus dem b4-System erstellt werden. Diese kann bspw. bei einer Aktivität vom Typ Brief oder auch direkt an einem Desktop mit der Funktion (aus Vorlage) erstellt werden.
16 16  
17 -Dokumente lassen sich innerhalb des Windows Client neu erstellen.
18 -Die Software Text Control dient hierzu als Werkzeug.
19 -Dieser Texteditor ermöglicht die Erstellung von Dokumentvorlagen.
20 20  
21 -== Allgemeine Einstellungen für das Dokument ==
18 +== Dokumentvorlagen erstellen ==
22 22  
20 +1. Begriff **Dokumentvorlagen **in **Suchzeile **unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
21 +
22 +(% style="list-style-type:circle" %)
23 +* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
24 +* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
25 +
26 +(% start="2" %)
27 +1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
28 +
29 +(% style="list-style-type:circle" %)
30 +* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
31 +
32 +(% start="3" %)
33 +1. **+** Icon anklicken
34 +
35 +(% style="list-style-type:circle" %)
36 +* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
37 +
38 +(% start="4" %)
39 +1. **Bereich **auswählen (dieser legt fest welche Seriendruckfelder später verfügbar sind und in welchem Bereich die Vorlage ausgewählt werden kann)
40 +1. **Bezeichnung **eingeben
41 +1. **Kategorie **auswählen
42 +1. **Stiftung **auswählen
43 +1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder beides
44 +1. Diskette-Icon**Speichern **auswählen
45 +
46 +(% style="list-style-type:circle" %)
47 +* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
48 +
49 +== Allgemeine Einstellungen die Dokumentvorlage ==
50 +
23 23  [[image:Allgemein_Einstellungen.png||height="259" style="float:left" width="552"]]
24 24  
25 25  (% style="margin-left:auto; width:588.6px" %)
26 26  |=(% style="width: 78px;" %)Nummer|=(% style="width: 509px;" %)Beschreibung
27 -|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert (Allgemein, ...)
28 -|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, ob welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist.
55 +|(% style="width:78px" %)**1**|(% style="width:509px" %)Hier wird die **Kategorie **definiert. Bei vielen Vorlage lässt sich dadurch die Vorlagen kategorisieren damit können die Vorlagen schneller gefunden werden.
56 +|(% style="width:78px" %)**2**|(% style="width:509px" %)Hier stellt man sich ein, welcher **Stiftung **das Dokument zugeordnet ist. Die Vorlage ist dann eine **Stiftungsbezogenen Vorlage **und wird nur zur Auswahl angeboten, wenn die Stiftungen übereinstimmen.
29 29  |(% style="width:78px" %)**3**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für einen **Brief **handelt, legt man hier fest.
30 30  |(% style="width:78px" %)**4**|(% style="width:509px" %)Ob es sich um ein Format für eine **E-Mail** handelt, legt man hier fest.
31 31  |(% style="width:78px" %)**5**|(% style="width:509px" %)Darf die Dokumentenvorlage **freigegeben **werden, wählt man "Aktiv".
32 -|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest.
60 +|(% style="width:78px" %)**6**|(% style="width:509px" %)Die **Erlaubnis **zur **Bearbeitung nach **dem **Druck **legt man hier fest. Bspw. wegen Revisionssicherheit dürfen erzeugte Dokumente nicht mehr bearbeitet werden.
33 33  
34 -== Der Designer für das Dokument im Überblick ==
62 +== Der Designer für die Dokumentvorlage im Überblick ==
35 35  
36 36  [[image:Designer_Start.png||height="307" style="float:left" width="849"]]
37 37  
... ... @@ -59,20 +59,6 @@
59 59  |(% style="width:104px" %)**8**|(% style="width:738px" %)Hierüber lassen sich **Referenzen **in die Dokumentenvorlage einbetten.
60 60  |(% style="width:104px" %)**9**|(% style="width:738px" %)Mithilfe der **Formularfelder **kann beispielsweise Auswahlfenster in die Vorlage einfügen.
61 61  
62 -
63 -
64 -
65 -
66 -
67 -
68 -
69 -
70 -
71 -
72 -
73 -
74 -
75 -
76 76  === Seriendruckfelder im Überblick ===
77 77  
78 78  [[image:Designer_Seriendruck.png||height="336" style="float:left" width="956"]]
... ... @@ -101,10 +101,21 @@
101 101  |(% style="width:94px" %)**7**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich bestimmte **Feldcodes anzeigen**.
102 102  |(% style="width:94px" %)**8**|(% style="width:860px" %)Hierüber lassen sich **Feldtexte anzeigen**.
103 103  
118 +==== Seriendruckfeld einfügen ====
104 104  
120 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen
121 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Seriendruck **auswählen
122 +1. Option **Serienfelder einfügen **auswählen
105 105  
124 +(% style="list-style-type:circle" %)
125 +* Die Übersicht der möglichen Seriendruckfelder wird angezeigt.
106 106  
127 +(% start="4" %)
128 +1. Gewünschtes **Seriendruckfeld **anklicken
129 +1. Auf Button **Einfügen **klicken
107 107  
131 +(% style="list-style-type:circle" %)
132 +* Ein neues Seriendruckfeld wird eingefügt.
108 108  
109 109  
110 110  
... ... @@ -116,15 +116,8 @@
116 116  
117 117  
118 118  
119 -=== Formularfelder im Überblick ===
120 120  
121 -[[image:Formularfelder_einfuegen.png||height="220" style="float:left" width="376"]]
122 122  
123 -(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
124 -|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
125 -|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage Kombinationslisten einfügen.
126 -|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
127 -|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
128 128  
129 129  
130 130  
... ... @@ -134,15 +134,20 @@
134 134  
135 135  
136 136  
137 -xx
138 138  
139 -==== Kombinationslisten einfügen ====
140 140  
141 -xx
142 142  
143 -xx
158 +=== Formularfelder im Überblick ===
144 144  
160 +[[image:Text_Editior_Menuepunkte.png||alt="Formularfelder_einfuegen.png" height="408" style="float:left" width="698"]]
145 145  
162 +(% style="margin-left:auto; width:777.6px" %)
163 +|(% style="width:104px" %)**Nummer**|(% style="width:672px" %)**Beschreibung**
164 +|(% style="width:104px" %)**1**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Text**.
165 +|(% style="width:104px" %)**2**|(% style="width:672px" %)Hiermit erstellt man ein Formularfeld vom Typ **Checkbox**.
166 +|(% style="width:104px" %)**3**|(% style="width:672px" %)Hierüber lassen sich in die Dokumentenvorlage [[Kombinationslisten einfügen>>https://wiki.non-profit-manager.org/bin/view/Allgemeine%20Bedienung/Software%20Module/03%20-%20Das%20Modul%20Kontaktmanagement/Dokumente/#HKombinationslisteneinfFCgen]].
167 +|(% style="width:104px" %)**4**|(% style="width:672px" %)Eine **Auswahlliste **fügt man mit diesem Icon in die jeweilige Dokumentenvorlage ein.
168 +|(% style="width:104px" %)**5**|(% style="width:672px" %)Ein **Datumauswahlfeld **erzeugt man mithilfe dieses Icons.
146 146  
147 147  
148 148  
... ... @@ -149,108 +149,98 @@
149 149  
150 150  
151 151  
152 -== Dokument im Windows Client intern erstellen ==
153 153  
154 -xx
155 155  
156 -== Dokumentvorlagen ==
157 157  
158 -xx
159 159  
160 -=== Dokumentvorlagen erstellen ===
161 161  
162 -1. Begriff **Dokumentvorlagen **in Suchzeile unter NPO Schriftzug eingeben[[image:Dokumentvorlagen_eingeben.png||height="228" style="float:right" width="378"]]
163 163  
164 -(% style="list-style-type:circle" %)
165 -* Das Fenster der Schnellsuche wird geöffnet.
166 -* Das Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** wird angezeigt.
167 167  
168 -(% start="2" %)
169 -1. Programm **Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentvorlagen** doppelklicken
170 170  
171 -(% style="list-style-type:circle" %)
172 -* Die Übersicht über Dokumentvorlagen wird geöffnet.
173 173  
174 -(% start="3" %)
175 -1. **+** Symbol anklicken
176 176  
177 -(% style="list-style-type:circle" %)
178 -* Das Fenster zur Neuanlage wird geöffnet.
179 179  
180 -(% start="4" %)
181 -1. **Bereich **auswählen
182 -1. **Bezeichnung **eingeben
183 -1. **Kategorie **auswählen
184 -1. **Stiftung **auswählen
185 -1. Dokumentenvorlage als E-Mail und/oder Brief festlegen oder eben nicht
186 -1. Diskette-Symbol **Speichern **auswählen
187 187  
188 -(% style="list-style-type:circle" %)
189 -* Der eigentliche Texteditor Text Control wird geöffnet.
187 +xx
190 190  
191 -=== Dokumentvorlagen formatieren ===
189 +==== Textfeld einfügen ====
192 192  
193 193  xx
194 194  
195 -==== Formularvorlagen ====
196 196  
197 197  xx
198 198  
199 -==== Seriendruckvorlagen ====
196 +==== Kontrollkästchen einfügen ====
200 200  
201 201  xx
202 202  
203 -= Dokumente externer Natur =
204 204  
205 -xx
206 206  
207 -=== Mögliche Dateitypen ===
208 208  
209 -xx
210 210  
211 -=== Dokumente aus externen Quellen in Windows Client holen ===
212 212  
213 213  
214 214  
215 215  
216 216  
209 +==== Kombinationslisten einfügen und erweitern ====
217 217  
211 +1. Im Startbildschirm des Softwaretools **Designer **auswählen[[image:Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png||height="112" style="float:right" width="264"]]
212 +1. Im Bereich Designer den Menüpunkt **Formularfelder **auswählen
213 +1. Zum Bereich **Formularfelder einfügen** navigieren
214 +1. Option **Kombinationslisten einfügen** auswählen
218 218  
216 +(% style="list-style-type:circle" %)
217 +* Die Option Kombinationslisten-Eigenschaften wird angezeigt.
219 219  
219 +(% start="5" %)
220 +1. Button **Kombinationslisten-Eigenschaften** anklicken
220 220  
222 +(% style="list-style-type:circle" %)
223 +* Das Eingabefenster wird geöffnet.
221 221  
225 +(% start="6" %)
226 +1. Gewünschte Wahlmöglichkeiten eingeben und mit Enter jeweils bestätigen
222 222  
228 +(% style="list-style-type:circle" %)
229 +* Eine neue Kombinationsliste wird erstellt.
223 223  
224 224  
232 +xx
225 225  
226 -**Frühere Version:**
234 +==== Auswahllistenformularfeld einfügen ====
227 227  
228 -Es gibt die Möglichkeit, zu Ihren Desktops bspw. Personen, Organisationen, Haushalte, Förderprojekte, Gremien oder Sitzungen beliebig viele Dokumente hinzuzufügen. Dokumente können alle Arten von Dateien (PDF, DOC, TIFF, JPEG etc.) sein, die im System gespeichert werden. Die Speicherung der Dokumente kann entweder direkt in der Datenbank oder auf einem externen Dateisystem erfolgen.
236 +xx
229 229  
230 230  
231 -**Dokument hinzufügen**
239 +xx
232 232  
233 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
234 -2.   Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie die bereits hinzugefügten Dokumente sehen und weitere hinzufügen können. 
235 -3.   Um ein Dokument einer Person/Organisation/Haushalt hinzuzufügen, gibt es zwei Möglichkeiten:
236 -a.   Sie ziehen die gewünschte Datei in den Bereich „Datei hier fallen lassen“. 
237 -b.   Oder Sie betätigen den Button „Dokument hinzufügen“. 
238 -4.   Die Dokumente der Person/Organisation/des Haushalts können mit dem Button „Dokumente“ jederzeit aufgerufen werden. In dem Fenster erscheinen alle von Ihnen hinzugefügten Dokumente. 
239 -5.   Mit dem Button „Schließen“ schließen Sie das Fenster.
240 -6.   Der Button „Dokumente“ ist nun mit einem grünen Haken versetzt, um zu signalisieren, dass hier Dateien hinterlegt sind.
241 +==== Datumauswahlformularfeld einfügen ====
241 241  
242 -**Dokument löschen**
243 +xx
243 243  
244 -Sollte ein Dokument nicht mehr aktuell sein, kann dieses über die b4-Software gelöscht werden. 
245 -Das Dokument wird auch aus dem Ablagepfad gelöscht.
246 246  
247 -Wenn Sie das Dokument über die b4-Software löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
248 248  
249 -1.   In Ihrem Personen-, Organisations-, und Haushalts-Desktop wählen Sie im oberen linken Bereich den Button „Dokumente“. 
250 -2.   Es erscheint ein Fenster mit all den bereits hinzugefügten Dokumenten. Markieren Sie die Zeile (mit einem Klick in die ganz linke Spalte) des zu löschenden Dokumentes und drücken Sie die Taste „Entf“. 
251 -3.   Eine Meldung erscheint, dass Sie mit „JA“ bestätigen, um auch das verknüpfte Dokument im Explorer zu löschen. Das Dokument wurde jetzt entfernt.
247 += Dokumentkategorien =
252 252  
249 +Die Kategorien für Dokumente sind empfehlenswert, so bald mehrere Dokumente bspw. an einem Kontakt, Förderprojekt oder Gremium hängen. Jedem Dokument kann eine Kategorie zugewiesen werden. Die Dokumentkategorie „Allgemein“ ist automatisch als Standard angelegt. Die erstellten Dokumentkategorien können auch Aktivitäten zugewiesen werden.
253 253  
254 -**Dokumente per E-Mail verschicken**
251 +== Dokumentkategorien anlegen ==
255 255  
256 -Sie können ein oder mehrere Dokumente markieren und eine Aktivität vom Typ E-Mail erzeugen. Die Dokumente werden als Anhang an die Aktivität gehängt. Alle weiteren Infos zur Aktivität Typ E-Mail finden Sie im Kapitel „Aktivitäten“.
253 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
254 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
255 +3.   Der Karteireiter „Dokumentkategorien“ öffnet sich. Sie auf den Button „Neuanlage“ (rechts unten). Es erscheint eine neue Zeile. Hier können Sie nun die Nummer, Bezeichnung sowie den Status bearbeiten
256 +4.   Nachdem Sie alle Angaben getätigt haben, speichern Sie mit dem Button „Speichern“ rechts unten. Wenn Sie nun Dokumente/Dokumentvorlagen hinzufügen, haben Sie die Möglichkeit diese Kategorie anzugeben.
257 +
258 +== Dokumentkategorie inaktiv setzen ==
259 +
260 +Sollte eine Kategorie nicht mehr aktuell sein, kann diese auf inaktiv gesetzt werden. Dies bedeutet, dass diese Kategorie nicht mehr ausgewählt werden kann. Hier gehen Sie wie folgt vor:
261 +
262 +1.   Geben Sie in der Schnellsuche (im unteren linken Bereich) den Suchbegriff „Dokumentkategorie“ ein. Die Ergebnisse werden Ihnen in einem separaten Fenster angezeigt. 
263 +2.   Öffnen Sie den Programmpunkt „Verwaltung\Stammdaten\Texte/Dokumente/Druck\Dokumentkategorie“ mit einem Doppelklick. 
264 +3.   In dem Karteireiter werden Ihnen alle bis zu diesem Zeitpunkt angelegten Kategorien angezeigt. In der Spalte Status können Sie mithilfe des Aufklappbuttons den Status entsprechend ändern.
265 +4.   Speichern Sie Ihre Angaben mit dem Button „Speichern“ rechts unten.
266 +
267 +
268 +
269 +
Kombinationslisten_Eigenschaften_DropDown.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +21.9 KB
Inhalt
Text_Editior_Menuepunkte.png
Author
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.MarcoBauer
Größe
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Inhalt